【例文付き!】スカウトメールのコツや返信率が上がる件名・文章を徹底解説

現在の採用市場は売り手市場であり、多くの採用担当者が求職者にスカウトメールを送るという能動的なアプローチをしています。

しかし、そんなスカウト(ダイレクトリクルーティング)という手法を利用していても「返信率が低い」ということが課題となっている担当者様も多いのではないでしょうか。そこで、本記事ではスカウトメールの返信率を向上させる方法に焦点を当て、適切な文面の書き方、成功した例や失敗例、開封率を高める件名、職種に合わせた事例文章などについてご紹介します。

目次

スカウトメールとは

「スカウトメール」とは、企業が求職者に対して「電子メール(メッセージ機能)」を通じて直接アプローチする採用手法です。このアプローチでは、求人情報を提供する採用サイトやSNS媒体を通じて求職者のプロフィールを閲覧し、それをもとに行われることが一般的です。また、個別のメールアドレスを利用して直接メッセージを送る方法も存在します。

スカウトメールの効果的な使い方

現在の採用市場では、単に求人情報を公開し、応募を待つだけの「待ち」の採用戦略では、優秀な人材を獲得するのが難しくなっています。そこで、採用担当者から求職者へ積極的にアプローチする「攻め」の採用手法であるスカウトメールが注目されているのです。スカウトメールは、ターゲットを厳密に絞り込むことができるため、活用次第では即戦力人材からの応募を促進するのに非常に有効な手段なのです。

スカウトメールが成功する典型的な事例として、ITエンジニアなど専門職や市場で求職者が限られている職種が挙げられます。このような職種では、応募が集まりにくいため、スカウトメールを活用して、希少価値のある候補者に個別にアプローチすることが重要です。

また、新しい職種や特殊なポジションが登場する中で、従来の求人媒体では求人情報が見つけにくいというケースもあります。そのような場合、ターゲットの候補者に求人を見てもらうためにスカウトメールを使用することも効果的です。

急募の求人に関しても、スカウトメールは有効です。急いで候補者を見つけなければならない場合、自社から積極的にアプローチすることで、迅速な人材獲得につながります。

スカウトメールの書き方・コツ

それでは、実際にスカウトメールを作成する際のポイントやコツをご紹介します。

件名にこだわる

スカウトメールの効果を最大化するためには、まずは「メールが開封されること」が必要です。そのためには、メールの件名にこだわらなければいけません。採用ターゲットを徹底的に分析し、彼らの興味をひけるインパクトのある文言を件名に盛り込みましょう。

「誰に」「何を」「どのように」伝えるのかを明確にする

◆誰に

求人と同様にスカウトメールの対象を明確に定義することが重要です。

特にスカウトメールの場合、求人サイトで送信条件を詳細に設定できることが多いため、採用において不可欠な「必須条件」と「望ましい条件」を策定しておくことがスムーズなスカウト採用につながります。

また、受信者が「なぜ自分にこのメールが送られてきたのか」を理解できる内容であることも重要です。「採用ターゲット(誰に)」を明確にしておくことによって「あなたの○○のスキルに興味があります」「次に望む■■というキャリアをサポートできます」などの、魅力的で個別感のあるメッセージを作成することができます。

◆何を

送信対象を明確にしたら、彼らが興味を持つポイントを分析しましょう。

スカウトメールを書く際のポイントは「自社の魅力をわかりやすく適切に伝えること」です。知らない会社からのメールは、通常、時間をかけて読んではくれません。したがって、相手の興味を一瞬で掴むことが重要なのです。

例えば、給与に興味がある人には給与情報を、裁量が大事な人には仕事内容の魅力を、働き方に重点を置く人には勤務時間や休暇についての情報を提供するなど、受信者のニーズに合わせた情報を記載しましょう。

◆どのように

スカウトメールの文章を書く際のヒントは、情報を明確かつ簡潔に伝えることです。

感情を込めて文章を長々と書いてしまうことがありますが、求職者は多くのスカウトメールを受け取っていることを考慮しなければなりません。魅力をコンパクトに伝える文章や、文を短くまとめる努力などを通じて、読むのがストレスにならない文章を心がけましょう。

スカウトメールの良い例と悪い例

以下では、スカウトメールの良い例・悪い例をご紹介します。送信ターゲットとしては、営業経験者を想定しています。

スカウトメールの悪い例

【件名】

◆◆業界での経験を生かし、当社でのキャリアを築きませんか?

【本文】

◆◆様

初めまして。私たちは株式会社◆◆の採用チームです。

当社は設立以来、◆◆分野で事業展開し、幅広いサービスを提供してきました。継続的に成長を続け、新たなプロジェクトの立ち上げも進行中で、経営は非常に順調です。このため、事業の拡大に伴い、新しい仲間を迎えることを計画しています。

◆◆業界での経験をお持ちの方はもちろん歓迎ですが、当社は充実の社内研修プログラムとアットホームな雰囲気を備えており、未経験の方でも活躍する機会がございます。

当社の求人に興味があれば、ぜひご連絡くださいませ。

◆BADポイント

・件名が一般的で特別感を欠いており、他の企業でも使用可能なものである

・本文の冒頭が企業に関する情報が主体で、具体性に欠けている

・受信者にとって、スカウトメールがなぜ送られたのかが明確でない

文面は経験者だけでなく未経験者を対象にしているため、広範なターゲットに同様のメッセージを送信しているように受け取られてしまいます。

スカウトメールの良い例

【件名】

​​○○経験者の方、弊社の新規事業立ち上げをしていただけませんか?

【本文】

○○様

お世話になっております。株式会社○○代表の■■です。

○○様の素晴らしい経歴を拝見し、当社の新規事業で活躍いただけると感じ、個別にご連絡させていただきました。

当社は長い歴史を持つ○○事業を展開し、○期連続で成果を上げています。さらに、新たな挑戦として〇〇の分野での新規事業をスタートしようとしています。

○○様には、弊社の大手企業向け営業組織の中核として活躍いただけると確信しています。さらに、当社は成果主義を重んじており、○○様の成績次第では、入社半年後にはマネージャーポジションへの昇進や海外勤務の機会もご用意しています。

そのため、ぜひ一度○○様とお会いし、詳細についてお話しできればと思います。カジュアルにオンラインで30分程度、お時間をいただけますと幸いです。

◆GOODポイント

・「特別感」があり、「なぜ自分に送られてきたのか」が理解できる

・送信ターゲットに期待することや任せたい仕事を明確に記載している

・新規事業立ち上げという特別感のある募集であることや、具体的なキャリアなどが明示されている

・締めの文言も求職者が「まずは話を聞いてみたい」と思えるよう、返信のハードルを下げた表現としており、求職者がアクションしやすくなっています。

開封率がUPするスカウトメールの件名とは

開封率向上の鍵は、何よりも「件名の内容」です。普遍的な内容や平凡な表現では、他社のメールに埋もれて開封されにくくなります。開封率を上げるためには、「特別感」と「魅力の伝え方」の2つを考慮しましょう。

「特別感」を醸し出す例として、「〇〇経験者限定」「役員の■■と申します」などが挙げられます。限定的なポジションや役職の高い人物であることを訴求してで特別感を出します。

「魅力の伝え方」を考える際は、具体的な情報を盛り込みましょう。例えば、「新規事業の中核メンバー募集」「1年目の平均年収が〇〇万円」「業界トップの事業」(裏付け情報も記載)などです。件名の文字数は制限があるため、送信ターゲットが魅力をすぐに理解できるよう、効果的な情報を組み合わせましょう。

ターゲット人材別の返信率がUPする文面例

以下では、採用職種別のポイントと文章の例をご紹介します。

営業

営業職の転職理由として、「現在の職場でのキャリアアップの限界」「給与に対する不満」「過度な残業や休日出勤への抵抗感」「評価体制に対する不信感」などがあります。営業ポジションの採用では、こうした課題を抱えた求職者に対した訴求をしましょう。

◆件名に入れると効果的な文例

・転職者の約○○%が入社後1年で年収アップ、中途採用者の平均年収は約〇〇万円です。

・入社後半年で昇進の機会があります。

・新規の顧客開拓は不要で、100%の顧客からの反響のみに依存しており、業界では○○シェアのトップです。

・平均で月○時間の残業しかありません。また、年間休日は約〇〇日あり、有給休暇の取得率は約○○%です。

◆本文の構成例

○○様

初めまして、株式会社〇〇の代表である〇〇です。

〇〇の経験をお持ちの貴方様に、ぜひ当社の〇〇営業としてご活躍いただきたく、ご連絡を差し上げました。

当社での魅力をご紹介いたします。

◆新規開拓ゼロ、業界シェアNo.1商品の反響営業

提供する〇〇は業界でシェアNo.1の自社製品で、特許も取得しています。お客様からの問い合わせが絶えず、新規開拓の必要がありません。

◆入社後1年で年収アップを実現!

営業のご経験をお持ちの方には、月給〇〇万円からのスタートが可能です。更に、成果に応じたインセンティブで、平均して年収○○万円前後を実現しています。

「自信を持って提案できる商品で働きたい」「自分の頑張りが報われる環境を求めている」という方々にぴったりの場所です。

少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度お話させていただけますと幸いです。

IT

ITエンジニアの転職理由としては、主に「仕事内容の不適合」「スキルアップやキャリアの成長への不安」「給与に対する不満」「労働環境に関する不満」などがあります。また、多くのITエンジニアは業務内容や開発環境に重点をおいており、これらの要因に焦点を当てて情報提供を行うことが重要です。

◆件名に入れると効果的な文例

・エンジニアリーダー候補募集!

・テレワーク可能、完全フレックスタイム制

・月平均残業○時間、年間休日〇〇日、有給取得率〇〇%

・学習支援金あり

◆本文の構成例

○○様

初めまして、株式会社〇〇の〇〇と申します。

Web開発やリーダーシップのご経歴を拝見し、当社の〇〇の開発ポジションで■■としてご活躍いただきたく、ご連絡いたしました。当社は〇〇分野でのシステム開発を得意とし、株式会社〇〇や株式会社〇〇との直接取引を通じて○年連続で増収増益を達成しています。

当社での魅力を以下にご紹介いたします。

◆平均残業時間は○時間

当社は自社内での開発を100%実施しており、スケジュールの管理がしやすい環境を提供しています。平均残業時間は月○時間程度で、柔軟な働き方を実現できます。フレックスタイム制度を導入し、週○回のテレワークも利用できます。

◆PdMとしてのチャンス多数

当社の新規事業部門で、新サービスの開発におけるリーダーをお任せしたいと考えています。このポジションでは、新しいサービスの企画から開発チームの立ち上げに携わり、新技術の導入などに自由度を持って取り組むことができます。

「オンオフのメリハリを持ちながら働きたい」「新たな挑戦を追求したい」という志向をお持ちの方に、ぜひおすすめしたい職場環境です。

何かご質問やご興味がございましたら、お気軽にご連絡いただければ幸いです。

ご返信をお待ちしております。

専門職

専門職はそもそもの母数が少ないため「スカウトメールを開封してもらうこと」が特に大切です。そのために、件名で明確に求人の職種やポジションを示し「貴方だから送付した」ということが伝わらなければいけません。また、同じ専門職の求人と競合になる可能性が高いため、業界内での企業比較や魅力のハイライトを丁寧に取り入れ、自社の強みを簡単に説明できるようにしておくことも重要です。

◆件名に入れると効果的な文例

・募集ポジションの特徴

・シェアNo.1など、業界内での立ち位置や特徴

◆本文の構成例

○○様

はじめまして。株式会社〇〇の採用担当者、〇〇と申します。

弊社は〇〇分野におけるリーディングカンパニーで、研究開発から生産までを手がけており、国内トップのシェアを誇っています。今回は、貴方様の履歴書を拝見し、〇〇のスキルを活かして弊社にお力添えいただきたくご連絡いたしました。

担当いただく業務内容は、〇〇の研究開発部門で、〇〇の研究に従事いただくことになります。当社は年間〇〇億円以上の研究開発予算を投じており、最新の研究環境と設備を提供することができます。

また、待遇面や福利厚生についても、社員のライフステージに合わせた柔軟な勤務体制を整えており、研究職の方には業績に応じた報奨金や研究予算の増額なども用意しています。

興味をお持ちいただけましたら、ぜひご応募いただければ幸いです。

○○様からのご返信をお待ちしております。

まとめ

スカウトメールの成功の秘訣は、ターゲットへの「特別感」の提供、具体的な魅力の提示、そしてシンプルで効果的な伝達です。特に件名はその鍵を握っています。

スカウトメールを見直す際には、まず「開封欲しさを引き立てる件名か」「読みやすく、会社や募集の魅力を伝えているか」に焦点を当てて確認してみてください。

自社の魅力を伝えたいからといって訴求を盛り込みすぎたり、上から目線の口調になっていないでしょうか。

本記事をもとに改めて自社のスカウトメッセージを見直し、「採用ターゲットが応募したいと思える内容になっているか」を確認してみてください。

また、いくらいい文章を作っていても採用ターゲットが少ない媒体を利用していると採用効果が激減してしまいます。

そこで、2024年最新版のおすすめスカウト媒体をご紹介しましたので、ぜひ下の記事もあわせてご覧ください。

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この記事を書いた人

井上愛海のアバター 井上愛海 株式会社ミギナナメウエ 執行役員

2022年9月東京大学大学院在籍中に株式会社ミギナナメウエの執行役員に就任。
即戦力RPO事業の事業責任者を担い、これまでに80社以上の採用支援に携わる。
【以下実績】
・シリーズBのスタートアップ企業の20名のエンジニア組織を40名まで拡大
・CTO、PM、メンバークラスを採用しゼロからのエンジニア組織を立ち上げに成功

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