採用代行(RPO)とは？委託できる業務や人材紹介との違いを解説

労働人口の減少や新卒採用の早期化、働き方改革や、多様性の尊重など、ここ10年で「企業と人材の関係」は大きく変わりました。

このような複雑な状況下で、多くの企業は採用業務の効率化やクオリティの向上を目指し、「RPO（採用代行サービス）」を採用しています。この記事では、そんな採用代行サービスに委託することができる採用業務やその導入に伴うメリットやデメリット、そして採用を成功させるポイントなどについて解説します。

採用代行(RPO)とは?

採用代行は、企業が採用プロセスの一部または全体を外部に委託することです。採用アウトソーシングやRPO（Recruitment Process Outsourcing）と呼ばれることもあります。

欧米では既に一般的になっているサービスで、国内でも多くの企業が導入や検討を行っています。

採用代行サービスが求められる背景

「RPO」が日本で注目を浴びる理由の一つは、長い間続いている「売り手市場」の影響が大きいです。

また、新卒採用の早期化や転職・キャリア採用の普及、Web・SNS型の求人メディアが広まり、企業への応募者数が急増しました。このため、母集団形成や応募者管理、面接・選考・内定など、採用担当の業務量が深刻なほどに増加しています。

その結果、採用担当者は負荷が増している上、労働人口が減少する中で優れた人材を獲得するために企業の採用競争力は激化しているのです。こうした状況から、多くの企業が「RPO(採用代行サービス)」の利用を始める企業が増えているのです。

採用代行の違法性

採用代行について調べる際、「採用代行　違法」というワードを見た方も多いのではないでしょうか。実は、採用代行事業は厚生労働省や都道府県労働局長の許可が必要な業務です。
職業安定法第36条１項・60条・施行規則第37条1項3号を満たさない場合は「違法行為」となってしまい、採用代行業者だけではなく依頼をする企業側も違法行為に巻き込まれる可能性があります。

基準を満たせば違法ではない

結論、採用代行サービス自体は、労働者の募集を他企業に委託するサービスであり、厚生労働大臣や都道府県労働局長が定める許可基準を満たせば違法ではありません。

許可基準は労働者の雇用の安全性を守るために設けられており、委託側と受託側が適格性を満たさなければなりません。具体的には、職業安全法や労働慣例法に大きな違反がないことが求められており、申請書と共に帳簿などの資料提出も必要です。

一般的に健全な運営がされていれば、許可基準クリアすること自体は簡単です。

違法行為にあたる可能性もある

採用代行は受託側と委託側の両方が許可基準を満たす必要があるため、採用代行サービスを利用する際には、受託側(サービス提供側)が適切な届け出と許可を取得しているかを確認することが重要です。

許可の有無が不明である場合や、許可基準を満たしていない可能性がある場合、それは「違法業者」の可能性があります。

許可基準を満たしているかどうかに関しては、後述する内容を参照して確認してみてください。

採用代行が違法にならないために

採用代行は、依頼内容によっては委託側が特別な許可を必要としない場合があります。

例えば、企業が自ら募集と選考を行い、外部へ採用試験問題の作成と実施を委託した場合、その採用プロセス全体が第三者による募集とは見なされません。このようなケースは「委託募集ではない」と判断されます。

同様に、転職エージェントやヘッドハンティング会社が特定のポジションに関心を持つ人材を募り、それを企業に提案する場合も、「委託募集ではない」と判断され、職業紹介の範疇に含まれます。

採用代行は、基本的には採用プロセスに関わる一部の業務を「委託」するものです。 外部の採用関連サービスを利用する際は、委託に関する許可が必要かどうかを必ず確認しましょう。

委託側(自社)

【採用代行における委託側の基準】

• 事業主の徳性 職業安定法そのほか、労働関係法案に係る重要な違反をしていない
• 募集に係る労働条件 ・労働条件が適切である
• 法令に違反するものではない
• 同地域における同業種の賃金水準に比較して著しく低い金額ではない
• 募集に係る業務内容および労働条件が明示されている
• 適用事業所は社会保険・労働保険に適切に加入している
• 報酬 厚生労働大臣の認可を受けた報酬以外の財物を与えるものではない

https://www.mhlw.go.jp/general/seido/anteikyoku/jukyu/bosyu/dl/03.pdf

上記の通り、特に不正をせずに企業運営をしていれば問題なくクリアできます。

受託側(採用代行業者)

【採用代行における受託側の基準】

事業主の徳性：

職業安定法そのほか、労働関係法令に係る重大な違反をしていない

業務に必要な判断能力：

青年被後見人または被保佐人でないこと

採用代行に必要な知識：

労働関係法令および募集内容・職種に関して十分な知識を有している

https://www.mhlw.go.jp/general/seido/anteikyoku/jukyu/bosyu/dl/03.pdf

委託される側の条件は、主に採用の選考力を問う内容が多いです。

採用を行う立場である業者が、応募者を適切に評価できるかどうかを確認するための基準として設定されています。また、募集の期間や報酬の承認基準なども、条件として規定されています。

【募集期間や報酬の認可基準】

募集期間：

募集を行おうとする期間が1年を超えないものにすること

報酬 支払われた賃金額の100分の50未満まで

（委託募集に必要となる経費が特に高額になる特段の事情がある場合を除く）

https://www.mhlw.go.jp/general/seido/anteikyoku/jukyu/bosyu/dl/03.pdf

委託する側の許可基準と同じように、さまざまな細かい条件が設定されていますが、健全な企業運営を行っていれば、これらの条件はすべてクリアできるものです。

委託業者を選ぶ際には、これらの基準を一通り確認した上で探すことが重要です。

採用代行における委託募集時の申請方法

次に、採用代行サービスに依頼をして採用を代行してもらうを際の申請手続きについて詳しくご説明します。

①必要書類の用意

委託募集の申請には次の書類が必要です。

1. 厚生労働省発行の「委託募集許可等申請書（様式第3号）」
2. 許可内容を証明する帳簿や書類

また、募集条件によっては以下の場合に都道府県労働局長の許可だけでなく、厚生労働大臣の許可が必要となります。

• 一つの都道府県から30人以上の募集
• 募集人数が100人以上の場合

これらの条件に該当する場合、許可が必要ですので、関連書類を準備しましょう。

②期限

書類提出時の重要な点は提出期限です。委託募集の場合、提出期限は次の通り定められています。

• 都道府県労働局長への提出期限：募集開始月の14日前まで
• 厚生労働大臣への提出期限：募集開始月の21日前まで

提出期限は申請の際に必ず押さえておき、余裕を持って提出しましょう。

③審査結果を受け取る

書類提出後は、規定に基づく審査が行われます。審査結果は、許可、不許可、または条件付き許可のいずれかになるため、その結果を待ちましょう。

なお、委託許可申請は、受託側が代行して行うことが許可されています。手続きが不慣れな場合や効率を考慮する場合は、許可申請を採用代行業者に委託することもおすすめです。

採用代行と人材紹介の違い

採用代行は企業の採用業務を代行し、求人から選考・面接までのサポートを提供します。一方、人材紹介は適切な候補者を企業に紹介し、戦略設計や求人の作成などは企業が自ら行います。

以下で、それぞれの項目における採用代行と人材紹介の違いを説明していきます。

サービス内容

採用代行

採用代行は企業の採用プロセス全体を支援し、広告作成から応募者の選考、スカウト業務や日程調整までをまるっと代行することができます。採用代行会社に作業的なノンコア業務を任せることで、企業は面接などのコア業務にリソースを割くことができます。

人材紹介

人材紹介サービスは、企業が提示数る要件に合った候補者を紹介します。人材紹介会社は、企業が求める条件に合う人材をデータベースやネットワークから選別し、企業に紹介し、企業は提供された候補者情報をもとに自ら面接や採用を行います。

料金形態

採用代行

採用代行サービスには、「従量課金型」と「月額固定型」の2つの料金体系があります。

従量課金型では、業務ごとに料金が発生し、企業は必要な業務を選択して利用した分だけを支払う仕組みです。一方月額固定型では、企業は利用する期間や範囲に応じた適切な月額料金プランを選択します。

人材紹介

人材紹介には、成果報酬型と一括料金型の2つの料金体系が存在します。成果報酬型では、採用が成立した場合に手数料が発生し、採用者の初任給や年収の一部(一般的には理論年収の30-45％)が支払われます。

一方、一括料金型では、一定期間内に紹介された候補者数に応じて一括した料金を支払います。料金体系は契約内容やサービス提供範囲によって異なり、人材紹介は適切な候補者を紹介することで企業の採用成功率を高めます。

メリット

採用代行

採用代行サービスのメリットは以下の通りです。

• 採用工数の削減：求人広告の作成や候補者のスクリーニングなどの事務的な作業を代行することで、企業は時間とリソースを節約できます。
• コア業務への集中：採用業務から解放された企業担当者は、面接などのコア業務に集中でき、より幅広い採用活動ができたり重要ポジションの採用に注力できたりします。
• 採用品質の向上：採用代行は採用市場における採用ノウハウを常に保有しているため、そのノウハウを利用して採用活動全体の質を上げることが期待できます。

人材紹介

人材紹介のメリットは次のとおりです。

• 急な人材需要への対応：急募や緊急の人員補充が必要な場合でも、迅速に対応できます。人材紹介は効率的な候補者のスクリーニングを行い、短期間で適切な人材を獲得することが可能です。
• 特定の職種やスキルに対応：高度な専門知識や特殊な技術が必要な職種において、専門的な人材紹介は有効です。求めるスキルや経験に応じた人材を効果的に見つけることができ、効率的な採用プロセスを実現できます。
• 自社の魅力を伝える：専門的な知識と経験を持つコンサルタントが企業の魅力を引き出し、求職者に魅力的な提案を行います。企業のブランディングやイメージ向上を通じて、求職者は自社に興味を持ちやすくなります。

デメリット

採用代行

採用代行サービスのデメリットは以下の通りです。

• 認識の齟齬による採用ミスマッチ：採用代行会社が採用プロセスを進めるため、企業との求める条件や文化、価値観に齟齬が生じていると、採用した後にミスマッチが発生する可能性があります。
• 自社に採用ノウハウが蓄積されない：外部に採用プロセスを丸投げしてしまうと、自社内に採用ノウハウや経験が蓄積されず、採用代行サービスがないと採用が進まない社内体制になってしまいます。
• 候補者とのコミュニケーション不足：採用代行会社の担当者が候補者との連絡や面接を行う場合、企業と候補者の直接的なコミュニケーションが減少し、内定辞退につながってしまう可能性があります。

人材紹介

人材紹介のデメリットは次の通りです。

• 採用コストの増加：採用数に応じて、企業が人材紹介会社に支払う報酬は、高くなります。高給与の求職者を採用したり、複数の求職者を同時に採用する場合は、費用が一層高騰します。
• 登録人材の限定：一部の人材紹介会社は特定の分野や業種に特化しており、他の職種の人材を見つけることが難しい場合があります。
• 地域ごとの登録者不足：地方や人口の少ない地域では、人材紹介の登録者数が限られていることがあります。特定の地域での採用を行う際には、リモートワークや移住支援などの待遇が必要になる可能性があります

採用代行に委託できる内容

採用代行サービスに委託できる業務は、候補者の管理や面接日程の調整などの事務的な業務に留まらず、採用計画の立案や課題分析など上流に近い業務から始まり、採用ピッチ資料の作成や書類選考、面接、内定後の研修など、必要に応じて多岐にわたる業務を委託することができます。ここでは、典型的な採用業務の手順にそって、採用代行サービスで委託できる代表的な業務について紹介します。

採用戦略の設計

最近の採用代行業社では、業務の代行のみではなく人事・採用コンサルティングに近い業務を委託することも可能です。ただし、これらの業務は単なる事務的な代行ではないため、全ての業者が提供できるわけではありません。

しかし、採用代行サービスのコンサルタンは採用手法に関する専門知識や求職者の動向、採用市場の最新トレンドを把握しているため、自社のニーズを正確に伝えることで、最適な戦略を組んでもらうことができます。

母集団形成

採用媒体の初期設定から求人の作成、スカウト業務の代行、インターンシップや企業説明会の実施、各種採用イベントの企画や運営など、母集団形成に関わるさまざまな業務をRPOに委託することができます。

候補者対応

応募書類の収集や管理、候補者からの問い合わせ対応、候補者データの管理、面接日程の調整、応募や選考に関する連絡業務など、候補者への対応における多くの事務作業を外部に委託できます。こうした事務的で煩雑な業務をアウトソーシングすることで、自社の人事部門は採用の中核となる企画や面接などのコア業務に集中しやすくなります。

選考

書類選考や筆記試験、Webテストの実施・運営、面接会場の設営、面接当日の受付・案内、各段階での成績管理や合否連絡など、選考に関連する様々な業務も委託することができます。

派遣や大企業など、大規模な採用を行う企業では、採用の中核とされる面接や合否決定なども、採用代行サービスに依頼するケースがあります。その場合、書類審査や第一次面接などは外注して、最終面接のみを社内の役員や人事部門が担当するなど、選考の段階によって役割分担が行われることがあります。

内定

内定者への連絡業務や内定辞退者へのヒアリング、個別面談、研修や懇談会、説明会など、内定者とのコミュニケーションに関わるさまざまな業務を委託することも可能です。ただし、新卒採用における内定者管理は非常に重要な業務ですので、新卒採用に関する幅広い実績やノウハウを有する業者であるかどうかを見極める必要があります。

採用代行(RPO)を導入する時に気を付けること

費用の内訳を理解する

採用代行（RPO）は、採用活動全般を依頼するだけでなく、必要なプロセスの一部のみを委託することができる場合も多く、企業の状況に合わせたカスタマイズが可能です。

このため、費用は業務内容に応じて異なります。業務の範囲や採用の規模、期間などが変動するため、「どの程度の費用がかかるか」は定まっておらず、同じ業界であっても、他社の事例は参考程度にとどめておくべきです。

見積書や費用を見る際に注目すべきポイントは以下の3つです。

 ①依頼する業務内容を具体的に明確にすること

└ 業務の範囲や規模、期間、求める品質などを具体的に把握すること

②自社で対応した場合と比較検討すること

└ 人員管理費などの見えにくいコストも考慮に入れること

③RPO事業者の見積条件を確認すること

└ 従量課金など、各事業者の料金体系を確認することが重要です

業務範囲と責任を確認する

業務範囲のカスタマイズはアウトソーシングの利点ですが、依頼する範囲と責任は明確に定めることが重要です。曖昧な点を残しておくと、思わぬ問題が発生することがあります。

また、採用業務には個人情報が多く関係するため、情報の取り扱いや連携についても、明確な手順を定めておきましょう。

期待通りの成果を得られないような状況を避けるために、仕事を完全に委託せず、適宜認識のすり合わせや進捗の確認することが重要です。

自社メンバーとの相性を確認する

採用代行企業が自社の企業文化やセキュリティポリシーなどの規則に従えるかどうかも重要な要素です。

また、社内の体制や文書管理方法、業務の進め方などが、採用代行(RPO)事業者とマッチするかどうかを確認しましょう。

担当者によっても相性の違いがあるため、自社の採用を円滑に進めるためにも担当者に違和感を感じた際はすぐに担当者の変更を打診しましょう。

定期的なやりとりの手段と頻度を確認する

採用業務の委託であっても、採用の進捗状況は認識しておくべきです。週次や月次で定期的なレポートの確認やミーティングを行い、活動内容を確認していくことがおすすめです。

また、最初の段階での成果が期待通りかどうかを確認することも重要です。業務を外部に委託しながらも、適切なタイミングで評価し、必要に応じて調整することで、理想的な採用体制を構築できます。

採用代行を利用するのがおすすめのケース

多くのエージェントと連携している

複数の人材紹介会社への依頼は、各ベンダーとの連携が複雑化し、コミュニケーションの工数が増える可能性があります。これにより、「採用担当者とのズレが生じ、マッチング精度が低下する」「採用意欲や情報共有不足により、応募者の辞退が増える」などの問題が生じやすくなります。

そこで採用代行(RPO)事業者に窓口を委託することで、人材紹介サービスを効果的に活用できるだけでなく、データを一元管理することができるので非常に便利です。

募集人数が多い

広範な募集ポジションで募集を行っている場合や募集人数そのものが多い場合は、母集団形成や選考方法をポジションごとに工数が増えてしまいます。

そこで事務業務などのノンコア業務を委託してとコア業務に集中することは、非常に採用結果を大きく変えることになるでしょう。大量の応募者に対処するため、採用代行サービスの利用で効率の良い採用を実現することが可能です。

リソース&ノウハウ不足

採用枠の拡大や採用ノウハウの不足など、採用担当者のリソース不足やスキル不足が課題となる場合、採用代行(RPO)は効果的な解決策です。専門家による迅速な採用活動は機会損失を防ぐことができる上に、ノウハウを社内に蓄積していくことで将来的には内製化していくこともできます。

なるべく早く採用したい

社内事情で急いで採用を進める際にも、採用代行(RPO)は選択肢として有効です。ダイレクトリクルーティング(スカウトメッセージ)を通じた母集団形成や人材紹介会社との連携、面接の調整などを委託することで迅速な採用活動が可能になります。

採用代行(RPO)事業者を選ぶときのポイント

実績

採用代行サービス(RPO)の実績を把握する際には、規模や実際の業務量、クライアントにもたらした数値的/副次的な利益などをチェックしましょう。特に新卒採用や専門職採用においては特有の業務フローや知識に対応できた実績があるかどうかを確認することが重要です。

採用代行企業によっては、新卒採用や特定の職種のをサポートしていない場合もあります。

1社あたりの代行体制

採用代行(RPO)は、自社への出向ではなく通常は先方の社内で行われます。この方法では、人員の確保やスキル向上のためのトレーニングなども、採用代行(RPO)事業者が担当します。

このような場合、自社の採用代行をどんなチーム体制で行うのか、もし担当者が外れた場合はそれを補えるだけのリソースがあるのかなども確認しておきましょう。

セキュリティについて

採用業務は多くの個人情報を扱うため、外部に情報を委託する際には情報セキュリティ対策が重要です。採用代行先の情報セキュリティ体制やオフィスのセキュリティ対策をチェックし、プライバシーマーク取得や情報保護に関する研修の実施状況などを確認することが大切です。

特に、近年増加しているリモートワークを取り入れている企業には注意が必要で、個人情報が思いがけず漏れる危険性を最大限ゼロにできるのかどうかに注意しましょう。

採用代行の事例紹介

事例①大手人材企業の子会社(人材派遣/受託開発 )

課題

• 「〇〇(親会社)の子会社」というイメージしかなく、熱量の高い人材が集まらない
• エンジニア採用に困っている

施策

• 社員のインタビュー記事を出すことで採用ブランディングを強化
• Wantedly運用ノウハウの内製化支援

結果

• 6ヶ月でPV数が14,000超え
• 応募数0の状態から安定して20名/月の応募が来るまでに改善

事例②社員30名のベンチャー企業(生活/美容家電)

課題

• 電子回路設計エンジニアの採用
• 採用市場における自社の採用競争力の検証

施策

• ターゲットが少ないため”狙い撃ち”のスカウトを行う
• 認知拡大/母集団形成のために、求人広告媒体内の順位を上げる

結果

• 媒体内の企業ランキングが4,000社中2桁台に
• 3ヶ月で母数の少ない電子回路設計エンジニアを採用
• Wantedlyスカウト返信率が42%に

まとめ

採用代行サービス（RPO）は、採用担当者のリソース不足やノウハウ不足を解消し、自社のニーズに合致した人材の採用を効率化するための支援をしてもらうことができます。

しかし、使い方やサービスの選定を誤ると自社で採用活動を行うよりも高いコストがかかってしまうこともあります。

自社に適した採用代行会社者を選び、依頼内容を慎重に検討することが重要です。

採用業務に課題を抱えていたり、担当者の業務負担が増えている場合、自社の状況に適した採用代行サービスを選びましょう。

採用代行なら「即戦力RPO」

当社の採用支援サービス「即戦力RPO」では、ベンチャーや中小企業を中心に採用支援を行なっております。データに基づいた再現性のある採用支援を行なっており、採用戦略設計からスカウト業務、採用ピッチ資料の作成まで、多くのノウハウをもとにそれぞれの企業に合った採用のサポートを行なっております。

• 採用を強化したいけど、知名度がなくて応募が集まらない
• 母集団形成の方法がイマイチ良くわからない
• とにかくリソースが足りない
• CXOを採用したいけど、自社では採用できる気がしない

など、採用において少しでもお悩みをお持ちのご担当者様は、是非ご相談ください。