不採用通知の文例5選｜選考フェーズ別の伝え方と印象を下げないためのポイント

採用活動において、避けては通れない「不採用通知」。不採用通知を送るのは、候補者と企業、双方にとって精神的負担が大きいものです。

一方で、自社に応募してくれた人々に誠意を持って対応することは、企業と候補者の良好な関係を築けるだけでなく、SNSなどWeb上でネガティブな口コミを書き込まれるなどといったリスクの回避にもつながります。

この記事では、企業の印象を下げないための、書類選考から最終面接までの不採用通知の文例（メール・書面の郵送）についてご紹介します！

不採用通知の基本的なポイント

不採用通知を境に候補者と関係性が切れると思われてしまいがちですが、今後も消費者や取引先として関係性が続いていく可能性も十分考えられます。そのため、候補者の気持ちをできるだけ配慮し、自社に対するネガティブなイメージを最小限にすることが重要です。

不採用通知を伝える手段

不採用通知を伝える手段としてはメールや郵送（書面）、電話が挙げられますが、一般的にはメールでの連絡で問題ありません。履歴書などの応募書類やポートフォリオを返送したい場合は、書面で郵送しましょう。

電話での不採用通知は、現在ほとんど行われていません。なぜなら、直接の会話を通じて不採用通知を行うことは、企業側・求職者双方の心理的負担が大きくなるのに加え、不採用理由の詳細など答えにくい質問まで受けてしまうリスクがあるためです。また、会話でのコミュニケーションは文書として残らないため、「不採用」という非常に伝え辛い内容をつい遠回しに表現してしまうなど、「言った言わない」の問題に繋がってしまう可能性があります。

そうは言っても、インターンシップの参加などで候補者との関係性が深い場合や、早急に結果を伝えなければならない場合など、どうしても電話での通知が必要になってしまうケースもあるかもしません。そのような場合は、必ずメールや書面も併用しましょう。

採用管理システム（ATS）を活用するのもおすすめです。最近の採用管理システムは、メールアドレスや電話番号だけでなくLINEにも連携が可能なものも多く、選考状況や個人情報とあわせて管理できるため、誤送信などのヒューマンエラーを防いでくれます。また、いざというときの自動返信機能も携えているので、応募者への対応遅れも防げるのがメリットです。

不採用通知を送るタイミング

不採用通知は、面接日から24時間以内、最低でも1週間以内には送り、それ以上遅くなる場合はその旨を連絡しておきましょう。

中には、「早すぎる連絡は、マイナスイメージを持たれるのでは…？」と感じる方もいるかもしれませんが、早くて悪印象になることは基本的にありません。なぜなら、候補者は複数企業に併願しているケースが多く、一刻も早く選考結果を知りたいと望んでいるからです。結果をできるだけ迅速に伝えることは、企業の誠実さにも繋がります。

不採用通知を送る際に注意すべきポイント

不採用通知は、場合によっては候補者に誤解を与えてしまったり、自社にネガティブな印象を抱かせたりする可能性もあります。お互いに気持ちよく選考を終えるために、メールの送信前には必ず以下のポイントに注意しましょう。

①件名と本文はわかりやすく

繰り返しになりますが、候補者は複数企業に併願しているケースがほとんどです。確実に開封してもらうためには、件名や本文をわかりやすくする工夫が必要です。

以下のようにパッと見ただけで内容がわかるものにしましょう。

本文は、「結果を正確に伝えること」に重きを置きましょう。

不採用を通知する際は、ネガティブな内容に対する候補者への労いの気持ちから、曖昧で遠回しな文章になってしまいがちです。そのような配慮はとても大事ですが、齟齬を生まないように、内容はできるだけ簡潔に伝えましょう。

具体的な文例については後の章で紹介します。

②応募に対して感謝を伝える

候補者は、たくさんの選択肢がある中で自社を選んでくれています。一言で応募と言っても、時間をかけて履歴書を書き、企業研究を行い、わざわざスケジュールを調整して面接に参加してくれているのです。企業側は、候補者に多くの手間とコストがかかっていることを想像し、感謝の気持ちを伝えることが重要です。

具体的には、文章の始まりや締めの部分に「この度は、面談にお時間を賜りありがとうございました。」などといった文章を添えるのがよいでしょう。

③宛先や宛名は必ずダブルチェックする

不採用通知を送る前には、宛先や宛名を必ずダブルチェックしましょう。

後ほど紹介するようなテンプレートを利用すれば大幅な工数削減にはなりますが、宛先や宛名を変更し忘れるといったミスが発生しやすくなります。不採用通知の誤送信は、企業の信用を損ねるだけでなく、個人情報の漏洩などといった深刻なトラブルに発展する可能性も考えられます。

「宛先や宛名＝個人情報」ということを意識し、可能であれば複数人でのチェック体制を整えましょう。

④個人情報の取り扱いを明記する

選考では、履歴書や職務経歴書、ポートフォリオなどの個人情報を含む書類を多く扱います。後のトラブルを防ぐためにも、不採用通知の際には、これらの取り扱いを必ず記載しましょう。一般的に、「破棄」もしくは「返却」の2択となります。

破棄する場合は「誰がいつ破棄したか」といった記録を残しておくとベストです。

不採用通知の伝え方・方法

よほど小規模な採用活動でない限り、候補者によって応募してきたチャネルややりとりをしているツールやチャネルが複数ある場合があるかと思います。

そこで、本項ではよく利用される「メール」「手紙」「人材紹介会社」を例に注意点やポイントをご紹介します。

①メールを送る

スカウトサービスを運営する株式会社ABABAの調査によると、郵送や電話での通知が一般的だった従来とは異なり、現在は不採用通知のうち9割以上がメールで行われています。

郵送に比べ、メールは作業工数が圧倒的に少なく済み、かつ候補者側もすぐに結果を受け取れるというメリットがあります。また、確実に文書としてエビデンスが残るため、「言った言わない」のトラブルを回避できるのも大きなポイントです。

②手紙（書面）を郵送する

履歴書や職務経歴書といった個人情報を返却する場合は、不採用通知とあわせて郵送しましょう。ただし、書面は相手に届くまでに日数がかかってしまうため、事前にメールで不採用の旨を一報しておくと親切です。

また、メールと異なり、郵便物は不特定多数の人が目にする機会があります。封筒に「選考結果のお知らせ」「不採用通知在中」といったプライバシーに関する記載は避け、できれば「親展」で送るようにしましょう。

③人材紹介会社を通す

人材紹介会社を介した選考の場合は、人材紹介会社から求職者へ不採用通知を行うのが一般的です。

企業が人材紹介会社に対して不採用の連絡をする際には、不採用理由を詳細に伝えるようにしましょう。人材紹介会社は不採用理由を考慮したうえで次の人材を紹介してくれるため、マッチング精度の向上が期待できます。

【コピペOK】不採用通知の文例5選

以下、不採用通知の文例を5つご紹介します。テンプレートでも十分ですが、可能な限り自社のオリジナリティを出すように心がけましょう。

①書類選考で不採用になった場合

＜件名＞【〇〇株式会社】書類選考のご連絡

＜本文＞ 〇〇様 お世話になっております。 □□株式会社の〜〜です。 この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。 厳正なる選考の結果、誠に残念ながら、今回はご期待に添いかえる結果となりました。大変恐縮ではございますが、何卒ご理解いただけますようお願いいたします。 ☆ 末筆ながら、〇〇様のより一層のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

※ 書類の破棄・返却がある場合は、☆に以下の文章を入れてください。（②～⑤も同様です。）

②一次・二次面接で不採用になった場合

＜件名＞【〇〇株式会社】選考結果のご連絡

＜本文＞ 〇〇様 お世話になっております。 □□株式会社の〜〜です。 先日は、弊社の〇次選考にご参加くださり誠にありがとうございました。 弊社でも繰り返し検討を重ねましたが、今回は〇〇様のご意向に添いかえる結果となりました。貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このような結果となってしまい誠に申し訳ございません。 〇〇様のご経歴や〇〇に関するスキルは大変魅力的に感じましたが、今回は非常に多くのご応募をいただき、相対評価でやむなくこのような結果になりましたことをご理解いただけますと幸いです。 ☆ 末筆ながら、〇〇様のより一層のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。この度は、誠にありがとうございました。

③最終面接で不採用になった場合

＜件名＞【〇〇株式会社】選考結果のご連絡

＜本文＞ 〇〇様 お世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇です。 昨日は、営業部長・△△との面談にお時間を賜りありがとうございました。 弊社でも繰り返し検討を重ねましたが、今回は〇〇様のご意向に添いかえる結果となりました。 何度もお時間をいただいたのにも関わらず、このような結果となってしまい大変申し訳ございません。 当方がイメージ・期待しておりましたSaaSツールにおける0→1での開発&グロース経験や、大きなインパクトのある提案を上げ・周りを巻き込みながら実行できるかという部分において、〇〇の現在のステージにおいてはフィットしないと判断したことが理由でございます。 当社への熱量も高く、入社後の動きまでご提案いただいた中でご期待に添うことができず、深くお詫び申し上げます。 ☆ 今後も引き続き弊社を応援いただけますと嬉しく思います。 この度は、弊社の選考に参加くださり誠にありがとうございました。

④新卒採用の最終面接で不採用になった場合

新卒採用では多くの候補者に対応する必要があるため、不合格通知の内容にまで手をかける余裕がないという企業がほとんどではないでしょうか。しかし、就職活動中の学生は、今後の人生を左右するというプレッシャーの中、非常に強いストレスを抱えて過ごしています。

そのようなナイーブな状況であるからこそ、新卒採用ではSNSなどで企業の悪評が書き込まれるといったトラブルも散見されます。そういった事態を防ぐという意味でも、企業側は誠意のある丁寧な対応を心がけましょう。

＜件名＞【〇〇株式会社】選考結果のご連絡

＜本文＞ 〇〇様 お世話になっております。 □□株式会社の〜〜です。 昨日は、弊社の面接にご参加くださり誠にありがとうございました。 慎重に選考を実施させていただいた結果、誠に残念ですが今回はお見送りとなりました。 〇〇さんとお話をさせていただき、（ポジション名）におけるポテンシャルが申し分ないことは私も代表も感じておりました。ただ、既存メンバーとのずれを感じており、将来的に合わせていくことも可能だとは思いましたが、現在進行中の別候補者様と比較をさせていただいた上で、今回の結果となりました。 ただ、実際にお話をさせていただく中で、〇〇さんの志にとても魅力を感じたのも事実です。 （高圧的な文章に感じさせてしまいましたら申し訳ありません。） 考え方や選択によって、〇〇さんは今後飛躍的に活躍される方だと感じています。 もし今後ご縁がございましたら、その際には何卒よろしくお願いいたします。 ☆ 〇〇さんのご就職活動を応援しております。 この度は、弊社の選考を受験くださり誠にありがとうございました。

⑤手紙（書面）で不採用通知を郵送する場合

以下、書面での例文です。タイムラグを可能な限り避けるため、郵送前にメールで連絡することを心がけましょう。

〇年〇月〇日 〇〇様 　　　　　　　　　　　　　　　　　 □□株式会社                                                             人事部　〜〜 選考結果のご連絡 拝啓　この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。 さて、弊社でも繰り返し検討を重ねましたが、大変恐縮でございますが、今回は〇〇様のご意向に添えない結果となりました。ご期待に添えず、誠に申し訳ございません。 末筆ながら、〇〇様のより一層のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

今後も接点を持ちたい場合(タレントプールの活用について)

タレントプールとは、将来的に自社で採用可能性がある優秀人材をデータベース化して保有することです。自社に興味を持っている人材はもちろん、自社を退職した人（アルムナイ）や内定辞退者、その他採用の可能性がある人材はすべてタレントプールの対象となります。

採用活動を行っていると、たとえ優秀な人物でも採用に至らないケースもあります。タレントプールを活用すれば、たとえばポジションの空きがでたとき、すぐにその人物にコンタクトがとれるのです。

しかし、タレントプールの活用はそう簡単ではありません。不採用という心理的負担や抵抗を乗り越えて、それでもなお自社を選んでもらう必要があるからです。

そのためには、不採用だからといってぞんざいに扱うことなく、またいつか縁がある人物として丁寧に対応することが大事です。以下のような項目を言語化し、できるだけ1対1を感じさせるようなメッセージを相手に伝えるといった対応が必要なのです。

【番外編】繰り上げ内定の文例

以下、一度採用を見送った人材に対し、繰り上げ内定したい場合の文例です。

既述のように、タレントプールを意識した不採用通知ができていれば、一度離れた候補者に再度アプローチして採用できる可能性も十分にあります。

候補者に連絡する際には、「前回の選考において希望に添えなかった事に対して深く謝罪を伝える」ことと、「再度連絡した背景・理由をしっかりと伝える」という2つのポイントをしっかり押さえましょう。

＜件名＞【〇〇株式会社】〇〇（職種）再選考のご案内

＜本文＞ 〇〇様 お世話になっております。 □□株式会社の〜〜です。 先日は、弊社にご応募いただいたにも関わらず、ご希望に沿うことができず誠に申し訳ございませんでした。 この度、〇〇様から以前ご応募いただいた〇〇（職種）に増員が決定いたしましたので、もう一度改めてお話をさせていただきたくご連絡いたしました。 誠に恐縮ながら、もし〇〇様が引き続き弊社にご興味を持ってくださるようであれば、ぜひ機会をいただきたいと思っております。 すでに他社様でご入社が決まっているようであれば、失礼の段、ご容赦ください。 ご返信をお待ちしております。

不採用通知でよくある質問

最後に、不採用通知に関して皆様からよく頂くご質問に回答させていただきます。

①そもそも不採用通知は必ず送らなければいけないのか？

書類選考など初期段階での不採用だったとしても、不採用通知はできるだけ送るようにしましょう。

大企業の3割以上がいわゆる「サイレントお祈り」（＝不合格者に通知を行わないこと）を行う一方、大手就職情報会社の株式会社キャリタスによると、就職活動中の学生の約65％が「サイレントお祈りは許せない」と回答しているそうです。

就職活動中、求職者は他社との選考状況を見定めながら複数の選考を進めています。合否結果は、今後の就職活動の方向性を決める大きな判断材料となるため、不採用通知を行わない企業は求職者から大きな不満を持たれてしまう傾向にあるのです。

求職者から「人を大切にする企業」というポジティブイメージを抱いてもらうためには、不採用通知を単なる「お知らせ」ではなく「応募してくれたお礼」と捉える企業の誠実な姿勢が必要です。

②不採用通知を受けた求職者はどう感じている？

株式会社ABABAが就職活動中の学生に対する調査を行ったところ、83%の学生が不採用通知の印象について「形式的で冷たい印象を受けた」と感じたという結果が出ています。

また、85%が「不採用通知をきっかけにその企業を嫌いになった」、66%が「不採用になった企業の製品やサービスを今後使わない・周りにおすすめしない」と回答しました。

この結果から、多くの学生は不採用を境に企業に対してマイナスイメージを持ち、不採用通知の内容に対してもネガティブな印象を持っていることがわかります。

一方で、「個別に応援メッセージをくれた」「いつか一緒に働きたいという一文があった」「面接で話した内容が書かれていて、覚えていてくれたことが嬉しかった」など、不採用通知を介して企業の「温かさ」を感じたという声もありました。

このように、不採用通知の内容は今後の企業の印象を大きく左右する大事な要素であり、引き続き自社へ好感を持ってもらうための工夫が重要です。

③不採用の理由は伝えなければいけない？

必ずしも不採用の理由を伝える必要はありません。実際、多くの企業が不採用理由の言及を控える傾向にあります。

ただ、不採用の旨だけ伝えると文章が単調になってしまい、「形式的で冷たい印象」と受け止められてしまう可能性があります。

そこで、たとえば「〇〇の点は魅力的だが、相対評価でやむなくこのような結果となった」といったように、個々のスキルや人柄などを評価しつつ、仕方なく不採用となった旨を伝えるのがおすすめです。

候補者との関係性を見極め、角が立たない程度に不採用理由を伝えるようにしましょう。

まとめ

この記事では、不採用通知の文例や注意点などについてご紹介しました。

繰り返しになりますが、不採用通知は、求職者にとって今後の企業の好感度を左右する非常に大きな要素となります。

多くの求職者が不採用を境に企業にネガティブな印象を抱く中、自社に対して「応募してよかった」と感じてくれる人が増えれば、優秀人材が再度応募してくれたり企業の評判が広まったりと、今後の採用活動に良い影響を与えてくれるかもしれません。

不採用でも「自社に関係のない相手」と捉えることなく、企業として最後まで丁寧な対応を心がけましょう。