【職種別テンプレート付き】今すぐできる採用要件の作成手順5STEPをご紹介！

欲しい人材をピンポイントで採用するために、最も重要なのが「採用要件」の設定です。

採用要件は、最適な候補者を特定し、適切な選考を行い、内定承諾を得て実際に自社で活躍してもらうという一連の採用活動を成功へ導くための重要な要素です。言い換えれば、採用の成功の鍵は採用要件をいかに適切に設定できるかにかかっているのです。

この記事では、採用活動の肝となる「採用要件」について、基本的な概念や役割、作成手順などを詳しく解説し、職種別のテンプレートも合わせてご紹介します。

「採用要件」とは

採用要件とは、企業が求める理想的な候補者を評価し、選定するための指標です。

採用選考において公平性を確保し、採用後にスキルや人間性においてミスマッチが発生するのを防ぐために使用されます。

また、採用における一貫性を確保し、選考者間の主観的な判断ミスを削減する役割があります。採用活動において課題が浮かび上がる場合は、採用要件の再設定が課題解決の一助となるかもしれません。

なぜ採用要件の設定が必要なのか

採用要件の設定は、採用活動の効率性や品質の向上において欠かせない要素の1つです。採用要件の重要性については、以下の3つの理由が挙げられます。

①社内間で求める人材のギャップを防ぐため

採用要件は、社内で「求める人材像」に対して生じるギャップを避けるために非常に重要です。適切な採用要件がされていないと、役員、人事、現場のそれぞれが求める人物像に食い違いが発生し、結果として選考通過率が低下=選考の長期化に繋がってしまいます。

さらに、書類選考を通過しても、一次面接以降においてイメージの不一致や、役員の期待との不一致により、選考から外れる可能性もあるでしょう。

このように通過率が低下する場合、採用要件から見直すことが必要です。採用担当者だけでなく、現場のメンバーを含む面接官全員が協力しながら採用要件を明確にし、共通認識とすることで採用効率を上げることができます。

②選考を公平に行うため

採用要件の設定は「応募者に対する公平な評価ができるようになる」という点もポイントです。自社が求める人材を採用するためには、複数の面接官が応募者を「公平」かつ「公正」に評価することが不可欠です。

複数の面接官による複数回の面接が行われる場合、面接官ごとに評価が異なることがあるため、採用要件を設定しないと候補者を公平に評価するのは難しいでしょう。

評価基準を事前に設定し、面接官の共通認識としておいておくことで、主観的な評価を最小限に抑え、公平な評価を行えるようになります。

③入社後の早期退職やミスマッチを防ぐため

採用要件を設定することで、自社に必要な人材の具体的な特徴を把握できるため、早期退職やミスマッチを防止することができます。候補者のスキル不足はもちろん、オーバースペックによるミスマッチを回避するために、採用要件を元に「応募者が自社でどのように活躍できるか」「入社後にメンバーと調和できるか」といった人間性も評価することが重要です。

採用要件を通じて候補者の本質を明らかにすることは、社内での適応性を判断するためにも重要です。人間性のようなソフト面での要件を洗い出す場合は自社の優秀な社員の特性やメンバーの共通項目を見つけ出し、それを文字に起こすことも有効な手段です。

採用要件の作成手順

ここからは、採用要件を具体的設計・構築する方法について、段階を踏んで説明します。

①採用市場のトレンド・競合の調査

転職市場の動向は常に変化しており、企業にとって人材確保は経営課題の一つです。リクルートワークス研究所の調査によると、2019年上半期時点で人材を確保できた企業は48.3％にとどまり、3年連続で減少傾向にありました。しかし、2020年度の調査では人材を確保できた企業が54.85％と、前年よりも6.5ポイント上昇し、若干回復傾向にあると示唆されています。

しかし、2021年・2022年では再度人材を確保できなかった企業の数が多くなり、2013年から比較すると人材の確保に苦戦している企業が非常に増加していることがわかります。

転職市場の動きは業界や職種によって異なるため、営業や新卒などの「比較的採用しやすいポシジョン」とエンジニアや経理などの「採用しづらいポジション」では全く数値が変わる可能性があります。自社に当てはまる領域や職種における転職市場の状況を把握し、採用要件の適正さを評価することが重要です。

②各部署・現場にヒアリングを行う

より効果的な採用要件を設計するために、各部署や現場からのフィードバックが必要です。経営陣の要望と現場の実務要件はしばしば乖離があるため、現場の声を取り入れないと、入社後にミスマッチが発生してしまうリスクが高まります。

業務に必要なスキルや資格について、具体的かつ明確にするために、現場担当者や部門のリーダーと協力しましょう。特に、専門的なスキルに関する評価は、人事や採用担当者よりも現場の専門家の方が的確な判断ができるはずです。できれば、現場のメンバーに採用プロセスに参加してもらうことで、より採用活動が成功につながるでしょう。

③合否判定に必要な評価項目を具体的に決定する

現場からの意見をもとに、理想的なターゲット像を明確にし、その人物像に合致する人材を評価するための項目を設定します。採用プロセスでのミスマッチを避けるために、評価項目は定量的かつ定性的な要素を網羅し、具体的に設定しましょう。

スキルや経験だけでなく、「論理的思考力」や「人間性」なども評価項目に組み込むことで、より総合的な判断が可能になります。

④具体的な人物像(ペルソナ)を設定する

「採用におけるペルソナとは、「採用したい人物の理想像」です。採用要件を設定する際にでたキーワードを基に、具体的な人物像を作成しましょう。例えば、「信頼性が高く、英語で円滑に交渉できる能力を持ち、強力なリーダーシップで最大10人のメンバーを束ねることができる候補者」などです。

ペルソナには、スキルや経験だけでなく、日常生活や趣味、情報収集の嗜好など、志向性に関する情報も取り入れることで、より具体的な像が浮かび上がります。

⑤社内の各部署で認識をすり合わせる

採用要件が完成に近づいたら、最後にその採用要件に対する認識を、関係者間ですり合わせる必要があります。これは人事部門内ではなく、通常の新卒採用においては経営層や幹部層、エンジニア採用においては現場のエンジニアの合意が必要です。

最後にこのフローを挟むことで、誰が見ても候補者を正当に評価することができる採用体制の基盤が整います。

新卒・中途採用における採用要件の違い

新卒採用と中途採用では、求める人物像が異なります。新卒採用では「ポテンシャルが伺えて、将来性のある人材」を探し、中途採用では「即戦力となる人材」を求めることが一般的です。

そのため、両者においては全く別の採用要件とポイントが存在します。以下では、新卒採用と中途採用における採用要件の違いと、気をつけるべきポイントについて詳しく説明します。

新卒採用

新卒採用においては、能力やスキルよりも「価値観」「基礎力」「ポテンシャル」など、人間性に焦点を当てた採用要件が重要です。新卒採用では、業務経験が限られているため、能力やスキルを厳密に評価することは難しいです。しかし、その代わりに「向上心」「協調性」「主体性」「誠実性」「仕事への熱意」など、人間性の要素を重点的に評価できるような基準を設定しましょう。

新卒採用における採用要件の例：

新卒採用については下の記事で詳しく説明していますので、ぜひあわせてご覧ください。

中途採用

中途採用の場合、ほとんどの企業が即戦力人材を求めています。人間性だけでなく、実務経験や具体的なスキル、さらには応募背景に焦点を当てた採用要件が必要になります。

中途採用における重要な採用要件の例：

中途採用のポイントについては下の記事でより詳しく説明していますので、ぜひご覧ください。

採用要件を決める際の2つのポイント

ここからは、採用要件を作成・改善する際に重視する2つのポイントについて解説します。

経歴・スキル・経験(ハードスキル)

採用要件における経歴、スキル、経験は、候補者が既に身につけているものを指します。特に中途採用において、これらの要素は非常に重要です。応募者に対して、「どのような業績を上げたか」「最も困難だった経験は何か」といった質問を通じて、その資質を評価します。また、成果については、個人の功績なのか、それともチームの協力によるものなのかを把握することで、その人の仕事への姿勢を洞察することができます。

価値観・人間性(ソフトスキル)

採用要件における価値観や人間性とは、候補者が自身の仕事において抱く価値観や職務への姿勢を指します。たとえば、「成長を追求したい」「お客様や同僚からの感謝がやりがいの源である」といった考え方のことです。候補者がどのような価値観を抱き、仕事にどのような姿勢で取り組んでいるかは、自社の業務内容や企業文化とのマッチ度を評価するのに役立ちます。

採用要件を導き出すための考え方

採用要件の要素を明確にするには、2つのアプローチ方法があります。1つは「現在の成功事例を参考にする方法」であり、もう1つは「将来のニーズに合わせて逆算する方法」です。

①社内で活躍している社員をベースに考える

自社で成功を収めている社員たちを集め、共通の要素を探る方法で採用要件を策定します。社内で使用中の性格診断や適性検査などのアセスメントツールがあれば、これらを活用することで採用要件を具体化しやすくなります。また、このようなツールを使用していない場合は、関係者間で共通の要素を明確にしていく必要があります。

具体的には、成功している社員たちに共通する３つの要素を検討し、必要に応じて質問してみることが役立ちます。例えば、活躍する社員たちに共通する傾向として、

• スキルや経験:：該当職種のスキルや経験が豊富である
• 価値観：成長を重要視している

②未来を見据えて逆算して考える方法

会社のビジョンや自社の業界の将来動向を踏まえ、経営戦略や事業戦略を策定し、その戦略に基づいて求める組織と人材像を明確にする方法があります。

たとえば、ある大手Webサービス企業が新しい事業部門を設立する場合を考えてみましょう。この新しい部門は、会社の経営戦略の一部として新規事業を展開する役割を担っています。この部門のリーダーは、どのような事業領域で活動し、他社との連携を図り、どのようなカルチャーを醸成できる人材であるべきか、詳細に考えることができます。

リーダークラスの選考において、「スキルや経験」または「価値観や人間性」の採用要件は以下のようになります：

• 経歴・スキル・経験：新規事業の立案と展開に関する経験が豊富
• 価値観・人間性：提供するサービスに対して情熱と誠実さがある

このような方法によって、未来志向の採用要件を設定することが可能です。

採用要件でよくある失敗と注意事項

採用要件を定めて利用するにあたって、注意したいことが主に3つあります。法律に関わる事項もあるため、運用前に必ず確認しましょう。

基準が定量化できていない

採用要件の項目をあいまいな言葉で定めてしまうと、採用選考において判断の基準が不明瞭になりかねません。

一般的にあいまいな言葉の例には以下のようなものがあります：

• 「協調性がある人」
• 「論理的思考能力が高い人」
• 「コミュニケーション能力が高い人」
• 「リーダーシップがある人」

このような言葉は、異なる人々が異なる解釈をする可能性が高いため、採用要件を設定する場合には、これらの要素を具体的に定義し、関係者間で合意形成を行う必要があります。

さらに、「社会人経験がある方」や「営業経験が1年以上ある方」などの比較的具体的な要件を設ける場合にも注意が必要です。異なる職種や業界において、1年の経験がもたらすスキルや経験が異なることを考慮する必要があります。そのため、「営業経験を1年以上有する」といった要求を提示する際には、具体的に期待するスキルや経験について詳細に設定しておくことが重要です。

面接官の間で評価基準の認識が異なっている

採用要件に関して、面接官の間で詳細な調整が不可欠です。たとえ基準を定量化できていても、面接官によっては評価や判断において異なるアプローチをする可能性があるため、同じ候補者に対して一貫性のある評価を確保することが重要です。

異なる視点や判断基準が発生しないように、定期的に面接官同士で意見交換や評価基準のすり合わせを行いましょう。さらに、面接通過率に過不足が発生している場合、その背後にある原因を特定し、対応策を検討することが必要です。

定めた条件が意図せず法律違反になることも

厚生労働省の「公正な採用選考の基本」によると、採用選考の基本原則は「応募者の基本的人権を尊重し、応募者の適性や能力に基づいて評価すること」です。

この原則に基づいて、性別、年齢、障がい、病気の有無などの要因による差別的な採用判断は厳禁であり、就職差別とみなされます。応募書類や面接などの選考プロセスで、質問してはいけない項目やトピックが存在することを知り、採用要件を見直しましょう。

【職種別】採用要件の具体例

それでは、職種別に採用要件の具体例を見てみましょう。

エンジニア

エンジニアの採用要件を策定する場合、言語の経験年数単位で条件を設定することは避けるべきです。これは、エンジニアの実力を経験年数で測るのは難しいからです。例えば、既存のコードを単にコピペしていたエンジニアと、短期間でサービスの企画から開発、リリースまで経験したエンジニアでは、明らかに後者の方が優れている可能性が高いです。

したがって、エンジニアの要件を定義する際には、具体的なスキルや業務経験を基に検討することが重要です。たとえば、以下のように具体的なスキルや業務経験を基に採用要件を設定しましょう。

営業

営業職の要件を明確に定義する際には、以下の4つのポイントを特定し、必要なスキルや経験を設定しましょう。

近年、営業の分業化が進んでいるため、企業によって営業職の役割に差異が生まれています。従って、採用ポジションを明確にし、期待される役割を具体的に定義することが重要です。

マーケティング

マーケティング職では、業務に必要な技術や経験を明示し、どの種類の企業で、どのような役割を経験した人材が最適であるかを特定しましょう。

将来的に担当させたい業務内容に不可欠なスキルと、既存のチームメンバーのスキルとの整合性も考慮して具体化していきます。

まとめ

採用要件の設計は、採用活動において公正かつ一貫性のある判断を行うために絶対に手を抜いてはいけないステップです。スキルや経験などの定量的な要素と、志向や姿勢などの定性的な要素の両方を考慮し、適切に要件を設定することで質の良い採用につながるでしょう。

ただ、採用要件は今回例に出した営業/マーケター/エンジニアなどの他にも職種や業種によって考慮しなければいけないポイントが変わってきます。自社分析、採用媒体を活用した分析などを通して要件を策定することもできなくはありませんが、かなり骨の折れる作業ですので、サクッと確実に進めたい方はぜひ弊社に一度ご相談ください。

他にも、

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