応募増加や早期離職を防げる採用プロセスを徹底解説!作成のフローや改善ポイントも紹介!

採用が計画通りにいかない企業は、自社の採用プロセスを一度見直す必要があります。

採用プロセスが不適切だと「母集団形成ができない」「選考離脱が多い」「入社後のミスマッチが発生」など、さまざまなデメリットを生んでしまいます。

本記事では、採用プロセスの策定の仕方や課題の見つけ方、注意すべきポイントを紹介します。

目次

採用プロセスとは?

採用プロセスとは、応募から内定者フォローまでのあらゆるプロセスのことを指します。

採用計画の策定、求人媒体を活用した母集団形成、説明会やセミナーの実施、選考・面接、入社後のフォローなどがあります。

これらのステップを見直し、改善していくことで母集団形成や内定者の離脱率低下、早期離職の防止などを期待できるでしょう。

採用プロセスの作り方

採用プロセスの策定方法について解説します。

1. 採用計画の策定

最初に、企業の事業計画をもとに、具体的な採用計画を決めていきます。

・ペルソナ
・採用目標期間
・採用予定人数
・採用予算

上記の条件を洗い出しましょう。中でも重要なのはペルソナ設計です。
どの企業も優秀な人材が欲しいのには変わりがありません。ただ優秀な人材の中でも、どんな経歴・スキル・価値観・志向性を持っているのか、詳細に設計することで採用予算や期間が異なってきます。

例えばCxOレベルの人材の場合、そもそも市場に少ないことから、複数の媒体を利用しないといけなかったり、短期間での採用が難しいため長期的な目線で目標期間を設定しないといけません。

このように、採用計画を設計するにはペルソナありきで考えることが重要です。

2. 母集団形成

続いて立てた採用計画をもとに、母集団形成を行なっていきます。

定番の作用手法として知られている求人広告や人材紹介の他に、近年はダイレクトリクルーティング、リファラル採用などさまざまな手法が存在します。

採用手法が豊富になった一方で、ターゲットごとに手法を使い分ける必要があります。そのため、一つひとつの特徴を理解し、採用計画を踏まえて自社にマッチした手法を選ぶことが重要です。

下記にトレンドの採用手法をまとめましたので、参考にしてみてください!

3. 企業説明会/ミートアップ

企業説明会やミートアップは、企業の魅力を求職者に伝える手段として非常に効果的です。

当日は、「企業理念やビジョン」「仕事内容」「入社後のキャリアパス」「社員の雰囲気」など、自社の内側の部分を伝えることで、カルチャーマッチした候補者が集まりやすくなります。

新卒採用では、マイナビやリクナビなど大手就職サイトが主催する合同説明会が行われます。これは学生の興味や認知をひくのに有効な手段です。複数の企業が参加しているため、その中で学生の興味をひくには差別化した内容を発信することが重要です。

中途採用では説明会よりもカジュアルな交流の場であるミートアップを実施することが多いですが、どちらも候補者と直接的なコミュニケーションを取ることができます。

目的に合わせて主催するイベントを決めることが重要です。

4. 選考・面接

候補者からの応募を獲得しましたら、次は選考・面接のフェーズに進みます。

書類選考

書類選考では、採用ポジションによって提出してもらう書類が異なります。

新卒・・・エントリーシート/履歴書
中途・・・履歴書/職務経歴書(+ポートフォリオ)

エンジニアやデザイナーなどの技術職は、個々のスキルが重要になるので、ポートフォリオを提出してもらうことが多いです。

面接

面接回数は、新卒は3~5回、中途は1~3回が一般的です。

新卒者の場合、1回目:集団面接、2回目:グループディスカッション、3回目:個人面接と、フェーズごとに形式が異なります。ベンチャーですと選考回数は3回以内なことが多いですが、大手は5~6回と選考フローが細かいのが特徴的です。

しかし、コロナの影響から、近年はオンライン面接が増加しており、最終選考以外全てオンラインで行うことが当たり前となりました。オンライン面接を導入したことで、全国各地から応募者を集められるだけでなく、面接のハードルが下がり転職潜在層の候補者からの応募も増加しました。

5. 内定から入社後のフォロー

最終選考で残った候補者の中から内定者を選出します。内定離脱をできる限り阻止するには「①選考スピード」「②候補者のグリップを握る」ことが重要になります。

①選考スピード

ほとんどの候補者が並行して3~5社の選考を受けています。そのため、次の選考までの期間が空き過ぎたり、内定通知までに時間がかかってしまうと、候補者が離脱する可能性が高くなってしまいます。

また、内定を出して終わりではなく、入社後も不安がなく働けるよう、整備された環境を築くことが重要です。もし入社までに期間が空いてしまう場合には、懇親会やインターンなど交流の場を作り、フォロー体制をとるといいでしょう。

②候補者のグリップを握る

内定承諾率を上げるには、選考中に候補者のグリップを握りましょう。

候補者によって、事業内容に共感する場合もあれば、面接官の人柄に惹かれて入社するなど、きっかけは候補者によって異なります。そのため一人ひとりの性格や特徴を理解した上で、面接を行うことが重要です。

一度候補者との良好な関係を築ければ、他社からの内定があっても自社を選んでもらう可能性が高まりまるので、候補者の疑問点や不安を残さない面接を心がけることが重要です。

採用プロセスを見直す必要がある企業の特徴

採用プロセスの見直しが必要な企業の特徴について解説します。

候補者から応募がこない

当然のことですが、候補者がいないと採用活動を進めることができません。応募が来ない場合はさまざまですが、主に以下の三つが考えられます。

①媒体選定ミス

使っている媒体にターゲットの母数が少ない場合、いくら運用に力を入れても候補者を獲得することは難しいです。応募があっても、スキルがマッチしていないことがほとんでしょう。そのため、採用媒体は慎重に選ぶことが重要です。

②採用手法のミスマッチ

ターゲットによって採用手法を使い分けると、採用の効率が上がります。例えばカルチャーマッチした人材を採用したのであれば、採用広報やリファラル採用など、自社のビションや事業内容に共感した人材が集まりやすい手法を活用するといいでしょう。一方、ハイレイヤー人材の場合は、そもそも転職市場に少ないので、SNSなどで個別にアプローチすることで繋がりを持つことができます。

③採用広報の不足

自社の魅力のアピールが足りない企業は、採用広報に力を入れることを推奨します。コンテンツが良ければ、自社の認知を拡大できるので、特に知名度が低い企業は積極的に活用するといいでしょう。最近はTikTokやYouTubeなどの動画コンテンツが人気なので、トレンドに合わせて広報の種類も変えるといいです。

選考辞退や内定辞退が多い

選考辞退や内定辞退が多発する理由として挙げられるのは、前述でも述べた選考フローの長さや候補者のグリップを握れていないのが最大の原因です。

選考フローに関してはすぐに見直せる施策なので、選考途中で候補者の離脱が多いと感じる企業は、フローを短縮させましょう。内定辞退が多い場合は、候補者に辞退理由を聞き、次に活かすことが重要です。もし理由の中で、他社負けが多い場合は、自社の魅力のアピールが不足しているので、採用広報に力をいれるといいでしょう。

早期離職が多い

早期離職の原因は「入社前とのギャップが大きい」ことが理由として挙げられます。

ギャップが応じる主な原因は、どうしても内定承諾して欲しくて、事実ではないことを言ってしまったり、または企業に対して期待値が上がりすぎて入社したら想像と違ったなど、さまざまなギャップがあります。

早期離職は採用予算が無駄になってしまったり、企業の評判的にも大きなダージにつながるので、最も避けたい部分ではあります。

そのためには、入社前の期待値調整をすることが重要です。期待を上げすぎても下げすぎてもいけないので、ありのままの状況を伝えることが重要です。ただ伝え方一つで捉え方も変わるので、候補者の認識の齟齬が生まれないような伝え方を心がけましょう。

採用プロセスを改善する方法

採用プロセスを改善するために意識すべきポイントについて解説します。

ペルソナを設計する

ペルソナを設計することで、自社が採用したいターゲット像が明確になるだけでなく、そのターゲットに合わせて適切なアプローチを行うことができます。

重要なのは、ペルソナを設計する際に、現場のメンバーに協力を得て設計することが重要です。企業のカルチャーにはマッチしていても、現場で求めているスキルを持ち合わせてないと、採用のミスマッチが発生してしまうからです。

もしペルソナの設計が難しいようであれば、自社で活躍している社員を参考にして設計してみるといいでしょう。モデルとなる人物に、どのような内容だと応募したくなるのかヒアリングして、ペルソナの目線に立った採用プロセスを見直すといいでしょう。

現場のメンバーに採用を協力してもらう

採用を人事だけで行うのではなく、現場のメンバーに協力してもらいながら進めましょう。求人票作成や面接官として参加してもらうことで、現場の視点から候補者を選定することができます。これにより、入社後のミスマッチを防ぐことができます。

また、人事は会社については熟知していますが、現場のことは深い部分まで理解できていないことが多いです。特にエンジニアですと、専門的な知識を要するため、現場メンバーの方がプロダクトや開発環境について的確に説明できます。特にプロダクト志向のエンジニアの場合は、これから扱うプロダクトの説明が不十分ですと、グリップを握ることが難しいでしょう。

このように優秀な人材を採用するには現場メンバーの協力を得ることが重要です。

カジュアル面談を導入する

カジュアル面談とは、通常の選考よりもフラットに話せる場で、企業と候補者の相互理解を深めるだけでなく、入社後のミスマッチ防止や候補者の応募ハードルを下げるなどのメリットがあります。

履歴書や職務経歴書の提出が不要なため、選考の手間を減らすことができる理由から、候補者に非常に人気の制度です。このカジュアル面談を導入するとしないで、母集団形成に大きな差が生まれます。

また、候補者はカジュアル面談を通じて選考に進むかどうか判断するため、当日の採用担当者のグリップ力が非常に重要になってきます。

ATSツール(採用管理システム)を導入する

採用のプロセスは、単に先行だけなく、採用計画の立案、媒体選定、母集団形成、応募者対応、入社後のフォローなど、やるべき内容が多く、リソース不足に悩まされている人事も多いでしょう。

このような状況を解決すべく、業務効率化を目指したATSツールを導入しましょう。これを導入することで、選考の一元管理や歩留まりの数値化など、採用管理を可視化することができ、採用担当者はコア業務に時間をさくことができます。

採用代行(RPO)を利用する

採用担当のリソースが足りず、運用に手が回らないときは採用代行を利用することをお勧めします。

採用代行は、採用の戦略設計から、求人票作成、スカウト送付、候補者対応など、採用に関する業務の一部または全てを代行してくれるので、自社の課題に合わせて業務を依頼することができます。

また、採用の知見が豊富なプロが代行に入ることで、しっかり結果を出しながら採用プロセスを整えてくれます。

内定者のフォロー体制を整える

候補者の早期離職を防ぐために、内定者フォローの環境を整えましょう。

・懇親会
・座談会
・マンツーマン面談
・社内イベント
・内定者研修/インターン

などさまざまなフォロー体制があります。社内のリソースを考慮した上で、自社に適したものを選択しましょう。

採用プロセス改善ポイント

採用プロセスを改善する際に、特に気をつけるべきポイントについて解説します。

採用のコストを見直す

一名あたりの採用単価や費用対効果の低さに悩んでいる企業は、現在の採用活動のコストが適切かどうかを見直してみましょう。

中でも、採用単価を比較することで適切なデータを出すことが可能です。採用単価とは一名あたりの採用に対してかかるコストを指し、「採用コストの総額 ÷ 採用人数」で算出できます。過去のデータと比較した際にコストが上昇している企業は、見直す必要があります。

選考プロセスを数値化する

選考プロセスを数値化することで、効率よくPDCAを回すことが可能です。

例えば選考自体が多い企業の場合、どのフェーズで辞退率が高いか数値化をすれば、改善策を考えることができます。書類選考の前で離脱が多ければ、カジュアル面談のグリップの握り方が弱いとわかりますし、二次選考から最終のフェーズが多ければ、選考スピードが遅いまたは、他社負けしているケースが多いです。

このようにどの部分が課題なのかを数値で比較することで、より最適解を出すことが可能です。

候補者のニーズを満たしてるか見直す

求人票、採用広報、スカウト文章など、候補者のニーズに満たしているものを作成できているかチェックしましょう。

ニーズが満たされているかチェックするには、現場のメンバーに率直な意見を聞くのでもいいですし、あるいは競合で採用がうまくいっている企業を参考にするのもいいでしょう。

相手の視点に立つためには「ヒアリング」と「競合分析」が欠かせません。マーケティング視点をもち、採用活動を行うとより効率的に進めることができるでしょう。

まとめ

多くの企業にとって、採用は悩ましい課題となっていますが、採用プロセスを見直すことで、見えていなかった課題を見つけることができます。

企業によってボトルネックが異なりますが、各課題に合わせた対策を打つことが重要です。

本記事を参考にし、どのプロセスが課題となっているか確認して、より効率的な運用を行いましょう。

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この記事を書いた人

井上愛海のアバター 井上愛海 株式会社ミギナナメウエ 執行役員

2022年9月東京大学大学院在籍中に株式会社ミギナナメウエの執行役員に就任。
即戦力RPO事業の事業責任者を担い、これまでに80社以上の採用支援に携わる。
【以下実績】
・シリーズBのスタートアップ企業の20名のエンジニア組織を40名まで拡大
・CTO、PM、メンバークラスを採用しゼロからのエンジニア組織を立ち上げに成功

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