人事代行とは?採用代行との違いや、導入するメリットについて解説!

近年、少子高齢化の影響で人手が足りず、業務の一部をアウトソーソングする企業が増えました。人事代行もアウトソーシングサービスの一つで、採用または労務の業務を代行してくれます。

本記事では、人事代行を検討している企業に向けて、導入する上でのメリット・デメリットや、選ぶ際に注意すべきポイントについて解説してまいります。

目次

人事代行の特徴

人事代行とは、人事・労務業務の一部またはすべてを外部に委託するサービスです。プロが代行に入ることにより即戦力として活躍してくれるだけでなく、自社の人事の負担を減らし、優先度の高い業務に集中させることができます。

代行内容はサービスによって異なりますが、基本的には日程調整や面接の代行、 給与計算や社会保険業務など、人事・労務にあたる業務を依頼することができます。

人事代行と採用代行の違い

人事代行は候補者や自社の社員と直接的なコミュニケーションをとり、採用に関する業務だけでなく、社会保険などの労務に関する業務も代行してくれます。

サービス内容が似ている採用代行は、母集団形成やスカウト送付など、媒体運用がメインのアウトソースサービスです。候補者の直接的なやりとりはなく、また採用に関わる社員としかコミュニケーションを取ることがありません。

人事のリソースがなかったり、労務に詳しい担当がいない場合は人事代行を推奨いたしますが、採用のノウハウがなかったり、媒体の活用に悩んでいる場合には採用代行をおすすめします。

人事代行に依頼できる業務

まずは人事代行に依頼できる業務内容について見ていきましょう。

面談/面接代行

日程調整や、面談/面接の代行を行なってくれます。面接は少なくとも30分、平均で1時間ほどかかるため、これが一日で複数回あると、人事は大きなリソースを費やすことになり、他の業務に時間を割くことが難しくなります。

このように工数がかかる面接をアウトソーシングすることで、より優先順位の高い業務に専念することができます。リソースが不足している企業は検討する価値があります。

給与計算・勤怠管理

給与計算や勤怠管理は、人事業務のなかで手間のかかる作業です。それだけでなく、各種社会保険や税金に関する知識が求められるため、労務の知識を持っている人事が必要になります。

ですが、労務周りの業務は、企業業績に直接的な付加価値を生まないノンコア業務なため、この業務はできるだけ低コストで委託することが望ましいです。

社会保険業務

各種手当金・給付金の申請や、健康保険・雇用保険・労災保険に関する各種給付申請書の提出、確定申告の手続きなどが含まれる業務です。

また、法改正などが実施された場合は、改正内容を受けて適切な対応が必要になります。その際、専門知識とノウハウを有している外部企業へアウトソーシングすることで、より正確な処理が期待できます。

人材育成

社内研修の実施や人事評価制度の構築などを外部に依頼することで、専門的な知識を得ることができます。

人材育成をアウトソーシングすることで、人材育成計画の企画や実施後の評価など、より重要な業務に担当者が専念できるようになります。また、社内研修の代行には、研修内容の計画や実施、フィードバックまで一括で対応するパッケージも用意されており、ニーズに応じた柔軟な選択が可能です。

採用代行に依頼できる業務

続いて採用代行に依頼できる業務について見ていきましょう。

戦略設計

市場と競合を分析し、それに基づいて戦略設計を行います。
具体的には「ペルソナ設計」「採用予算の策定」「企業にマッチした媒体選定」など、自社の採用課題から逆算して戦略設計が行われます。

採用コンテンツ作成

最近ではWantedlyやGreenなど、採用広報の機能がついている媒体が増えています。

採用広報は、転職潜在層にアプローチできるため、最初は存在を知られていなかった企業でも、広報機能を通じて候補者の認知や興味を獲得することができます。

また、採用代行に頼むことで、自社から見た強みだけでなく、競合や市場を分析した上で強みを出すため、客観的な視点を加えることができます。

スカウト・母集団形成

最近は企業から候補者にアプローチする「ダイレクトリクルーティング」が主流となっているため、スカウト送付は母集団形成につながる非常に重要な要素となります。

例えばハイレイヤー人材はスカウト受信量が多いため、他社と差別化した内容を送らないといけなかったり、媒体によってはスカウト流通量が多いため、とにかく量をこなさないといけないなど、非常に手間のかかる内容です。

ですが、採用代行は質を担保した状態でスカウト業務を行うため、良質な母集団形成を行うことができます。

選考管理

候補者のエントリーから内定承諾までの一次対応を行います。

募集している職種が多ければ多いほど、日程調整は工数がかかるため、これらを全て外部に委託することで、人事は他の業務に作業を充てることが可能です。また一人が全職種を管理することで、日程調整のミスも起こりづらくなります。

採用広報

近年、採用ピッチ資料やエンジニアに向けたテックブログなど、採用広報を行う企業が増えています。

採用広報コンテンツを作成し、面接前に候補者に共有することで、事前にミスマッチを防ぐことができる且つ、SNSで拡散されると潜在層の候補者に目に留めてもらう可能性もあります。

一方で、採用広報コンテンツは作成に時間がかかるだけでなく、ターゲットが興味を持つような内容にすることが重要なため、プロに頼む方が工数を削減することができます。

人事代行サービスのメリット

人事代行サービスに依頼することで、どのようなメリットを得ることができるのか見てみましょう。

コストの削減

人事ひとりを採用するには媒体費用だけでなく、それに伴う成功報酬が発生します。また、即戦力の人材を採用しようとなると、あまり採用市場に出回っていないことから、採用までに時間がかかってしまいます。

一方で人事代行はプロの人材が業務を代行してくれることで、採用にかかる費用をうかせるだけでなく、即戦力として活躍してくれるため、コストを削減したい企業にとっては大きなメリットを感じることができるでしょう。

コア業務に集中

給与計算や勤怠管理、保険手続きなど、ルーティンな業務は、企業の業績には直接関与しないノンコア業務と言えます。このようなノンコア業務をアウトソーシングすることで、限られていた人材のリソースを別の業務に充てることができます。

もし現在、ノンコア業務でリソースが不足している状況ならば、アウトソーシングを活用してみてもいいでしょう。

法令改正における迅速な対応

社会保険料や税金の計算は、毎月確実にミスなく実行されるべきルーティン業務です。

一方で、社会保険の制度や労働関連法令は毎年改正され、改正があるたびに柔軟に対応する能力が求められます。法令改正に対して素早くキャッチアップし、適応させないと法令違反のリスクがあります。

アウトソーシングでは、専門知識や経験豊かな人材が業務を遂行するため、法改正への即座な対応や効率的な業務の遂行が可能となります。

人材不足の解決

現代社会において、少子化の進行により企業全体で人材不足が深刻化し、「優れた人材の確保」や「安定した人員の雇用」といった課題に直面する企業が増えています。 そのため従業員不足を解決する手段として、多くの企業がアウトソーシングの導入を検討しています。

特に人事業務は、膨大で複雑なノンコア業務だけでなく、専門的な知識や経験が必要な業務も多く存在します。 これらの業務を外部にアウトソーシングすることで、社員はより戦略的な企業活動に集中でき、リソースを有効活用できるようになります。

求める人材を確保する難しさが増している現代では、社内ではなく外部からリソースを確保し、人材不足の問題に対処できるようにすることが重要になります。

人事代行サービスのデメリット

続いて人事代行のデメリットについて解説していきます。

ノウハウの蓄積が困難

人事業務を完全にアウトソースすることで、自社内でのノウハウが蓄積されにくいため、アウトソースの利用を中止したり内製化する際に支障が生じる可能性があります。

今後もアウトソースで業務を依頼する予定があれば問題ありませんが、いずれ自社で内製化を検討している場合は、早い段階でどの業務を内製化し、どれを引き続きアウトソースするかを明確にしておく必要があります。

情報漏洩リスク

人事業務は個人情報を取り扱うため、データの受け渡しには細心の注意が必要です。このためにはITネットワークのセキュリティ確保や業務フローの構築は事前に行った方がいいでしょう。

特にリモートワークは、セキュリティ面が緩くなる可能性があるため、情報漏洩リスクを最小限にするためにも、出社はマストにするなど、働き方の工夫が求められます。

人事代行サービスを選ぶ前に行うべきこと

では最後に人事代行サービスを効率的に利用できるよう、導入する前に自社で確認しておくべきことについて解説します。

何の業務を代行するのか明確にしておく

アウトソースに依頼する部分は、自社のノウハウとして残りづらいため、代行する際にはどこまでを依頼するのか範囲を決めておくといいでしょう。

また、サービスによっては適応できるものとできないものがあるため、依頼内容を明確にすることで、依頼先の選定をスムーズに行うことができます。

人件費とアウトソースのコストを算出する

人事のリソースが余っている場合には、アウトソーシングせずに教育にコストをかけて内製化する方が良い場合もあります。当然のことですが、依頼内容が多ければ多いほど、コストも相応に高くなりますので、費用を抑えたい企業は人件費と採用コストを比較して導入を検討しましょう。

まとめ

最近は少子高齢化の影響から、優秀な人材の採用が難しく、業務の一部をアウトソースする企業が増えています。プロの人材に依頼することで、社員はコア業務に集中できるため、事業の発展につながる可能性もあります。

リソース不足やノウハウ不足で悩んでいる企業は、これを機に人事代行を検討してみるのはいかがでしょうか。興味がある方は無料相談から始めるのをお勧めします。

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この記事を書いた人

井上愛海のアバター 井上愛海 株式会社ミギナナメウエ 執行役員

2022年9月東京大学大学院在籍中に株式会社ミギナナメウエの執行役員に就任。
即戦力RPO事業の事業責任者を担い、これまでに80社以上の採用支援に携わる。
【以下実績】
・シリーズBのスタートアップ企業の20名のエンジニア組織を40名まで拡大
・CTO、PM、メンバークラスを採用しゼロからのエンジニア組織を立ち上げに成功

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