採用業務の効率化ができない3つの原因と、5つの解決策とは？

1つ1つの工数が多い採用活動において「採用業務の効率化」は多くの企業が一刻も早く取り組みたい問題なのではないでしょうか？

競争の激しい労働市場において、優秀な人材を迅速かつ効果的に確保することは、企業の成長と競争力の維持に必要不可欠です。

そこで本記事では、採用業務を効率化する方法や採用業務の効率化が進まない原因などについて解説します。

採用業務の効率化に課題を抱えている企業の担当者様は、ぜひ最後まで読んでみてください。

採用業務の効率化が必要な理由

採用業務の効率化が必要である大きな理由は、競争が激化する現代の労働市場において、採用業務の効率化をしないと、新しい手法が試せなくなったり、そもそも今までの採用業務も思うように進行しなくなったりしてしまいます。

このように採用プロセスが滞ると、有力な候補者を逃すリスクが高まり、結果として企業の成長や事業拡大などに悪影響を及ぼす可能性があります。また、採用活動の効率が変わらないどころか悪化すると、無駄なコストの発生や、採用担当者のリソースを不足、社内的立場の悪化などに繋がり、かなり深刻な問題になってしまいます。

新卒採用においては、内閣官房によって2021年以降の就活ルールの廃止が発表された影響で、説明会や面接、内定などの採用活動を実施する時期がより一層早まったことも、採用業務の効率化の必要性を高める要因となっています。

採用業務の効率化が進まない3つの原因

続いては、採用業務の効率化が進まない原因を3つ解説します。

原因①：応募者/関係者とのコミュニケーションが多いから

採用業務の効率化が進まない原因の1つ目は、応募者/関係者とのコミュニケーションが多いからです。

採用活動では、応募者とのやり取りだけでなく、社内の関係部署や採用チームメンバー、時には外部のエージェントとの連携も必要となります。そのため、各ステップで発生する質問への回答や面接日程の調整、フィードバックの共有、評価会議の設定など、人と人との間で発生するコミュニケーションの量が膨大になりがちなのです。

そして、結果的に採用プロセス全体の効率性が低下してしまいます。また、人と人とのやりとりが多い分、重要な情報が見落とされたり、同じ内容の確認作業が繰り返されたりという人為的なミスが発生することも少なくありません。

原因②：採用活動の質と効率化のバランスが難しいから

採用業務の効率化が進まない原因の2つ目は、採用活動の質と効率化のバランスが難しいからです。

採用の効率化を重視しすぎると、応募者一人ひとりに対する十分な評価やコミュニケーションの機会が減ってしまい、結果として有力な候補者を採り逃すリスクが高まります。一方で、採用活動の質に注力し過ぎると、業務にかける時間やリソースが膨大に膨れ上がり、効率が低下してしまいます。

この、リソースを割きたい重要な業務(コア業務)と効率化のバランスを取ることの難しさは、特に応募者のスクリーニングや選考の段階で顕著になります。候補者を見極めるためには、履歴書や職務経歴書のチェック、面接、場合によってはスキルテストの実施など、イレギュラーかつ重要度の高い選考が必要になりますが、それと同時に非常に時間がかかる作業が増えるからです。

原因③：ツールで自動化しにくい業務が多いから

採用業務の効率化が進まない原因の3つ目は、ツールで自動化しにくい業務が多いからです。

一連の採用業務には、応募書類のチェック、面接の日程調整、候補者の評価の集約など、繰り返し行われる作業があります。これらのタスクの多くは理論上自動化が可能ですが、実際には候補者へのとの詳細な対話や個別の対応が必要な場合も多く、「完全な自動化」が難しい場合があります。

例えば、履歴書や職務経歴書の内容を単純にキーワードでフィルタリングするだけでは、候補者のポテンシャルや企業文化への適合性を完全に把握することはできません。また、面接の日程調整においても、急用が入って日程の再調整が必要になるなどのケースもあるため、完全な自動化には限界を感じてしまうでしょう。

採用業務を効率化する方法5選

続いては、採用業務を効率化する方法を5つ紹介します。

方法①：採用プロセスを見直す

採用業務を効率化する方法の1つ目は、採用プロセスを見直すことです。

採用プロセスの見直しでは、採用活動の各段階を詳細に洗い出し、時間がかかっているタスク、不必要な手順、または改善の余地があるポイントを特定します。これにより、より効率的で生産性の高い採用フローを構築することができます。

採用プロセスを見直す際の手順としては、以下の通りです。

• 採用プロセスの各ステップを工数ごとに分解する
• それぞれの段階で求められるアクションと関わる人を洗い出す
• 不必要なやりとりや作業がないかを確認する
• 残ったプロセスをさらに効率化できないか考える

◆ダイレクトリクルーティング業務を効率化する場合

• 送付先のピック、現場担当者の評価、送付リストの管理、送付、候補者からのアクション管理などに分ける
• 現場担当者とのやりとりで「催促」「評価」「確認」と数日間で何度もやりとりが発生している
• 全て重要な業務なので「現場担当者の評価と確認」をスプシで管理するようにする
• 現場担当者が、より少ない工数で評価でき、所感を伝えられるようなシートを作成する

▶︎現場担当者とのやりとりの工数を減らしながら、より評価を見やすく管理でき、生産性が上がった

また、プロセスを見直す際には、採用活動に関わるすべてのメンバーからのフィードバックを収集することも重要です。人事などの採用担当、面接を担当してもらう関連部署のメンバーなど、さまざまな視点からの意見を聞くことで、採用プロセスにおける隠れた課題を発見したり、より効率のいいプロセスに整えることができます。

方法②：応募者とのコミュニケーションを一部自動化する

採用業務を効率化する方法の2つ目は、応募者とのコミュニケーションを一部自動化することです。

採用業務には、応募受付の確認、面接日程の案内、選考結果の通知など、繰り返し行われるシンプルな業務が多数存在します。これらの業務をツールを導入して自動化することで、採用チームの時間と労力を大幅に削減し、より重要な選考や個別の対応に集中することが可能になります。

自動化のためには、メール自動応答システムやチャットボットなどのシステムを導入します。例えば、応募者が履歴書を送信した際に自動で受領確認のメールを送るシステムや、よくある質問に対して自動で回答を提供するチャットボットなどがあります。

方法③：応募者の評価基準を統一する

採用業務を効率化する方法の3つ目は、応募者の評価基準を統一することです。

採用チームや採用に関係する人の間で、明確かつ詳細な採用基準を設けることにより、候補者の選考プロセスを効率化し、個人の主観や偏見が選考プロセスに与える悪影響を最小限に抑えられます。

評価基準を作成する際には、採用要件をしっかりと設計し、応募者に求める必須のスキル、知識、経験、そして企業の価値観や文化に合致する態度や人間性など、ポジションに関連する具体的な要素（ペルソナ像）を明確に定義して周知させておきましょう。

方法④：選考過程を一部オンラインで実施する

採用業務を効率化する方法の4つ目は、選考過程を一部オンラインで実施することです。

面接やテストなど、選考過程の一部をオンラインで実施することで、応募者も企業も移動時間や距離を気にせずにコミュニケーションを取れるようになります。

例えば、オンライン面接を活用することで、面接官と候補者の日程調整が簡単になり、効率的に多くの応募者との面接が実施できるようになります。また、選考をオンラインで実施提供することにより、地方に住んでいる候補者も選考を受けやすくなり、応募ハードルを下げることができます。

また、面接などに限らず筆記テストなども期限を決めてオンライン実施にすることで、企業は回収したデータを集計して評価をするだけなので工数を減らすことができ、また忙しい候補者にとっても好きなタイミングで受験できるようになります。

方法⑤：採用代行（RPO）を導入する

採用業務を効率化する方法の5つ目は、採用代行（RPO）を導入することです。

採用代行サービスでは、自社の採用活動のすべて、または一部を専門の外部業者に委託することができます。採用代行業者は、求人広告の作成から応募者のスクリーニング、面接の調整、最終選考の支援に至るまで、採用プロセスの各段階を代行し、効率的かつ効果的な採用活動を支援してくれます。

採用代行サービスを導入する主なメリットは、採用に関する時間とリソースの大幅な削減と採用品質の向上を期待できる点です。また、採用代行業者は最新の採用トレンドやツールに精通しているため、常に変化する労働市場のニーズにも迅速に対応してもらえます。

また、経験者採用から新卒採用はもちろん、金融系/不動産系/IT系などさまざまな要件に応じて依頼できるというのも、採用代行サービスを利用する大きなメリットです。

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まとめ：採用業務を効率化して優秀な人材を確保しましょう

今回は、採用業務の効率化に関して解説しました。

採用業務の効率化は、企業が優秀な人材を確保し、組織の持続的な成長と競争力を維持するうえで不可欠です。

採用業務の効率化を検討している企業の担当者様は、本記事を参考にして、ぜひ採用業務の効率化を進めてみてください。