【例文付き！】スカウトメールのコツや返信率が上がる件名・文章を徹底解説

採用活動において、今や多くの企業が取り入れている「スカウト採用(ダイレクトリクルーティング)」

狙った候補者に対して直接連絡することができ、自社に興味を持ってもらいやすいというメリットから、採用手法の一つとして取り入れる企業が増加しています。

一方で「返信率が低い」「なんて送ったらいいかわからない」「意外と工数がかかって施策を進められない」などの課題を抱えている担当者様も多いのではないでしょうか？

そこで、本記事では「スカウトメールの返信率を向上させる方法」に焦点を当て、適切な文面の書き方、成功した例や失敗例、開封率を高める件名、職種に合わせた事例文章などについてご紹介します。

スカウトメール(ダイレクトリクルーティング)とは

「スカウトメール(ダイレクトリクルーティング)」とは、企業が求職者に対して「メール」または「メッセージ機能」を通じて直接アプローチする採用手法です。

このアプローチでは、求人情報を提供する採用サイトやSNS媒体を通じて求職者のプロフィールを閲覧し、それをもとに行われることが一般的です。また、個別のメールアドレスを利用して直接メッセージを送る方法も存在します。

スカウトメールの基本情報については下の記事をご覧ください。

「ダイレクトリクルーティング(スカウト採用)とは？運用を成功させるコツやメリット 」

スカウトメールの効果的な使い方

そもそも、現在の採用市場では単に求人情報を公開し、応募を待つだけの「待ち」の採用戦略では、優秀な人材を獲得するのが難しくなっています。そこで、採用担当者から求職者へ積極的にアプローチする「攻め」の採用手法であるスカウトという採用手法が注目されています。

スカウトメールが成功する典型的な事例としては、ITエンジニアなどの専門職や市場で求職者が限られている職種が挙げられます。このような職種は自然応募が集まりにくいため、スカウトメールを活用して、数少ない候補者にピンポイントにアプローチすることが重要なのです。

また、日に日に新しい職種や特殊なポジションが登場する中で、候補者側にとって求人媒体では求人情報が見つけずらくなっているというケースもあります。このような状況下においても、直接的にアプローチできるスカウトは非常に効果的です。

スカウトメールの書き方とコツ

それでは、実際にスカウトメールを作成する際のポイントやコツをご紹介します。

開封してもらえる件名にする

スカウトメールの効果を最大化するためには、まずは「メールが開封されること」が必要です。

そのためには、メールの件名にこだわらなければいけません。採用ターゲットを徹底的に分析し、「どのような文言やキーワードならターゲットの興味を惹きつけることができるのか」を考えましょう。

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「誰に」「何を」「どのように」伝えるのかを明確にする

◆誰に

求人と同様に、スカウトメールも対象を明確に定義することが重要です。

特にスカウトメールの場合、求人サイトで送信条件を詳細に設定できることが多いため、採用要件として「必須条件」と「望ましい条件」を決めておくことで、スカウト業務をスムーズにすることができます。

また、受信者が「なぜ自分にこのメールが送られてきたのか」を理解できる内容であることも重要です。

「採用ターゲット(誰に)」を明確にしておくことによって「あなたの○○のスキルに興味があります」「次に望む■■というキャリアをサポートできます」などの、魅力的で個別感のあるメッセージを作成することができます。

◆何を

送信対象を明確にしたら、彼らが興味を持つポイントを分析しましょう。

スカウトメールを書く際のポイントは「自社の魅力をわかりやすく適切に伝えること」です。特に知らない会社からのメールは、時間をかけて読んではくれません。したがって、相手の興味を一瞬で掴むことが重要なのです。

例えば、給与に興味がある人には給与情報を、裁量が大事な人には仕事内容の魅力を、働き方に重点を置く人には勤務時間や休暇についての情報を提供するなど、受信者のニーズに合わせた情報を優先的に記載しましょう。

◆どのように

スカウトメールの文章を書く際のヒントは、情報を明確かつ簡潔に伝えることです。

感情を込めて文章を長々と書いてしまうことがありますが、求職者は多くのスカウトメールを受け取っていることを考慮しなければなりません。多い人だと1日に100件ものスカウトを受信していることもあります。

そのため、長々と情報を連ねるのではなく魅力をコンパクトに伝えられる単語を考えたり、文を短くまとめたりして読むのがストレスにならない文章を心がけましょう。

スカウトメールの良い例と悪い例

以下では、スカウトメールの良い例・悪い例をご紹介します。

以下の例では、営業経験者をターゲットと想定しています。

スカウトメールの悪い例

◆BADポイント

• 件名が一般的で特別感を欠いており、他の企業でも使用可能なものである
• 本文の冒頭が企業に関する情報が主体で、具体性に欠けている
• 受信者にとって、スカウトメールがなぜ送られたのかが明確でない

文面は経験者だけでなく未経験者を対象にしているため、広範なターゲットに同様のメッセージを送信しているように受け取られてしまいます。

スカウトメールの良い例

◆GOODポイント

• 「特別感」があり、「なぜ自分に送られてきたのか」が理解できる
• 送信ターゲットに期待することや任せたい仕事を明確に記載している
• 新規事業立ち上げという特別感のある募集であることや、具体的なキャリアなどが明示されている

締めの文言も求職者が「まずは話を聞いてみたい」と思えるよう、返信のハードルを下げた表現としており、求職者がアクションしやすくなっています。

開封率がUPするスカウトメールの件名とは

開封率向上の鍵は、何よりも「件名の内容」です。

普遍的な内容や平凡な表現では、他社のメールに埋もれて開封されにくくなります。開封率を上げるためには、「特別感」と「魅力の伝え方」の２つを考慮しましょう。

「特別感」を醸し出す例として、「〇〇経験者限定」「役員の■■と申します」などが挙げられます。限定的なポジションや役職の高い人物であることを訴求してで特別感を出します。

「魅力の伝え方」を考える際は、具体的な情報を盛り込みましょう。例えば、「新規事業の中核メンバー募集」「1年目の平均年収が〇〇万円」「業界トップの事業」（裏付け情報も記載）などです。ただ、件名の文字数は制限があるため、送信ターゲットが魅力をすぐに理解できるよう、効果的な情報を短めに組み合わせましょう。

ターゲット人材別の返信率がUPする文面例

以下では、営業・IT・専門職に分けて採用職種別のスカウトメールのポイントと例をご紹介します。

営業

営業職の転職理由として、「現在の職場でのキャリアアップの限界」「給与に対する不満」「過度な残業や休日出勤への抵抗感」「評価体制に対する不信感」などがあります。営業ポジションの採用では、こうした課題を抱えた求職者に対して適切な訴求をしましょう。

件名に入れると効果的な文例

• 転職者の約○○％が入社後１年で年収アップ、中途採用者の平均年収は約〇〇万円です。
• 入社後半年で昇進の機会があります。
• 新規の顧客開拓は不要で、100％の顧客からの反響のみに依存しており、業界では○○シェアのトップです。
• 平均で月○時間の残業しかありません。また、年間休日は約〇〇日あり、有給休暇の取得率は約○○％です。

本文の構成例

IT

ITエンジニアの転職理由としては、主に「仕事内容の不適合」「スキルアップやキャリアの成長への不安」「給与に対する不満」「労働環境に関する不満」などがあります。また、多くのITエンジニアは業務内容や開発環境に重点をおいており、これらの要因に焦点を当てて情報提供を行うことが重要です。

件名に入れると効果的な文例

• エンジニアリーダー候補募集！
• テレワーク可能、完全フレックスタイム制
• 月平均残業○時間、年間休日〇〇日、有給取得率〇〇％
• 学習支援金あり

本文の構成例

専門職

専門職はそもそもの母数が少ないため「スカウトメールを開封してもらうこと」が特に大切です。そのために、件名で明確に求人の職種やポジションを示し「貴方だから送付した」ということが伝わらなければいけません。また、同じ専門職の求人と競合になる可能性が高いため、業界内での企業比較や魅力ポイントを記載し、自社の強みを簡単に説明できるようにしておくことも重要です。

件名に入れると効果的な文例

• 募集ポジションの特徴
• シェアNo.1など、業界内での立ち位置や特徴
• キャリアパスのイメージなど

本文の構成例

要チェック！スカウト業務のチェックリスト

最後に、これからスカウトメッセージを作成する人にも、すでにスカウト採用を行なっている人にも活用していただける「スカウトメッセージのチェックリスト」をご紹介します。

スカウト採用の業務フローに合わせて記載していますので、自社が抱えているスカウト業務の課題の部分に合わせて確認してみてください。

まとめ

スカウトメールの成功の秘訣は、ターゲットへの「特別感」の提供、具体的な魅力の提示、シンプルでわかりやすい文章です。特に件名はその鍵を握っています。

スカウトメールを見直す際には、まず「開封欲しさを引き立てる件名か」「読みやすく、会社や募集の魅力を伝えているか」に注目してみてください。

自社の魅力を伝えたいからといって訴求を盛り込みすぎたり、上から目線の口調になっていないでしょうか。

本記事をもとに改めて自社のスカウトメッセージを見直し、「採用ターゲットが応募したいと思える内容になっているか」を確認してみてください。

また、いくらいい文章を作っていても採用ターゲットが少ない媒体を利用していると採用効果が激減してしまいます。

そこで、2024年最新版のおすすめスカウト媒体をご紹介しましたので、ぜひ下の記事もあわせてご覧ください。

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