【わかりやすく解説】採用代行は違法じゃない？委託の際に必要な確認事項や条件とは

2024年5月16日

採用代行サービスは、一般的に「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれ、企業の採用業務の一部または全体を委託できるサービスです。企業にとって、採用代行の利用は採用の品質の向上や採用活動の効率化など、メリットが多くあります。

しかし、「採用代行」と検索するとは「違法」と出てくるため、不安を感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。本記事では、「採用代行サービスの法的な側面」を中心に、詳しく解説していきます。

さらに、採用代行を利用する際の手順や良いサービスを見極めるポイントもまとめているので、採用業務のアウトソーシングを検討している企業様はぜひご覧ください。

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採用代行（RPO）サービスとは？

「採用代行サービス(RPO)」とは、企業の採用活動の一部または全てを外部の専門家に委託できる採用支援サービスの形態です。

採用市場が激化している現代において、多くの企業がこの採用代行サービスを活用しており、採用業務の負担軽減やクオリティの向上を図っています。

採用代行は、企業の採用業務を「内側から支援するサービス」とも言えます。サービス利用前には、企業の採用方針や選考基準などを確認・打ち合わせし、運用開始後も採用活動を包括的にサポートするケースが多いです。

採用代行には「許可」が必要

採用代行サービスを導入する際に気をつけるべきポイントとして「採用代行は、違法になる可能性がある」という点です。

採用代行とは企業が労働者の募集を外部に委託するサービスで、委託募集の一種です。委託募集を行う企業は、厚生労働大臣や都道府県労働局長の許可を取得する必要があります。

そしてこの許可を得るためには、企業と採用代行業者は特定の基準を満たす必要があります。これらの基準は、採用される労働者が不利な立場に置かれないようにするためのもので、詳細は以下で説明していきます。

採用代行は違法？

職業安定法第36条１項、同法第60条、同法施行規則第37条1項3号に基づき、企業がこれらの許可を取得した上で、採用代行業務を委託することは合法です。

次に、採用代行と法律の関係について詳しく説明していきます。

規定を満たしていれば違法ではない

採用代行サービスは、労働者の募集を企業外の専門業者に委託する「委託募集」に該当します。これを行う企業は、厚生労働大臣や都道府県労働局長からの許可基準を満たす必要があります。この許可基準には、労働者が不利な状況に陥らないようにするためのルールが含まれています。

具体的には、職業安定法第36条や第60条、同法施行規則第37条1項3号が関連しており、これらの法令が募集主と募集受託者の両方に適用されます。これにより、採用される人にとって「労働環境や雇用条件に関する安全性」が確保されます。

このような基準が存在する背景には、労働者の権利や安全を保護するための規制があります。募集者と採用代行業者が基準を遵守することで、労働者が公正な状況で雇用されることが期待されます。

許可基準には、法律や労働環境に関する遵守事項が含まれており、申請には様々な資料の提出が求められます。ただし、一般的な運営を目的とする場合において、これらの基準をクリアすることは難しくありません。

規定に満たない場合は違法である

採用代行サービスにおいて、委託側（採用を依頼する企業）と受託側（代行業者）の両社が許可基準を満たす必要があります。採用代行を利用する際には、委託先の業者が届け出を提出し、適切な許可を得ているかを確認することが重要です。

代行を依頼する先の業者が許可を得ていない場合や、許可基準を満たしていない疑いがある場合、それは「違法業者」の可能性があります。許可基準を満たしているかどうかを判断するには、この後ご紹介する項目を確認してください。

採用代行を利用する時に申請しないと違法になる？

「採用代行サービスを委託するためは許可が必要である」と説明してきましたが、実際には許可が不要な場合も存在します。以下では、そのような「委託側に許可が不要なケース」について解説します。

委託側の申請が必要ない場合

採用代行は、委託される業務の性質によって、委託側に許可が不要なケースがあります。

たとえば、自社で求人募集や選考を行い、外部に採用試験問題の作成や実施を依頼した場合、第三者による募集とは見なされません。つまりこのようなケースでは、「委託募集ではない」とみなされます。

同様に、転職エージェントやヘッドハンティング会社が、特定のポジションの候補者を集めて企業に紹介する場合も、「委託募集ではない」とされ、このようなケースは職業紹介に該当します。

採用代行は、基本的に採用に関連する業務を「委託」することです。委託する業務範囲や人材の雇用方法によって、委託側である企業が許可を必要とするかどうかが異なります。

外部サービスを活用する際には、必ず委託許可の申請が必要かどうかを確認しましょう。

委託側の申請が必要ない場合と条件

前述した委託募集の許可基準について下記にて詳しくご紹介します。

「職業安定法第36条」を確認すると、委託側(自社)と受託側(採用代行サービス提供企業)で違いがあります。

以下に、委託側(採用代行サービス提供型)の許可基準をまとめました。はじめに委託側(自社)の許可基準をご紹介します。

【採用代行における委託側(自社)の基準】

◆事業主の徳性

職業安定法そのほか、労働関係法案に係る重要な違反をしていない

◆募集に係る労働条件

・労働条件が適切である

・法令に違反するものではない

・同地域における同業種の賃金水準に比較して著しく低い金額ではない

・募集に係る業務内容および労働条件が明示されている

・適用事業所は社会保険・労働保険に適切に加入している

◆報酬

厚生労働大臣の認可を受けた報酬以外の財物を与えるものではない
https://www.rodo.co.jp/laws/117561/

これらの基準は、健全な企業運営を行っている場合に問題なくクリアできる内容です。次に採用代行業者に設けられた基準について見ていきましょう。

【採用代行における受託側(サービス提供側)の基準】

◆事業主の徳性

職業安定法そのほか、労働関係法令に係る重大な違反をしていない

◆業務に必要な判断能力

青年被後見人または被保佐人でないこと

◆採用代行に必要な知識

労働関係法令および募集内容・職種に関して十分な知識を有している

受託側の条件には、採用の判断力や能力を問う内容が多く含まれています。これらは、採用を担当する業者が応募者を適切に評価できるかを確認するために設けられています。

その他にも、募集期間や報酬の基準など、さまざまな条件が定められています。

【募集期間や報酬の認可基準】

◆募集期間

募集を行おうとする期間が1年を超えないものにすること

◆報酬

支払われた賃金額の100分の50未満まで

（委託募集に必要となる経費が特に高額になる特段の事情がある場合を除く）

委託側の条件にも、同様に多くの詳細な条件が設けられていますが、これらも基本的には健全な企業運営を行っている場合にクリアできる内容です。採用代行業者を選ぶ際には、こうした基準を参考にしながら検討すると良いでしょう。

採用代行を導入する際の申請方法

次に、採用を委託して募集を行うための申請方法について説明していきます。申請に必要な書類や準備についてご紹介しますので、採用代行を依頼する際の参考にしてください。

①必要な書類の用意

申請に必要な書類の準備を始めましょう。

採用代行を委託する際には、都道府県労働局長へ提出する書類が必要です。以下がその詳細です。

「委託募集許可等申請書（様式第3号）」
上記許可内容を証明するための帳簿や書類

また、委託募集にはいくつかの条件が設けられています。以下の条件に該当する場合は、都道府県労働局長の許可のほかに厚生労働大臣の許可も必要となります。

ひとつの都道府県からの募集人数が30人以上の場合
募集人数が100名を超える場合

②規定の期限までに書類を提出

書類の準備が整ったら、提出に向けてスケジュールを確認しましょう。書類提出には期限が設けられていますので、注意が必要です。

都道府県労働局長への提出：募集開始月の14日前まで
厚生労働大臣への提出：募集開始月の21日前まで

委託募集の申請手続きを行う際に、提出期限も確認しておくことが大切です。余裕をもって準備をし、期限を守って提出しましょう。

③審査結果を待つ

提出された書類は許可基準に基づいて厳密な審査が行われます。結果は許可、不許可、または条件付き許可のいずれかになる可能性がありますので、その結果を待つことになります。

なお、委託許可申請は、受託側が代わりに委託側の代理で行うことが認められています。手続きに不慣れな場合や効率を重視する場合は、許可申請も含めて一括して処理できる代行会社に依頼するのもおすすめです。

採用代行を導入するメリット

続いて、採用代行業者へ依頼する際に押さえておくとよいポイントについて解説していきます。

メリット①：コア業務に集中できる

採用担当は、社員の成長や企業の戦略に焦点を合わせ、最適なパフォーマンスを引き出すことが求められます。しかしながら、応募書類の管理や面接の手配、応募者との連絡など、時間を要する作業的なノンコア業務に追われていることが現状です。

採用代行サービスを活用すると、このようなノンコア業務を外部に委託することができるので、採用戦略の設計や2次面接などの「より重要な業務(コア業務)」にリソースを割くことができるようになります。その結果、組織の成長に必要な人材を正確に判断し、採用できるようになります。また、人材育成や制度設計などの業務にも時間を充てることができ、人事部門全体の業務負担が軽減されるだけでなく、専門性を深められるなど採用業務以外にも好影響が期待できます。

メリット②：採用コストの削減

実は、自社だけでまかなうよりも、採用代行サービスを利用した方がほとんどの場合で採用コストを抑えることができます。

特に、人事や採用の専任担当がいない中小企業やベンチャー企業では、通常業務と採用業務を兼任する社員が多く、残業代が増加するケースも見られます。また、応募者への遅れが生じて選考や内定の辞退が発生すると、採用業務に費やした人件費やコストが無駄になることがあります。

そこで、採用代行サービスを利用すると、人事を追加で採用するコストを削減しつつ採用プロセスそのものを効率化できるので、採用期間の短縮につながり、結果的に採用コストをかなり抑えることができるのです。

メリット③：採用活動の効率化

ちらっと述べた通り、採用代行サービスを導入することで採用活動全体を効率化することができます。

転職希望者が有利な現在の売り手市場では、求人数が増え、採用競争が激化しています。この状況下では、選考のスピードが非常に重要です。多くの企業が人材を求めており、転職希望者には多様な選択肢がある状態です。その結果、内定を出しても、他社に流れてしまい内定を辞退されてしまうケースが増えています。

社内の採用体制が複雑化してしまっており、募集開始から採用までが2〜3か月以上かかることもあります。こうした採用の長期化は事業の拡大など、自社のビジネスそのものに大きな影響を与える可能性があります。そういった場合にも採用代行サービスを活用することで、採用までの時間を半分程度に削減することが可能です。

メリット④：採用ノウハウを蓄積できる

採用代行サービス提供会社は、多岐にわたる企業の採用業務を支援しています。特定の業務だけでなく、採用戦略の構築から媒体運営、採用HPの作成まで網羅的に代行できるところもあります。また、採用戦略の構築やスカウト業務のみを得意とする企業、特定業界の専門知識を持つ企業なども存在します。

採用代行会社は、最新の採用に関する情報を持っており、メジャーな求人サイトだけでなくSNSやインターンシップなどの採用手法も幅広く提案してくれます。そのため、自社だけでは得られない質の高い採用業務が可能です。採用代行サービス提供会社のノウハウやアドバイスを活用することで、長期的には内製化も行なうことができるでしょう。

安全な代行会社の見極めチェックリスト

採用代行を利用することが意図せず違法行為になることを防ぐために、許可を得ることは重要です。

また、「自社が直面している課題」を理解することも同じく重要で、自社で行う業務と委託する業務の切り分けを明確にしておくことがポイントです。応募が少ないのか、選考のスケジュールが調整しづらいのか、それとも辞退率が高いのか。現状を整理して、どの業務を外部に委託するかを判断しましょう。

サービス選定の際には以下のポイントを確認しましょう

採用代行サービス提供の許可を取得しているか
依頼したい業務に対応できるかどうか
十分な実績はあるか
自社の体制に合わせて柔軟に対応してもらえるか
やりとりのツールは何か

採用は経営にとって非常に重要な業務です。採用代行サービスを選ぶ際は、違法性はないかはもちろん、自社のニーズに応えてもらえるかどうかをしっかり見極めましょう。

まとめ

採用代行は、採用業務の一部または全体を代行するサービスの一つです。採用代行業者を選ぶ際には、許可基準を満たしているかを確認し、信頼できる業者を選ぶことが大切です。

結論としては、採用代行サービスは委託募集に該当しますが、正しく申請を行なって許可をもらっていれば違法には当たりません。

メリットの多い採用代行サービスの中でもさらに自社に合うサービスを選び、貴社の採用活動が強化されましたら幸いです。

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この記事を書いた人

井上愛海株式会社ミギナナメウエ　執行役員

2022年9月東京大学大学院在籍中に株式会社ミギナナメウエの執行役員に就任。
即戦力RPO事業の事業責任者を担い、これまでに80社以上の採用支援に携わる。
【以下実績】
・シリーズBのスタートアップ企業の20名のエンジニア組織を40名まで拡大
・CTO、PM、メンバークラスを採用しゼロからのエンジニア組織を立ち上げに成功

【わかりやすく解説】採用代行は違法じゃない？委託の際に必要な確認事項や条件とは