人事代行(アウトソーシング)とは？採用代行との違いや、導入するメリットについて解説！

現在、ベンチャー企業を中心に人事の業務をアウトソーシング(外注)する会社が増えています。

本来であれば自社に人事が在籍して行なっていた採用や労務などの人事業務も「限られた社員の数でより生産性の高い組織を形成していくために人事業務は外注(アウトソース)する」という企業が増えています。

ダイレクトリクルーティング業務などの工数がかかる業務や社会保険手続きなどの複雑かつ重要な業務をアウトソーシングすることで、自社の社員はより重要な業務にリソースを割くことができるようになります。

今回は、そんな人事業務のアウトソーシング(人事代行)の導入におけるメリット・デメリットや採用代行サービスとの違いなどについてご紹介します。

人事代行の特徴

人事代行とは、人事・労務業務の一部またはすべてを外部に委託するサービスです。

プロが代行に入ることにより即戦力として業務を進めてくれるだけでなく、自社の人事の負担を減らし、より優先度の高い業務に集中させることができ、社内全体の生産性を高めることができます。

代行内容はサービスによって異なりますが、基本的には日程調整や面接の代行、 給与計算や社会保険業務など、人事・労務にあたる業務を委託することができます。

人事代行と採用代行の違い

人事代行と似たサービスで、「採用代行サービス」があります。

採用代行サービスは、人事業務の中でも採用に関する業務をメインに委託できるサービスで、母集団形成やスカウト業務などを代行してくれるサービスです。

それに比べて人事代行サービスは、採用業務の他にも社会保険などの労務に関する業務も委託することができます。

人事のリソースがなかったり、労務に詳しい担当がいない場合は人事代行を推奨いたしますが、採用のノウハウがなかったり、人事業務の中でも特に採用活動に悩んでいる場合には採用代行をおすすめします。

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人事代行に依頼できる業務

まずは人事代行に依頼できる業務内容について見ていきましょう。

給与計算・勤怠管理

給与計算や勤怠管理は、人事業務のなかで手間のかかる作業です。それだけでなく、各種社会保険や税金に関する知識が求められるため、労務の知識を持っている人事が必要になります。

ですが、労務周りの業務は、企業業績に直接的な付加価値を生まないノンコア業務なため、この業務はできるだけ低コストで委託することが望ましいです。

社会保険業務

各種手当金・給付金の申請や、健康保険・雇用保険・労災保険に関する各種給付申請書の提出、確定申告の手続きなどが含まれる業務です。

また、法改正などが実施された場合は、改正内容を受けて適切な対応が必要になります。その際、専門知識とノウハウを有している外部企業へアウトソーシングすることで、より正確な処理が期待できます。

採用活動

採用業務では、母数団形成、応募者対応など、多くの事務作業が発生します。面接自体よりも、面接前後の対応に時間と労力が必要な場合があるほど、採用業務は非常に工数がかかるのです。

こういった採用業務を人事代行会社に委託することによって、毎度発生する煩雑な業務に対応しなくてよくなり、面接やイベント登壇などのコア業務に取り組むことができ、より効率的な採用活動ができるようになります。

人材育成

社内研修や人事評価テーブルの作成も、人事アウトソーシング業者に委託することができます。人材育成をアウトソーシングすることで、人材育成戦略の策定や実施後の評価など、より重要な業務に担当者が集中できるようになるでしょう。また、社内研修の代行には、研修内容の計画から実施後のフィードバックまで包括的に対応するパッケージも存在し、自社のフェーズや課題に合わせて柔軟に委託内容を変更することが可能です。

採用代行に依頼できる業務

続いて採用代行に依頼できる業務について、業務別にさらに詳しく見ていきましょう。

戦略設計

市場と競合を分析し、それに基づいて戦略設計を行います。
具体的には「ペルソナ設計」「採用予算の策定」「企業にマッチした媒体選定」など、自社の採用課題から逆算して戦略設計が行われます。

採用戦略は、その後の採用活動がうまくいくかどうかを左右する非常に重要な業務なので、この部分だけでもプロに委託することを強くおすすめします。

採用コンテンツ作成

採用活動において避けては通れない「採用コンテンツ作成」も採用代行サービスに委託することができます。

採用コンテンツには「求人票作成」「採用サイト作成」「採用イベントの企画運営」など、様々な種類があります。

また、上記の他にも最近ではWantedlyやGreenなど、採用広報の機能がついている媒体が増えています。このような「媒体に含まれているコンテンツ」においても、採用代行会社なら効果的に作成して活用してもらうことができます。

また、採用代行に頼むことで、自社から見た強みだけでなく、競合や市場を分析した上で客観的な視点を加えることができるのもポイントです。

スカウト・母集団形成

最近は企業から候補者にアプローチする「ダイレクトリクルーティング」が主流となっているため、スカウト送付は母集団形成につながる非常に重要な業務です。

例えば、ハイレイヤー人材は一人あたりで受け取るスカウト量が非常に多いため、他社と差別化した内容を送らないとそもそもメッセージを開封してすらもらえません。

また、媒体によって「とにかく量をこなさないといけない場合」や「1通1通を慎重に送らなければいけない場合」など、一括りにスカウト業務といっても業務の進め方はさまざまです。

そこで、採用代行サービスにこれらの業務を委託することでスカウト業務の質を担保した状態で効率的にを行い、有効人材を中心とした母集団形成を行うことができます。

選考管理

選考管理では、候補者のエントリーから内定承諾までの一次対応を外注します。

募集している職種が多ければ多いほど、日程調整は工数がかかります。しかし、日程調整自体はそこまで重要な業務ではないので自社の人事がリソースを割くのはあまり合理的ではありません。

必要ではあるものの、事務的で重要性の高くない選考管理業務をまるっと外部に委託することで、人事は他の業務に作業を充てることが可能になります。

採用広報

近年、採用ピッチ資料やエンジニアに向けたテックブログなど、採用広報を行う企業が増えています。

採用広報コンテンツは面接前に候補者に共有することで、ミスマッチを防ぐことができる上にSNSで拡散されると潜在層まで認知を広げることも期待できます。

しかし、採用広報コンテンツは作成に時間がかかるだけでなく、デザインや文言、導線設計をターゲットが興味を持つようなクオリティにする必要があるので、プロに頼む方が工数を削減することができます。

人事代行サービスのメリット

では、人事代行サービスに依頼することで、会社全体としてどのようなメリットを得ることができるのかをご紹介します。

コストの削減

人事業務を強化するにあたって専任の人事を採用すると、媒体費用だけでなくそれに伴う成功報酬も発生する可能性があります。また、即戦力の人材を採用しようとなると、あまり採用市場に出回っていないことから、そもそも人事の採用までに時間がかかってしまい人事業務全体のスケジュールが後倒しになってしまいます。

一方で人事代行は、プロの人材が業務を代行してくれることで、採用にかかる費用や時間を浮かせることができるだけでなく、即戦力として業務を代行してくれるため、人事業務全体のコストを削減したい企業にとっては大きなメリットを感じることができるでしょう。

コア業務へのリソース集中

給与計算や勤怠管理、保険手続きなどのルーティン業務は、企業の業績には直接関与しないノンコア業務と言えます。このようなノンコア業務をアウトソーシングすることで、自社のリソースを別の業務に充てることができます、。

法令改正に迅速に対応

社会保険料や税金の計算は、毎月確実にミスなく実行されるべきルーティン業務です。

一方で、社会保険の制度や労働関連法令は毎年改正され、改正があるたびに柔軟に対応する能力が求められます。法令改正に対して素早くキャッチアップし、適応させないと法令違反のリスクがあります。

アウトソーシングでは、専門知識や経験豊かな人材が業務を遂行するため、法改正への即座な対応や効率的な業務の遂行が可能となります。

人材不足の解決

現代社会において、少子化の進行により企業全体で人材不足が深刻化し、「優れた人材の確保」や「安定した人員の雇用」といった課題に直面する企業が増えています。 そのため従業員不足を解決する手段として、多くの企業がアウトソーシングの導入を検討しています。

特に人事業務は、膨大で複雑なノンコア業務だけでなく、専門的な知識や経験が必要な業務も多く存在します。 これらの業務を外部にアウトソーシングすることで、社員はより戦略的な企業活動に集中でき、リソースを有効活用できるようになります。

求める人材を確保する難しさが増している現代では、社内ではなく外部からリソースを確保し、人材不足の問題に対処できるようにすることが重要になります。

人事代行サービスのデメリット

続いて人事代行のデメリットについて解説していきます。

ノウハウの蓄積が困難

人事業務を完全にアウトソースすることで、自社内でのノウハウが蓄積されにくいため、アウトソースの利用を中止したり内製化する際に支障が生じる可能性があります。

今後もアウトソースで業務を依頼する予定があれば問題ありませんが、いずれ自社で内製化を検討している場合は、早い段階でどの業務を内製化し、どれを引き続きアウトソースするかを明確にしておく必要があります。

情報漏洩リスク

人事業務は個人情報を取り扱うため、データの受け渡しには細心の注意が必要です。このためにはITネットワークのセキュリティ確保や業務フローの構築は事前に行った方がいいでしょう。

特にリモートワークは、セキュリティ面が緩くなる可能性があるため、情報漏洩リスクを最小限にするためにも、出社はマストにするなど、働き方の工夫が求められます。

人事代行サービスを選ぶ前に行うべきこと

では最後に人事代行サービスを効率的に利用できるよう、導入する前に自社で確認しておくべきことについて解説します。

何の業務を代行するのか明確にしておく

アウトソースに依頼する部分は、自社のノウハウとして残りづらいため、代行する際にはどこまでを依頼するのか範囲を決めておくといいでしょう。

また、サービスによっては適応できるものとできないものがあるため、依頼内容を明確にすることで、依頼先の選定をスムーズに行うことができます。

人件費とアウトソースのコストを算出する

人事のリソースが余っている場合には、アウトソーシングせずに教育にコストをかけて内製化する方が良い場合もあります。当然のことですが、依頼内容が多ければ多いほど、コストも相応に高くなりますので、費用を抑えたい企業は人件費と採用コストを比較して導入を検討しましょう。

まとめ

最近は少子高齢化の影響から、優秀な人材の採用が難しく、業務の一部をアウトソースする企業が増えています。プロの人材に依頼することで、社員はコア業務に集中できるため、事業の発展につながる可能性もあります。

リソース不足やノウハウ不足で悩んでいる企業は、これを機に人事代行を検討してみるのはいかがでしょうか。興味がある方は無料相談から始めるのをお勧めします。