採用活動において、今や多くの企業が取り入れている「スカウト採用(ダイレクトリクルーティング)」
狙った候補者に対して直接連絡することができ、自社に興味を持ってもらいやすいというメリットから、採用手法の一つとして取り入れる企業が増加しています。
一方で「返信率が低い」「なんて送ったらいいかわからない」「意外と工数がかかって施策を進められない」などの課題を抱えている担当者様も多いのではないでしょうか？
そこで、本記事では「スカウトメールの返信率を向上させる方法」に焦点を当て、適切な文面の書き方、成功した例や失敗例、開封率を高める件名、職種に合わせた事例文章などについてご紹介します。
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スカウトメール(ダイレクトリクルーティング)とは
「スカウトメール(ダイレクトリクルーティング)」とは、企業が求職者に対して「メール」または「メッセージ機能」を通じて直接アプローチする採用手法です。
このアプローチでは、求人情報を提供する採用サイトやSNS媒体を通じて求職者のプロフィールを閲覧し、それをもとに行われることが一般的です。また、個別のメールアドレスを利用して直接メッセージを送る方法も存在します。
スカウトメールの基本情報については下の記事をご覧ください。
「ダイレクトリクルーティング(スカウト採用)とは？運用を成功させるコツやメリット」
スカウトメールの効果的な使い方
そもそも、現在の採用市場では単に求人情報を公開し、応募を待つだけの「待ち」の採用戦略では、優秀な人材を獲得するのが難しくなっています。そこで、採用担当者から求職者へ積極的にアプローチする「攻め」の採用手法であるスカウトという採用手法が注目されています。
スカウトメールが成功する典型的な事例としては、ITエンジニアなどの専門職や市場で求職者が限られている職種が挙げられます。このような職種は自然応募が集まりにくいため、スカウトメールを活用して、数少ない候補者にピンポイントにアプローチすることが重要なのです。
また、日に日に新しい職種や特殊なポジションが登場する中で、候補者側にとって求人媒体では求人情報が見つけずらくなっているというケースもあります。このような状況下においても、直接的にアプローチできるスカウトは非常に効果的です。
スカウトメールの書き方とコツ
それでは、実際にスカウトメールを作成する際のポイントやコツをご紹介します。
開封してもらえる件名にする
スカウトメールの効果を最大化するためには、まずは「メールが開封されること」が必要です。
そのためには、メールの件名にこだわらなければいけません。採用ターゲットを徹底的に分析し、「どのような文言やキーワードならターゲットの興味を惹きつけることができるのか」を考えましょう。
▼キーワード例
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「誰に」「何を」「どのように」伝えるのかを明確にする
◆誰に
求人と同様に、スカウトメールも対象を明確に定義することが重要です。
特にスカウトメールの場合、求人サイトで送信条件を詳細に設定できることが多いため、採用要件として「必須条件」と「望ましい条件」を決めておくことで、スカウト業務をスムーズにすることができます。
また、受信者が「なぜ自分にこのメールが送られてきたのか」を理解できる内容であることも重要です。
「採用ターゲット(誰に)」を明確にしておくことによって「あなたの○○のスキルに興味があります」「次に望む■■というキャリアをサポートできます」などの、魅力的で個別感のあるメッセージを作成することができます。
◆何を
送信対象を明確にしたら、彼らが興味を持つポイントを分析しましょう。
スカウトメールを書く際のポイントは「自社の魅力をわかりやすく適切に伝えること」です。特に知らない会社からのメールは、時間をかけて読んではくれません。したがって、相手の興味を一瞬で掴むことが重要なのです。
例えば、給与に興味がある人には給与情報を、裁量が大事な人には仕事内容の魅力を、働き方に重点を置く人には勤務時間や休暇についての情報を提供するなど、受信者のニーズに合わせた情報を優先的に記載しましょう。
◆どのように
スカウトメールの文章を書く際のヒントは、情報を明確かつ簡潔に伝えることです。
感情を込めて文章を長々と書いてしまうことがありますが、求職者は多くのスカウトメールを受け取っていることを考慮しなければなりません。多い人だと1日に100件ものスカウトを受信していることもあります。
そのため、長々と情報を連ねるのではなく魅力をコンパクトに伝えられる単語を考えたり、文を短くまとめたりして読むのがストレスにならない文章を心がけましょう。
スカウトメールの良い例と悪い例
以下では、スカウトメールの良い例・悪い例をご紹介します。
以下の例では、営業経験者をターゲットと想定しています。
スカウトメールの悪い例
【件名】
◆◆業界での経験を生かし、当社でのキャリアを築きませんか？
【本文】
◆◆様
初めまして。私たちは株式会社◆◆の採用チームです。
当社は設立以来、◆◆分野で事業展開し、幅広いサービスを提供してきました。継続的に成長を続け、新たなプロジェクトの立ち上げも進行中で、経営は非常に順調です。このため、事業の拡大に伴い、新しい仲間を迎えることを計画しています。
◆◆業界での経験をお持ちの方はもちろん歓迎ですが、当社は充実の社内研修プログラムとアットホームな雰囲気を備えており、未経験の方でも活躍する機会がございます。
当社の求人に興味があれば、ぜひご連絡くださいませ。
◆BADポイント
- 件名が一般的で特別感を欠いており、他の企業でも使用可能なものである
- 本文の冒頭が企業に関する情報が主体で、具体性に欠けている
- 受信者にとって、スカウトメールがなぜ送られたのかが明確でない
文面は経験者だけでなく未経験者を対象にしているため、広範なターゲットに同様のメッセージを送信しているように受け取られてしまいます。
スカウトメールの良い例
【件名】
○○経験者の方、弊社の新規事業立ち上げをしていただけませんか？
【本文】
○○様
お世話になっております。株式会社○○代表の■■です。
○○様の素晴らしい経歴を拝見し、当社の新規事業で活躍いただけると感じ、個別にご連絡させていただきました。
当社は長い歴史を持つ○○事業を展開し、○期連続で成果を上げています。さらに、新たな挑戦として〇〇の分野での新規事業をスタートしようとしています。
○○様には、弊社の大手企業向け営業組織の中核として活躍いただけると確信しています。さらに、当社は成果主義を重んじており、○○様の成績次第では、入社半年後にはマネージャーポジションへの昇進や海外勤務の機会もご用意しています。
そのため、ぜひ一度○○様とお会いし、詳細についてお話しできればと思います。カジュアルにオンラインで30分程度、お時間をいただけますと幸いです。
◆GOODポイント
- 「特別感」があり、「なぜ自分に送られてきたのか」が理解できる
- 送信ターゲットに期待することや任せたい仕事を明確に記載している
- 新規事業立ち上げという特別感のある募集であることや、具体的なキャリアなどが明示されている
締めの文言も求職者が「まずは話を聞いてみたい」と思えるよう、返信のハードルを下げた表現としており、求職者がアクションしやすくなっています。
開封率がUPするスカウトメールの件名とは
開封率向上の鍵は、何よりも「件名の内容」です。
普遍的な内容や平凡な表現では、他社のメールに埋もれて開封されにくくなります。開封率を上げるためには、「特別感」と「魅力の伝え方」の２つを考慮しましょう。
「特別感」を醸し出す例として、「〇〇経験者限定」「役員の■■と申します」などが挙げられます。限定的なポジションや役職の高い人物であることを訴求してで特別感を出します。
「魅力の伝え方」を考える際は、具体的な情報を盛り込みましょう。例えば、「新規事業の中核メンバー募集」「1年目の平均年収が〇〇万円」「業界トップの事業」（裏付け情報も記載）などです。ただ、件名の文字数は制限があるため、送信ターゲットが魅力をすぐに理解できるよう、効果的な情報を短めに組み合わせましょう。
ターゲット人材別の返信率がUPする文面例
以下では、営業・IT・専門職に分けて採用職種別のスカウトメールのポイントと例をご紹介します。
営業
営業職の転職理由として、「現在の職場でのキャリアアップの限界」「給与に対する不満」「過度な残業や休日出勤への抵抗感」「評価体制に対する不信感」などがあります。営業ポジションの採用では、こうした課題を抱えた求職者に対して適切な訴求をしましょう。
件名に入れると効果的な文例
- 転職者の約○○％が入社後１年で年収アップ、中途採用者の平均年収は約〇〇万円です。
- 入社後半年で昇進の機会があります。
- 新規の顧客開拓は不要で、100％の顧客からの反響のみに依存しており、業界では○○シェアのトップです。
- 平均で月○時間の残業しかありません。また、年間休日は約〇〇日あり、有給休暇の取得率は約○○％です。
本文の構成例
○○様
初めまして、株式会社〇〇の代表である〇〇です。
〇〇の経験をお持ちの貴方様に、ぜひ当社の〇〇営業としてご活躍いただきたく、ご連絡を差し上げました。
当社での魅力をご紹介いたします。
◆新規開拓ゼロ、業界シェアNo.1商品の反響営業
提供する〇〇は業界でシェアNo.1の自社製品で、特許も取得しています。お客様からの問い合わせが絶えず、新規開拓の必要がありません。
◆入社後１年で年収アップを実現！
営業のご経験をお持ちの方には、月給〇〇万円からのスタートが可能です。更に、成果に応じたインセンティブで、平均して年収○○万円前後を実現しています。
「自信を持って提案できる商品で働きたい」「自分の頑張りが報われる環境を求めている」という方々にぴったりの場所です。
少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度お話させていただけますと幸いです。
IT
ITエンジニアの転職理由としては、主に「仕事内容の不適合」「スキルアップやキャリアの成長への不安」「給与に対する不満」「労働環境に関する不満」などがあります。また、多くのITエンジニアは業務内容や開発環境に重点をおいており、これらの要因に焦点を当てて情報提供を行うことが重要です。
▼IT人材向けのスカウトメッセージのコツはこちらもチェック！
件名に入れると効果的な文例
- エンジニアリーダー候補募集！
- テレワーク可能、完全フレックスタイム制
- 月平均残業○時間、年間休日〇〇日、有給取得率〇〇％
- 学習支援金あり
本文の構成例
○○様
初めまして、株式会社〇〇の〇〇と申します。
Web開発やリーダーシップのご経歴を拝見し、当社の〇〇の開発ポジションで■■としてご活躍いただきたく、ご連絡いたしました。当社は〇〇分野でのシステム開発を得意とし、株式会社〇〇や株式会社〇〇との直接取引を通じて○年連続で増収増益を達成しています。
当社での魅力を以下にご紹介いたします。
◆平均残業時間は○時間
当社は自社内での開発を100％実施しており、スケジュールの管理がしやすい環境を提供しています。平均残業時間は月○時間程度で、柔軟な働き方を実現できます。フレックスタイム制度を導入し、週○回のテレワークも利用できます。
◆PdMとしてのチャンス多数
当社の新規事業部門で、新サービスの開発におけるリーダーをお任せしたいと考えています。このポジションでは、新しいサービスの企画から開発チームの立ち上げに携わり、新技術の導入などに自由度を持って取り組むことができます。
「オンオフのメリハリを持ちながら働きたい」「新たな挑戦を追求したい」という志向をお持ちの方に、ぜひおすすめしたい職場環境です。
何かご質問やご興味がございましたら、お気軽にご連絡いただければ幸いです。
ご返信をお待ちしております。
専門職
専門職はそもそもの母数が少ないため「スカウトメールを開封してもらうこと」が特に大切です。そのために、件名で明確に求人の職種やポジションを示し「貴方だから送付した」ということが伝わらなければいけません。また、同じ専門職の求人と競合になる可能性が高いため、業界内での企業比較や魅力ポイントを記載し、自社の強みを簡単に説明できるようにしておくことも重要です。
件名に入れると効果的な文例
- 募集ポジションの特徴
- シェアNo.1など、業界内での立ち位置や特徴
- キャリアパスのイメージなど
本文の構成例
○○様
はじめまして。株式会社〇〇の採用担当者、〇〇と申します。
弊社は〇〇分野におけるリーディングカンパニーで、研究開発から生産までを手がけており、国内トップのシェアを誇っています。今回は、貴方様の履歴書を拝見し、〇〇のスキルを活かして弊社にお力添えいただきたくご連絡いたしました。
担当いただく業務内容は、〇〇の研究開発部門で、〇〇の研究に従事いただくことになります。当社は年間〇〇億円以上の研究開発予算を投じており、最新の研究環境と設備を提供することができます。
また、待遇面や福利厚生についても、社員のライフステージに合わせた柔軟な勤務体制を整えており、研究職の方には業績に応じた報奨金や研究予算の増額なども用意しています。
興味をお持ちいただけましたら、ぜひご応募いただければ幸いです。
○○様からのご返信をお待ちしております。
要チェック！スカウト業務のチェックリスト
最後に、これからスカウトメッセージを作成する人にも、すでにスカウト採用を行なっている人にも活用していただける「スカウトメッセージのチェックリスト」をご紹介します。
スカウト採用の業務フローに合わせて記載していますので、自社が抱えているスカウト業務の課題の部分に合わせて確認してみてください。
◆スカウト業務準備編
- 採用要件に漏れはないか
- スカウト/ダイレクトリクルーティング媒体は適切なものを使用しているか
- 媒体内のスカウトの仕様を理解しているか
- スカウト業務の体制は整っているか
- スカウト業務のスケジュールは立てられているか
◆スカウト対象者選定編
- 送付対象者の中に採用要件に当てはまってない人材は含まれていないか
- レイヤーの違う対象者をひとまとめにしていないか
- 見返しやすいように送付対象者をリスト化しているか
◆スカウトメール作成編
- コピペの文章になっていないか
- 件名は興味を引くような文言になっているか
- スマホやPCでみた時に単語が途切れていないか
- 文章は読みやすく適度に装飾されているか
- 訴求を盛り込みすぎていないか
- 次のフローとして、選考ではなくカジュアル面談を案内しているか
◆スカウトメール後対応編
- 返信が来た候補者に対してすぐにアクションを取れているか(24時間以内)
- 再送は3回しているか
- A/Bテストをしているか
- 結果を分析してPDCAを回せているか
まとめ
スカウトメールの成功の秘訣は、ターゲットへの「特別感」の提供、具体的な魅力の提示、シンプルでわかりやすい文章です。特に件名はその鍵を握っています。
スカウトメールを見直す際には、まず「開封欲しさを引き立てる件名か」「読みやすく、会社や募集の魅力を伝えているか」に注目してみてください。
自社の魅力を伝えたいからといって訴求を盛り込みすぎたり、上から目線の口調になっていないでしょうか。
本記事をもとに改めて自社のスカウトメッセージを見直し、「採用ターゲットが応募したいと思える内容になっているか」を確認してみてください。
また、いくらいい文章を作っていても採用ターゲットが少ない媒体を利用していると採用効果が激減してしまいます。
そこで、2024年最新版のおすすめスカウト媒体をご紹介しましたので、ぜひ下の記事もあわせてご覧ください。
スカウト採用なら即戦力PRO
弊社が運営している「即戦力RPO」は採用支援サービスですが、媒体のアルゴリズムハックを行ってどんな企業でも募集記事を上位表示させることができるなど、あらゆるノウハウを保有しています。
- 中途採用をしたいけど、知名度がなくて応募が集まらない
- 母集団形成の方法がイマイチ良くわからない
- 採用を強化させたいけどリソースが足りない
などのお悩みをお持ちのご担当者様は、是非ご相談ください。
