採用管理システム「ATS」とは？採用活動のDX化に最適なツール！

「ATS」とは採用管理システムの一つで、採用活動における応募者や求人票、選考フローを一元管理できる便利なサービスです。作業効率が上がるため採用人数が多くなったり、複数の職種を募集したりする企業にとっておすすめです。

そこで本記事ではATSの詳細や、企業別のおすすめATSサービスを紹介していきます。これからATSの運用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ATSとは採用管理システムのこと

ATSとはApplicant（応募者）Tracking（追跡）System（システム）の略で、自社の求人へ応募した求職者の受付、連絡や選考フローを効率化してくれる採用管理システムのことです。

さらに採用活動に関するデータをシステム上で管理するため、課題や改善点が可視化される点もメリット。単なる業務効率化にとどまらず、管理された情報を分析することで、採用ノウハウを自社に蓄積できます。

ATS(採用管理システム)の種類

ATS(採用管理システム)にはいくつかの種類があります。というのも、全ての採用管理システムが網羅的な機能を兼ね備えているわけではなく、全てが同じようなUI(デザイン)というわけではないからです。下記で、簡単に一般的なATS(採用管理システム)の種類分けをご紹介します。

クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型はウェブ(クラウド)上で利用できるサービスで、オンプレミス型はソフトウェアをダウンロードする必要があるサービスです。

基本的にはクラウド型が増えていますが、オンプレミス型だといつもと違うPCやスマートフォンで利用したい際にダウンロードの手間がかかってしまうので、サービスの形態がどちらに当てはまるかは確認しておきましょう。

機能別での違い

ATS(採用管理システム)には採用活動の全フローを網羅的に管理することができるものと、一部のフローに特化したものがあります。

たとえば、日程調整や候補者の管理に特化したものもあれば、求人掲載/母集団形成から内定者フォローまで網羅的な機能があるツールもあります。

もちろん、利用できる機能が増えれば増えるほど料金も高くなっていきますので自社のニーズや予算に合わせて選ぶようにしましょう。

ATS(採用管理システム)を導入するメリット

ATSは採用活動で必要な業務を効率的に進めてくれるサービスで、他にも様々なメリットがあります。ATSは単なる採用管理にとどまらず、うまく活用することで採用成功率を向上させられます。

具体的なメリットはそれぞれ以下の通りです。

• 採用管理の効率が上がる
• 内定者辞退を防げる
• 複数のポジションの採用が楽になる
• 人事の負担が減る

採用管理の効率が上がる

最初のメリットとは、採用管理の効率が大幅に向上することです。求人票や応募者、選考フローなど、あらゆる情報をシステムで一元管理できるようになることで、確認作業や次のアクションが明確になります。今まで地味にかかっていた工数を短縮することで、採用戦略の立案や内定者フォローなど、より時間をかけたい部分に集中することができます。

内定者辞退を防ぐことができる

次のメリットは、内定辞退者を防げることです。

ATSはシステム上で常に応募者の動きを追跡できます。内定を出した後、すぐに連絡を送ってフォローを行うことで、他の企業に興味を持って離脱されるのを防ぎ、自社に入社を決めてもらえる確率が高まります。

メッセージ管理もできるATSでは、対応漏れも未然に防げるため欲しい人材に漏れなくアプローチできるようになります。

特にエンジニアなど、優秀で市場価値が高いな人材ほど複数の内定を持っているケースが多いため、内定後いかにスピーディーにやり取りを行うかが最終的な採用成功のポイントになるのです。

複数のポジションの採用が楽になる

求人票を一元管理できるATSを活用することで、複数ポジションの採用がしやすくなります。複数ポジションで採用活動を行う場合、求人票の数も比例して多くなっていくことでしょう。また、多くの求人媒体を使い分けることも少なくありません。

ATSなら複数媒体をに掲載されている求人内容も一元管理できるため、複数ポジションの採用活動が圧倒的に楽になります。さらに、一度求人票を作成すればフォーマットができるため、2つ目以降の求人票が作りやすくなることもポイントです。

求人に対しての反応に応じて他の求人票を作り変えたり、訴求を変えてみたりと、試行錯誤を考えている企業もATSを利用すればスムーズに業務を進められるでしょう。

人事の負担が減る

ATSを活用するとシステム上で情報を管理できることから、人事の業務負担が減ります。エクセルやスプレッドシートなどを使って手動でで対応していた業務も、システム上で管理できるので、かなりスムーズに業務を進められます。

また、システムで情報を管理するため、正確性も高くヒューマンエラーを事前に防げることもメリット。人事の負担が減ることで、面接に割く時間や余裕が生まれたり、より採用戦略を企画する時間を確保できたりします。

ATSでできることと・機能一覧

ツールにもよりますが、基本的にATSには様々な機能が搭載されており、採用活動を効率よく進められます。具体的にATSでできることは以下の通りです。

求人データの一元管理

ATSでは自社ページ、各求人媒体の求人情報をシステムで一元管理できます。多くの媒体を利用したり、複数ポジションの求人がある企業は、ツールで一元管理すると作業効率をかなりアップさせることができます。

特に複数の求人媒体を取り扱っている企業は、各媒体ごとの情報が横断しているため管理が大変という声もよく聞きます。せっかく複数の求人媒体を使用していても、きちんと情報管理ができないと有効活用できません。

ATSを導入すれば過去掲載した求人のデータも記録できるため、その後の採用における戦略立案にも役立ちます。

応募者の情報管理

次にATSでできることとは、応募者の管理です。応募者の経歴書、履歴書などをシステムで保管できるため、気になる人材の情報をいつでも確認できます。

採用活動において、応募者の情報管理は極めて大切なポイント。自社が求める人材にマッチしているのか、どんなスキルや経験があるのかを一目で確認できるため、より効率的で質の良い採用活動にも繋がるでしょう。

個人情報の取扱いという点においてもATSは便利です。システム内で閲覧制限をかけることで個人情報の流出といったリスクを未然に防ぐことができます。応募者数は獲得できるものの、問い合わせが多すぎるあまり情報を管理ができないという企業にも、ATSの導入はおすすめです。

メール対応の自動化

ATSを利用すると、応募者や選考中の候補者に送るメールなどのコミュニケーションを自動化することができます。

1人の候補者に対して一つ一つ手作業でメールを作成して送っていると、1件5分かかるとしたら10件で1時間近くかかってしまいます。

書類選考の案内や選考通過の連絡は1つ1つ個別に作ってもほとんどが結局同じような内容になるかと思いますのでそういった部分は基本的に自動化して、確度の高い候補者には一言メッセージを添えるようにするとかなり作業効率が上がります。

選考フローの管理

ATSでは応募者ひとりひとりの選考状況をシステム上で追跡できるため、各求職者がどの選考フェーズに進んでいるかをひと目で確認できます。選考フローが長く面接を3回、4回と繰り返す企業は、候補者がどのフェーズまで進んでいるか、把握しきれないこともあるでしょう。

ATSをうまく活用することで選考フローを効率よく確認でき、どの人材の選考を優先するか、進捗管理がより簡単になることもメリットです。

昨今優秀な人材を必要とする企業が増えているため、確度の高い人材を優先的に選考に進めていくことが採用成功の鍵を握ります。

内定者のフォロー

最後に紹介するATSでできることは、内定者への通知やフォローです。ATSのシステムでは、内定を出した求職者にメールを送ることもでき、その履歴なども簡単に管理できます。

採用難が激化する今、内定を出した後のフォローも大切な採用業務です。欲しい人材が他の企業に流れていくことを未然に防ぐためにも、ATSを有効活用し、しっかりと連絡やフォローを行うようにしましょう。

数値分析・レポート化

採用活動は「数値分析」を行い、PDCAを回さなければなかなかうまく行きません。

知名度のある企業や、高待遇で候補者の検索条件に引っかかりやすい企業・アルバイトなどの採用しやすい職種を除くと、基本的に「特に何も考えずに求人を出して採用できる」ということは今の時代ほぼありえない話です。

仮説をもとに施策を行ってみて、1〜2週間で結果を確認し、数値を分析して整理してまた仮説を立てて実行してこそ「自社にとっての最適解」が見えてくるのです。

ただ、そのレポートを自社で作成しようとすると、手法や募集ポジションが増えれば増えるほど膨大な工数がかかりますので、ATSを活用して効率的に数値分析をするのがおすすめです。

ATS(採用管理システム)の費用相場

ATS(採用管理システム)はいろいろな種類がありますが、大体の料金プランや相場が決まっています。一般的な料金感と費用対効果のシュミレーションをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ATS(採用管理システム)の費用相場

まず、ATS(採用管理システム)の費用相場は以下の通りです。

初期費用	0〜35万円(ボリュームゾーン：5-10万円)
月額	5,000円〜15万円(ボリュームゾーン：2-10万円)
年間費用(初期費用含む)	6万円〜180万円

ATSによる費用対効果

次に、ATS(採用管理システム)を導入した際のシュミレーションを簡単に2つご紹介します。

成長フェーズのITベンチャー企業のケース

• 年間採用人数：新卒3名/中途7名(営業・エンジニア)
• 利用手法：採用媒体3つと自社HP
• 採用担当：専任担当1名、兼任1名

初期費用0円、月額3万円のサービスを導入した結果・・・

今まで行っていた「求人票作成(2h/週)」「候補者管理(2.5h/週)」「日程調整(2.5h/週)」「数値分析(5h/週)」「レポート作成(2.5h/週)」が全てゼロに。専任担当の時給が1800円だとすると1ヶ月で101,500円のコストカットになり、システム利用料の3万円を引いても7万円以上の費用削減になります。

上場企業のケース

• 年間採用人数：新卒10名/中途15名(営業・エンジニア・マーケター)
• 利用手法：採用媒体3つと自社HP、エージェント5社
• 採用担当：専任担当2名、兼任5名

初期費用0円、月額10万円のサービスを導入した結果・・・

今まで行っていた「求人票作成(2h/週)」や「エージェント管理(2.5h/週)」「日程調整(5h/週)」「数値分析(5h/週)」など、月間30時間以上の工数と煩雑だった作業フローが解決。その他にも、チャットツールと連携したことで社員全員が採用情報を把握することができ、リファラルで中途3名の採用に成功。

この2件はあくまでもシュミレーションですが時間的工数だけではなくその他の細々した業務や社内での確認フローなど、様々な効果が期待できます。

「自社にとって良いATS(採用管理システム)」の見極めポイント

良さはわかったものの、そもそもATSのツールが多すぎて「何が良いツールなのか」がわからない方も多いと思います。そこで、ATS(採用管理システム)を選ぶ時に「これを押さえておけばミスらない！」というポイントをご紹介します。

自社にとって過不足がないか

前述の通り、ATSツールは機能の充実度にかなり差があります。例えば、求人作成はできるけど50枠に限定されていたり、日程調整やメール対応をメインとしていて事務的な業務にのみ対応していたりします。

そのため、あらかじめ採用状況や現在のリソースを洗い出し「ここを効率化したい」というのをある程度洗い出しておくことをおすすめします。急ぎでない場合は、サービスの商談を受けながらイメージを立てていくのもいいでしょう。

コンテンツのクオリティやフォーマットは整っているか

ATSだからといってコンテンツのクオリティを過信してはいけません。求人票、応募フォーム、メール文章など、候補者の目に触れるコンテンツが自社の求めるクオリティであるかどうかはきちんと確認するようにしましょう。

信用できるセキュリティ体制か

ATSはどうしても他社が運営するサービスなので「自社がいくら気をつけても情報が流出する可能性」があります。本来絶対にあってはならないことですが、事前にセキュリティについてどのくらい対策しているのかは必ず確認しておきましょう。

利用している他のサービスと連携できるか

ATSを利用する上でかなり大事な項目として「他のサービスと連携できるか」があります。というのも、何度もお伝えしている通りATSは「採用管理システム」なので、これ1つを導入することによってバラバラになっている採用にまつわるデータが一元管理されることが重要な目的の一つなのです。

そのため、自社が活用している採用媒体はもちろん、現状で活用しているスプレッドシートやエクセルから移行しやすいか、チャットツールへの連携は可能かなども確認しておきましょう。

企業別おすすめのATS(採用管理システム)

ATSとひとことで言っても、いくつものサービスが存在します。一概におすすめのATSを決めることも難しいため、企業の抱える課題別におすすめのATSを紹介していきます。

応募者の母集団を形成したい企業

サービス名	HERP Hire
運営会社	株式会社HERP
料金	記載なし

応募者数をより増やしたい企業におすすめのATSはHERP Hireです。

HERP HireはチャットアプリのSlackやChatwork、さらにZoomなど外部サービスとの連携がスムーズです。応募者に合わせて連絡手段を自在に変更できるため、どんな方から応募が入っても、柔軟な対応ができます。

またHERP Hireでは社内一体型のスクラム採用ができます。人事や役員のみならず、現場社員と連携することで、より業務の詳細やチームの雰囲気など求職者が気になる情報を発信できます。

さらに、システム上で連携できる求人媒体は約30以上。複数の媒体を使用している企業にもおすすめのATSです。

採用管理の効率化をしたい企業

サービス名	ジョブスイートキャリア
運営会社	株式会社ステラス
料金	月額5万円～

採用管理の効率化を検討している企業は、ジョブスイートキャリアがおすすめです。

ジョブスイートキャリアは簡単な操作、使いやすさからデジタルにあまり強くない人事の方にもおすすめのATSです。ジョブスイートキャリアは初期設定や基本操作が簡単なため、ATSを導入する際のハードルがあまり高くないこともポイント。

またジョブスイートキャリアでは、応募受付から完了メールを自動化してくれます。その後、自動で進捗管理表の記入を自動で進めてくれるので、応募者が多い企業でも自動で進捗管理をができ、応募者とのやり取りを忘れることも防げます。

人材紹介からの応募も含めて自動管理してくれるため、応募者の管理を効率よく進めていきたい企業におすすめできます。

選考フローの管理をしたい企業

サービス名	ジョブカン採用管理
運営会社	株式会社DONUTS
料金	・LITEプラン：月額8500円～・STANDARDプラン：3万円～

選考フローをしっかりと管理したい企業は、ジョブカン採用管理がおすすめです。

ジョブカン採用管理はシステムで日程管理をスムーズに行えます。応募者の希望日と面接官の空いている日程をAIが判断し、自動で面接日を決めてくれる便利なATSツールです。また、その後のやり取りはLINEでできるため、応募者の離脱を防ぎやすい点もメリット。

さらに一元管理された情報は社内全体で共有できるため、採用を行う事業部長など、各ポジションのメンバーと協力して採用活動を進めやすいです。現場メンバーも積極的に採用に協力してくれる企業であれば、ジョブカン採用管理の恩恵をより感じやすいでしょう。

日々多くの応募者と面接や面談を行っていて、なかなか選考フローの管理が難しい企業は、ジョブカン採用管理を導入することでストレスを軽減できるかもしれません。

採用工程の分析をしたい企業

サービス名	sonar ATS
運営会社	Thinkings株式会社
料金	・基本プラン：2万2000円～※オプションにより変動

採用工程を可視化し、より分析を高めていきたい企業は、sonar ATSがおすすめです。

sonar ATSは数あるATSの中でも、分析能力に長けたサービスです。応募者数や選考通過数など、採用活動に必要なデータを可視化でき、複雑な選考フェーズもフロー図にまとめることで、わかりやすく情報を管理できます。

また採用活動におけるKPIを設定し、数値を入力することで採用人数のシミュレーションも可能。目標人数から逆算して応募者数をどれくらい集めるべきかなど、採用工程をより詳しく分析できることが大きなメリットです。

すでに応募者数も確保できて、内定者フォローも行っていても採用がうまく行かない企業は、sonar ATSで現状を分析し、問題点を探していくと良いでしょう。

ATS(採用管理システム)を活用して採用活動の質を向上！

ATS(採用管理ツール)はあらゆる採用情報をシステムで一元管理できるため、応募者とのやり取りや内定フォロー、面接の日程調整など採用活動に必要なアクションを効率よく進めていけます。人事に係る負担や時間を削減することで、ゆとりのある採用活動も実現可能。

採用人数が多くて情報管理が大変だったり、人事の人数が少なくできるだけ業務をデジタル化したいと考えている企業は、ATSを導入してみるとよいでしょう。