タレントプールとは？活用するメリットと手順も解説

人材不足が続く近年、「必要なときにいい感じの人材を見つけられなくて毎度焦っている」という人事担当者の方も多いのではないでしょうか。

その悩みを解決する手段の一つが、タレントプールの活用です。

本記事では、そんなタレントプールの活用方法と企業の活用事例をご紹介します！

タレントプールとは

「タレントプール」とは、「タレント（talent：才能）」と「プール（pool：蓄える）」という意味を組み合わせた言葉で、有望な人材を中長期的に管理するためのデータベースを指します。

このシステムは、実際の採用活動を効率的かつ効果的な採用を行うための基盤として多くの企業に利用されています。

タレントプールが注目されている理由

タレントプールが注目されている理由は3つあります。

理由①：労働力人口が減少しているから

タレントプールが注目されている理由の1つ目は、労働力人口が減少しているからです。

総務省の発表した「労働力調査　令和３年平均結果の概要」という調査によると、労働力人口は2020年から2021年にかけて8万人減少して6860万人になっています。

これは、この1年間だけ減少しているわけではなく、中長期にかけて減少しており、今後も減少が続くことが予想されています。そうなると人材の取り合いが激化し、企業はポジションに空きが出てから採用活動を始めるのでは、なかなか採用ができなくなるのです。

必要なときに必要な人材を採用するためには、事前に候補者と接点を持って情報を確保する必要があります。

そこで、候補者の情報を保有しておいてスムーズな採用活動に活かすタレントプールが注目されているのです。

理由②：雇用の流動性が高まっているから

タレントプールが注目されている理由の2つ目は、雇用の流動性が高まっているからです。

総務省が発表した「直近の転職者及び転職等希望者の動向について」という調査によると、近年雇用の流動性は高まりつつあります。

雇用の流動性が高くなるということは、1つの会社に留まらず、条件や環境を変えるために転職する労働者が増えていることを表します。

特に、専門知識や特殊な能力を持った人材は、自らの価値をより高く評価してくれる会社で働きたいと考えることが多いため、転職に対するハードルは特に低くなっています。

このような背景があることから、採用活動の効率を上げるタレントプールが注目されているのです。

理由③：専門性を持った人材が不足しているから

タレントプールが注目されている理由の3つ目は、専門性を持った人材が不足しているからです。

背景としては、労働人口の減少による売り手市場の激化、フリーランスや副業などの雇用形態の多様化も原因になっていると言われています。

専門性を持つ人材確保のためには、顕在層だけではなく、まだ転職を考えていない潜在層にも長期的にアプローチが必要になります

そのような採用活動を可能にするため、専門性やスキルをデータベース化して長期的に管理・保有しておけるタレントプールが注目されているのです。

タレントプールを活用するメリット

タレントプールを活用するメリットは、主に2つあります。

メリット①：採用コストを削減できる

タレントプールを活用するメリットの1つ目は、採用コストを削減できることです。

タレントプールを活用することで改めて求人媒体やエージェントを使って母集団形成をする費用を削減することができます。

特に、優秀な人材をいきなり採用しようとすると、候補者の能力の見極めや社内体制の整備も必要となり、かなりの時間とコストがかかります。

そこで、すでに一度経歴を確認しているタレントプールの人材からアプローチをすることで、コストを抑えながら採用を行うことができます。

メリット②：採用後のミスマッチを防げる

タレントプールを活用するメリットの2つ目は、採用後のミスマッチを防げることです。

タレントプールを活用することで、継続的に自社への理解を深めてもらうアプローチができるからです。

アプローチ方法の例としては以下のものが挙げられます。

• メールマガジン配信
• 社内セミナー開催
• SNS発信と交流
• 勉強会開催

このようなアプローチを続けると、候補者へ自社を知ってもらう機会を通常の採用よりも多く作れるため、採用のミスマッチを減らせるメリットがあるのです。

タレントプールを活用するデメリット

タレントプールは良い面だけではないので、デメリットを把握しておくことも重要です。タレントプールを活用するデメリットは、以下の2つです。

デメリット①：データベースの管理に手間がかかる

タレントプールを活用するデメリットの1つ目は、データベースの管理に手間がかかることです。

タレントプールで候補者のデータを集めるのは一定の時間と工数が必要となります。候補者のデータが少ない状態では活用できない場合も多いため、最初は転職潜在層を積極的に集めてデータを増やすことに注力する必要があります。

反対に、データが増え続けても採用効率が落ちてしまいます。なぜなら、候補者のデータが増え続けると、かえって絞り込みやピックアップに時間がかかるからです。

タレントプールを活用できるようにするためには、定期的にデータを整理する手間がかかるのです。

デメリット②：再アプローチするタイミングの見極めが難しい

タレントプールを構築するデメリットの2つ目は、再アプローチするタイミングの見極めが難しいことです。

仮にタレントプールで有力な候補者を見つけても、候補者の転職意志の度合いに合わせてアプローチする必要があります。そして、その度合いを見極めるのは容易ではありません。

そのため、タレントプールでは再アプローチするタイミングの見極めが難しいと言われるのです。

タレントプールを活用する手順

タレントプールを運用する手順は、下記の3つです。

手順①：採用ターゲットの要件を定義する

採用ターゲットの要件を定義すると、効率的かつスムーズに候補者の絞り込みができます。例えば、要件としては下記のように定義することができます。

• 自社が求める候補者のスキル、資格、経験
• 自社の理念、経営方針への共感度
• 現職も同じ領域で働いている

採用ターゲットの定義をもとに、タレントプールから候補者の選定を進めましょう。

手順②：さまざまな媒体を活用して人材を集める

採用ターゲットを定義したら、その後はその定義に合う人材をより多く集める必要があります。そのためには、SNSや求人サイトなどの各種媒体の活用が欠かせません。

タレントプールに入れる人材を集められるチャネルは、下記のようなものがあります。

上記で出会った人材のデータをタレントプールへ保管し、集客を行いましょう。

手順③：候補者に定期的にアプローチする

手順②で知り合える人材は転職潜在層が多く、すぐに採用に結びつく可能性は低いです。しかし、定期的にアプローチを続けることで、候補者に自社への理解と興味を深めてもらい、採用成功率を上げることができます。

アプローチ方法は、候補者の状況にあわせてLINEやメールマガジン、オンライン面談などです。

候補者の関心を集められるよう、定期的に様々なコンテンツでアプローチしましょう。

タレントプールを活用するポイント

タレントプールを活用するポイントは、3つです。

ポイント①：候補者の転職意志を分析/把握する

タレントプールを活用するポイントの1つ目は、候補者の転職意志を分析/把握することです。

候補者の転職意志を把握するためにはアプローチ結果を数値化し、分析する必要があります。

例えば、下記のように数値を取得するのも有効な手段です。

• メッセージの返信時間・開封率・返信率
• アンケートの回答率
• アンケートにおいて転職意欲を回答してもらう

分析結果をもとに候補者へアプローチ継続の是非や、アプローチ方法の再考に役立てましょう。

ポイント②：質の高い情報発信を続ける

タレントプールを活用するポイントの2つ目は、質の高い情報発信を続けることです。

なぜなら、候補者が求めている情報を提供すると企業へ信頼と関心を寄せるからです。

例えば、「読みたい」と思われるメールマガジン、「ためになる」と思われるYouTube動画などが、候補者のニーズを理解した価値のある情報提供です。

もしも候補者のニーズを無視して、「採用したい」という気持ちだけで企業PRを詰め込んでしまうと、逆に自社への興味関心を削いでしまう可能性があります。

そのため、「候補者のために」質の高い情報提供を行うことが重要なのです。

ポイント③：データベースを常に最新の状態にする

タレントプールを活用するポイントの3つ目は、データベースを常に最新の状態にすることです。

候補者の情報は一定期間を過ぎると古くなっていくため、タレントプールとして機能しなくなります。

企業にとって必要なときに欲しい人材をリストアップできるよう、期間を定めてデータベースを更新しましょう。

タレントプールの活用事例

「タレントプールの活用方法をイメージできない」と思う人事担当者の方もいるでしょう。そこで実際にタレントプールを活用している企業の事例を、2つご紹介します。

事例①：General Motors Company

タレントプール活用事例の1つ目は、ゼネラルモーターズ（General Motors Company）です。

アメリカの自動車メーカーであり、本拠地アメリカの他に日本を含む25か国に支社を構えている同社では、自社ホームページに求人情報サイトを設けており「タレントコミュニティ」に登録できます。このタレントコミュニティは一般的な「求人へ応募する」よりも、ハードルを下げた導線なのでより多くの人を集めやすくなっています。

タレントコミュニティへの登録事項は下記の通りです。

• フルネーム
• メールアドレス
• 現在位置
• 主な関心分野
• 現在のキャリアレベル
• 卒業日
• 履歴書
• 同意書

転職希望者と転職潜在層に同時にアプローチでき、どちらも取り逃さないような設計なので、かなり参考になります。

事例②：株式会社SmartHR

タレントプール活用事例の2つ目は、株式会社SmartHRです。

株式会社SmartHRでは2つのタレントプールを連携して使っています。

創業当初から採用管理システムTalentio（タレンティオ）を導入しており、自社ホームページに候補者との接点を持てるようなサイトを設けているのです。

具体的には下記のサイトで接点を持ち、候補者へアプローチしています。

• 採用イベントの掲載
• メールマガジン登録
• Youtubeチャンネル
• カジュアル面談申し込み

上記サイトからカジュアル面談の申し込みがあると、人材データが採用管理システムTalentio（タレンティオ）へ蓄積されていく仕組みです。実際、同社では1年間で約3700名もの人材データを集めることができたようです。

まとめ：タレントプールを運用して採用を成功させよう

今回は、タレントプールに関して解説しました。

結論として、タレントプールを運用することで、必要なときに候補者へアプローチできてスムーズな採用活動に繋がります。

また、「自社でタレントプールを活用できない」という状況の方は、外部に委託することも一つの方法です。今後の採用活動のためにもタレントプールの施策を行っていきたいという方は、ぜひ一度弊社にご相談ください！