内定辞退防止の役立つポイントを紹介｜新卒・中途採用で使える具体的な解決策とは？

採用担当が一度はぶつかったことがある壁といえば、「内定辞退」ではないでしょうか？

今までの工数、お互いの関係値、コスト、内定が決まった喜び、自分の社内評価…あらゆるものが「内定辞退」という一つの出来事によって一瞬で壊されてしまいます。

せっかく内定までたどり着いた候補者を逃さないためには、採用フローの中で「候補者を惹きつけること」を意識しなければいけません。「すでにしてるよ！」という意見もあるかと思いますが、内定辞退が発生している以上はまだ改善の余地があるということです。

そこで本記事では、近年の内定辞退の傾向に触れつつ、内定辞退を防ぐための対策や内定辞退の連絡が来た際の対処方法について解説します。

近年の内定辞退の傾向

新卒採用市場においては、リクルート株式会社が主催する就職みらい研究所が、2023年卒業予定の大学生・大学院生7,626人を対象に実施し「就職プロセス調査」によると、23卒の学生において、内定辞退を経験した学生の割合が、64.6％に上りました。

これは、就職活動を行う学生の3人に2人が内定辞退をしていることを意味し、前年や前々年の調査結果とほぼ同様の結果が出ています。

また、中途採用市場は、エン・ジャパン株式会社が行った「選考辞退の実態調査」によると約8,500名のうち61％もの人が「選考辞退をしたことがある」と回答しています。

また、同調査によると内定を辞退した人の辞退理由は「他社で内定が出た」「ネットで悪い口コミを見た」「求人情報と話が違った」などがあり、上位はどれも対策をすれば回避できる課題のようです。

内定辞退が発生する原因

①何かしらの理由で他社に負けてしまう

内定辞退の理由として一番多いのが「何らかの理由で他社に決められてしまう」です。

他社に競り負けてしまうポイントは、主に以下の通りです。

• 他社の方が早く内定をくれた
• 年収や福利厚生などの条件が良かった
• 人事や社内メンバーとの相性が良い

年収などの条件面については社内規定もあるのでなかなか調整が難しいポイントではありますが、他の項目については努力次第で候補者の気を変えられる部分です。

②希望する条件と合わなかった

内定辞退の要因として、雇用条件や待遇への不満も多いです。

特に残業時間や転勤の有無、頻度などは募集要項に明記されていないことが一般的で、さらに候補者からすると「選考」という場においてこれらの条件面の質問をするのは気が引けてしまうものです。

そのため、内定後に詳細を確認して希望条件との大きな乖離があった場合、内定を辞退してしまうケースが多いのです。

条件面での内定辞退を防ぐには、一次面接やカジュアル面談で条件面や待遇の詳細を伝えることが重要です。求人票や採用ピッチ資料に記載している場合でも、あらためてきちんと口頭で伝えることが重要です。

③社風が合っていないと感じた

候補者にとって、「企業の社風」は非常に重要な要素です。

企業全体の雰囲気、現場メンバーの印象、社風、社内文化など、候補者はあらゆるポイントで自分と企業の社風の相性を見定めています。

応募前やカジュアル面談の段階でよりリアルな社風を知ってもらうには、企業PR動画や社員インタビューなどの採用広報に力を入れるといいでしょう。

また、選考中に候補者と接する中で「自社の社風に違和感を覚える可能性」を感じた場合は、その候補者の人柄に合いそうな社員に面接に参加してもらうことも一つの手です。

④面接官の印象が悪かった

応募者にとって、面接担当者の印象が悪かった場合、その企業自体への印象も悪くなることがあります。

印象の悪いポイントとしては下記のような例があります。

• 面接時の態度が不適切（高圧的/タメ口/不誠実）
• 日程調整などの返信が遅い
• 依頼したことが進んでいない

などが挙げられます。一つ一つは細かい出来事ですが、人はポジティブな印象よりもネガティブな印象の方が記憶に残りやすいものです。くだらないことで候補者の入社意思を下げないよう細心の注意を払いましょう。

⑤選考フローが長い

就職・転職は人生の中で重要な段階であり、内定から実際の入社までに時間がかかると、「この企業で本当にいいのだろうか」「他にもっと自分に合った企業があるのではないか」という疑念が内定者の心に生じることがあります。

また、自社がモタモタいている間に他社から内定がでて、そこに決めてしまう場合もあります。

このような理由での内定自体は非常に勿体無いので、候補者の不安を生み出すようなことは控えましょう。

内定辞退を防止する方法4選

内定辞退を防止するためには、各プロセスごとに候補者の志望度を上げることがもちろん、内定通知後のフォローも欠かせません。具体的な手法について下記でご紹介していきます。

①候補者へのレスを早くする

候補者へのレスが遅いと、採用担当者への不信感へとつながります。

候補者は一度に複数の企業に応募することが一般的なので、レスが遅いと、他の企業を選択する可能性が高まります。したがって、一つ一つの選考をなるべく早く組んで、優秀な候補者にはすぐに内定通知を出すなど、迅速に対応を行うようにしましょう。

②入社後の具体的なイメージを持ってもらう

採用が確定したら、応募者に入社までのスケジュールや手続きを詳細に説明し「企業に入社する」という意欲を高めてもらうことが重要です。

内定が出てすぐの候補者としては、まだその企業で働くイメージがついておらず現実味がないものです。応募者は入社までの段取りを具体的に把握でき、入社に対する迷いを抱くことなく、安心して準備を進めることができます。

また具体的な入社のイメージを持たせることで、入社前から志望度を高くすることが可能です。

④求職者の不安を解消する

内定を受け取った人は、企業からの内定通知にも関わらず、「組織に適応できるか」「自身の能力が発揮できるか」「企業の文化に適合できるか」といった不安を抱くことがあります。

これらの不安が膨らみすぎると、内定辞退につながる可能性があります。

したがって、内定承諾が通常より遅いと感じる求職者には、積極的に連絡を取り、不安要素を払拭するための説明やアドバイスを提供することが必要です。同様に、内定を受諾した候補者に対しても、不安や疑問を解消するためのサポートを継続することが重要です。

⑤内定承諾後も定期的なコミュニケーションをとる

採用プロセスはしばしば恋愛にたとえられますが、内定を受けた後も恋愛と同じく、会わない時間が増えると関係が希薄になったり、不安や不満が募ったりすることがあります。

そのため、定期的に懇親会を開催したり、研修や課題を設けたりすることが重要です。

また、内定者同士が交流を深めることで、同期間の結びつきが生まれるため、困難な状況や悩みがあっても支え合うことができます。

内定辞退を防止するための具体的な施策

入社前研修を実施する

内定を受けた候補者は、入社後に担当する業務を円滑に遂行できるかどうかについて、多かれ少なかれ不安を感じることが一般的です。特に社会人経験がない学生の場合、このような不安は特に大きく、内定辞退につながることもあります。

こうした不安を軽減し、内定辞退を防止する有効な方法の一つとして、「入社前研修」が挙げられます。入社前に業務に必要な知識やルールを身につけ、必要なスキルを予習する機会を提供することで、内定者が入社後に業務を円滑に遂行できる自信を持つことができ、内定辞退を防止できる可能性が高まります。

内定者イベントを実施

入社前に内定者との交流の機会を増やすことで、学生の不安や疑問を解消したり、志望度を高くするといった効果を期待することができます。

・社員座談会
・社内見学会
・トップとの交流会
・体験入社・内定者アルバイト
・同期との懇親会

内定者イベントは準備に時間や工数がかかるので、しっかり目的を設定して行うことが重要です。具体的なイベントの企画や効果については下記記事で解説していますので、併せてご覧ください。

社内見学の実施

社内見学は実際の働いている環境や、オフィスの設備などを見ることができるので、候補者の熱量を上げることができます。

主に最終面接の帰り際にオフィス案内をする企業が多いですが、採用動画でオフィスツアーを行ったり、自社採用サイトにオフィス写真を掲載すると事前に雰囲気を掴むことができるのでおすすめです。

ただし、働いているメンバーの仕事の邪魔になってはいけないので、事前にオフィス見学があると一声かけてあげるといいでしょう。

候補者の家族を説得

内定辞退を予防するためには、候補者自身だけでなく、その家族へのサポートも重要です。候補者が入社を望んでいても、家族に反対されるケースもあります。

家族を説得させるためにも、どの部分を懸念に感じているのかヒアリングし、不安な部分を払拭する必要があります。

このため、候補者の家族に企業の情報を提供し、正確な理解と安心感を得るための取り組みが必要です。

内定辞退が起こってしまった場合は”人材紹介”を活用

人材紹介は企業と候補者双方の希望条件をヒアリングした上で紹介を行なってくれるため、入社後にミスマッチを減らせるだけでなく、条件がマッチすれば迅速に内定まで繋げることができます。具体的な効果について下記に解説します。

自社の条件にマッチした人材を紹介

人材紹介サービスでは、採用のプロであるエージェントが、企業と求職者の双方に対し綿密なヒアリングを行います。

その後、企業が求める人物像と求職者の希望条件を考慮し、エージェントがスクリーニングを行います。このプロセスによって、自社とのマッチングが高い求職者を選定し紹介することが可能です。

採用担当者の工数を削減

求人広告などを通じての採用プロセスでは、採用担当者は書類選考から面接のスケジュール調整、応募者への合否連絡など、幅広い業務を担当する必要があります。

一方、人材紹介サービスでは、エージェントが企業と応募者の間で書類審査や面接日程の調整、合否の連絡など、採用業務を代行します。これにより、採用担当者の負担が軽減され、より効率的な選考が可能となります。

したがって、採用担当者はより質の高い選考プロセスに集中することができます。

即戦力人材の採用

第二新卒採用においては、ビジネスマナーや仕事の進め方など、通常の新卒教育が不要な場合があり、教育上の負担や時間を削減できます。

第二新卒採用では、早い段階で即戦力として期待されることがあります。適切なケースでは、採用から僅か1ヶ月でその能力を発揮できることもあります。

さらに、一部の企業では、既卒者や第二新卒者を新卒と同じように扱う場合もあります。

厚生労働省が公表した「労働経済動向調査（令和3年8月）」によると、前年度の新規学卒者採用において、既卒者の応募を受け入れる企業は全体の68%に上り、実際に採用したのは40％でした。

これにより、既卒者を新卒と同等に評価する企業が7割近く存在することが明らかになります。

まとめ

今回は、内定辞退を予防するためのアプローチや成功例を紹介しました。

内定辞退を未然に防ぐためには、候補者との信頼関係を構築し、入社に関する不安を解消することが成功の鍵となります。

内定辞退が多発している企業は、本記事を参考に内定防止対策を行ってみてください。

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