【必見】中小企業が採用代行サービスを利用するメリットとは？

近年、中小企業を第一希望とする就活生が大きく減少しています。

リクルートワークス研究所の調査によると、従業員1000人未満の企業を希望する学生は、前年比で約45％も増加したという結果が示されました。この傾向は2010年以降で初めての事象となりました。

この変化には2つの主な要因が考えられます。

まず、新型コロナウイルス感染症の拡大による求人数の減少が挙げられます。先行きが見通せない状況から、企業が採用計画を縮小するケースが増えました。この採用意欲の低下は、企業規模にかかわらず広範囲に影響を及ぼしました。

第2に、中小企業が採用戦略を変えたことが挙げられます。経団連による就活ルールの廃止などにより、中小企業が採用戦略を見直す機会が増えたことが要因の一つと考えられます。具体的には、就活スケジュールの前倒しや内々定の早期提示など、学生へのアプローチ戦略の見直しを行っています。

優秀な人材の獲得は企業にとって大きなリソースであり、組織の活性化や成長、イノベーションにおいて非常に重要です。就活生(新卒)をはじめ、大手企業や新進気鋭のベンチャー企業に優秀な人材を採用するためには経営者や担当者が戦略や選考などの重要な業務に専念できる環境が必要です。

そのため、採用代行サービスの活用が有効です。採用代行を導入することで、適切な人材を獲得しやすくなります。この記事では、採用代行の導入メリットやおすすめのサービスについて解説しています。

中小企業における採用代行の必要性

採用業務のリソース不足

中小企業において、採用担当者がおらず、経営者が採用活動を主導するケースがあります。経営者が企業全体を把握しており、採用に直接関与することは珍しいことではありません。

経営者の採用活動への積極的な関与により、応募者の疑問に的確に答えることが可能になり、企業をより深く理解してもらうことができるでしょう。こうしたアプローチにより、優れた人材を獲得できたというケースもあります。

一方で、経営者が採用業務を行うことにはいくつかのデメリットも存在します。

経営者は様々な業務を担当しています。例えば、スタートアップ企業の場合、経理業務も経営者が行うことがあります。経営者が業務に追われ、本来のコアな業務に充分な時間を割けない状況に陥ることも考えられます。

事業の成長や拡大を目指す上で、経営者はコアな業務に重点を置くべきだと考えられます。採用業務の一部を採用代行サービスに委託することで、経営者や社員が負担を減らし、より重要な業務に集中できる環境を整えることが可能です。

中小企業における採用代行のメリット

採用活動は多岐にわたる作業で構成されています。

• 説明会やインターンシップの企画
• 書類選考や面接などの選考業務
• 応募者への合否連絡
• 内定者へのフォローアップなど

採用代行サービスの利点を見ていきましょう。

面接などの重要な業務にリソースを割ける

人材採用における最も重要なコア業務の一つは戦略の立案です。採用計画の構築やインターンシップ、説明会の企画など、これらの戦略が優れているかどうかで、優秀な人材を採用できるかが大きく左右されることは間違いありません。

採用代行にノンコアな業務を委託することで、採用担当者が最も重要な業務に集中できる時間を確保できます。その結果、戦略策定や優秀な人材獲得により多くのリソースを割くことができるのです。

人件費の削減につながる

企業が採用担当者を一人雇う場合、年間で約500万〜600万円前後の費用がかかると言われています。一方、採用業務を委託する場合、サービスによって異なりますが、月額20万円前後から始まる安価なサービスもあります。

採用代行を利用すると、必要ない期間はサービスを停止することも可能です。例えば、欠員が発生した時だけ利用する、必要な時期だけ利用するといった柔軟性があります。変動費として、必要な分だけコストをかけることができるのです。

採用のノウハウを得ることができる

採用代行サービスは、多岐にわたる業界や業種での豊富な採用経験を持ち、蓄積されたノウハウを備えています。こうしたサービスを利用することで、プロフェッショナルな採用活動のプロセスを学ぶ良い機会となるでしょう。

専門的なスキルや豊富な経験に基づき、企業それぞれのニーズに合った採用フローや運用方法を提案してくれる採用代行サービスも存在します。経験に裏打ちされた知識や洞察力を活かし、最適な採用戦略を共に練り上げることができます。

中小企業における採用代行のデメリット

採用代行を活用する際には、メリットだけでなくデメリットも把握することが重要です。アウトソーシングを検討している方にとって、以下の内容を参考にすることをお勧めします。

認識の齟齬が起こってしまう可能性がある

採用代行サービスを利用する際には、コミュニケーションが鍵となります。各企業が求める人材像や独自の強みは異なるため、しっかりと伝え合い、共有することが必要です。

コミュニケーションにずれが生じると、希望する人材を獲得できなかったり、採用プロセスが円滑に進まず、作業量が増加することもあります。

積極的に連絡を取り合い、情報共有を行ってくれるサービス提供業者を選ぶことが重要です。

自社の社員が採用ノウハウを学ばなくなる

採用代行サービスは、補助的な役割を果たすものであり、コンサルティングとは異なります。自社の戦略や目的に基づき、一部の作業を代行してもらうことが一般的です。

採用代行会社にすべてを任せることはお勧めできません。たとえ代行が可能であっても、全てを委ねてしまうことで自社のノウハウの蓄積が妨げられる可能性があるからです。

プロの手法や運用を学ぶ絶好の機会です。うまく活用して、自社に最適な方法を見つけることをおすすめします。

内定者とのコミュニケーションが減ってしまう

採用代行サービスに全てを頼り切ることは、採用候補者との直接的な交流機会を減らしてしまうことにつながります。その結果、企業の雰囲気や従業員の魅力が伝わりにくく、採用ミスマッチが生じる可能性もあります。

これを避けるためにも、応募者や内定者とのコミュニケーションを重視してください。これは信頼関係の構築に繋がりますし、内定者が入社後すぐに馴染むことも助けます。

中小企業が採用代行を利用する際の注意点

1.自社に合う採用代行サービスを選ぶ

採用代行サービスには、提供される内容や特徴に大きな違いがあります。それぞれのサービスが異なるため、事前にしっかりと確認することが重要です。以下はポイントです。

・自社が求めるサービス内容に合致しているか

・過去の実績やリピート率は高いか

・どのようなサポート体制を提供しているか

これらをしっかり把握した上で、業務を委託する先を選ぶことが重要です。

業務の役割分担をきちんとおこなう

採用活動を効果的に進めるためには、どの部分を採用代行に委託するかを明確にすることが重要です。自社の採用担当者は、会社説明会の企画や面接官の役割、内定者へのフォローアップなど、重要な業務に集中する必要があります。

採用代行サービスには、応募者とのコミュニケーションやスケジュール調整、面接会場の準備などを委託することが効果的です。

採用活動ではスピードが求められます。細かな作業の漏れがあると、優秀な人材を見逃してしまうことがあります。

代行先に委託する業務内容を明確にし、協力しながら進めることで、優れた人材を獲得するための成功につながります。

ターゲットの採用要件を共有する

採用代行会社には、自社が求める人材像を明確に伝えることが重要です。こうすることで、入社後にミスマッチが発生するリスクを避けることができます。

採用代行会社は採用活動のプロですが、企業が求める人材像が明確でなければ、どんな人材が必要なのかを把握することが難しくなります。

優れた人材を獲得し、長期的な定着を促すためには、自社の求める人材像を採用代行会社と共有することが重要です。共通のゴールを持つことで、効果的な採用活動を進めることができます。

まとめ

中小企業にとって採用活動の重要性は増しています。

優れた人材を確保するためには、戦略的なアプローチとスピーディーな対応が不可欠です。採用代行サービスを活用することで、戦略や企画に専念するための時間を確保できるメリットが理解されているかと思います。

採用代行サービスの需要が高まっており、各社が独自のサービスを提供しています。自社に最適な採用代行サービスを選択し、優秀な人材を獲得するための成功をお祈りしています。