採用DXとは、デジタル技術を使って既存の採用活動を見直して改革することで、自社のターゲットにマッチする人材を採用したり、定着率を上げたりすることです。
採用業務をデジタル化(DX)することでデータに基づいた意思決定ができるようになり、より採用業務の生産性と質を上げることができたり、業務を自動化してコア業務に専念できたりします。
今回は、そんな採用DXを実施するステップや成功させるためのポイント、採用DXを促進するおすすめのITツールを紹介します。
DXとは
DXは、デジタルトランスフォーメーション(Digital Transformation)の略称です。経済産業省が平成30年に発表したDXレポートでは、IT専門調査会社IDC Japan株式会社のDXに関する解釈を参考に、以下のように定義しています。
“企業が外部エコシステム(顧客、市場)の破壊的な変化に対応しつつ、内部エコシステム(組織、文化、従業員)の変革を牽引しながら、第3のプラットフォーム(クラウド、モビリティ、ビッグデータ／アナリティクス、ソーシャル技術)を利用して、新しい製品やサービス、新しいビジネス・モデルを通して、ネットとリアルの両面での顧客エクスペリエンスの変革を図ることで価値を創出し、競争上の優位性を確立すること”
つまりDXとは「企業がデジタル技術を活用し、ビジネスのあり方を根本から変革すること」です。具体的には顧客のニーズや市場の変化に対応して顧客満足度を向上させるために、デジタル技術を使って、業務、組織、企業文化などさまざまな面を変革します。最終的には、この取り組みを行うことで競争力を高めて売上・利益拡大につなげます。
採用DXとは
では採用活動におけるDXとは、どのような意味を持つのでしょうか。
DXの定義に基づくと、採用DXとは企業がデジタル技術を活用して既存の選考プロセスや採用活動を見直して改革し、採用業務の生産性や質を向上させ、採用後の定着率を上げることです。
具体的には、採用DXは採用活動の全段階、すなわち企業の認知度向上、応募、選考、入社など、採用活動における全プロセスに影響を与えます。
例えば母集団形成において、ビッグデータを活用したパーソナライズされた広告を打ち出したり選考においては、Web面接ツールやチャットツール、採用管理システムを導入することで、求職者に円滑で満足度の高い選考体験(採用CX)を提供することができます。
採用DXはCX(候補者体験)とEX(従業員体験)の最適化でより大きな成果を上げられる
採用DXでは、採用CX(候補者体験)と採用EX(従業員体験)の向上に重きを置くことで、自社のターゲットにマッチする人材を採用し、定着率を上げるという成果につなげることができます。
採用CXの向上により、狙ったターゲットの入社意欲を高め「選ばれる企業」となり、EXの向上により入社した社員の満足度を高めて定着率を高められるからです。採用DXはCXとEXの両輪を回すことで、高い成果を生み出せるのです。
CX(候補者体験)向上で、入社意欲を高め第一志望として選ばれる
まず、CX(Candidate Experience)は、企業が顧客に商品・サービスを提供する際に与える体験や印象のことを指しますが、採用活動では、求職者に与える企業イメージや入社意欲を高めるための体験を意味します。具体的には、企業認知、応募、選考、内定といった各フェーズにおいて候補者に魅力的な体験を提供することです。
例えば選考フェーズにおいて、候補者からの質問に素早く丁寧に対応することは、入社意欲の向上につながると考えられます。このような場面ではITツールを活用し、チャットボットによる自動応答やプッシュ通知による素早い連絡などを行うことができます。
ただしITツールやデータの活用は、あくまでも手段であり目的ではありません。採用CX向上という最終目標を達成するために、自社の採用においてどのようなツールやデータの活用が合っているのかを検討することが重要です。
EX(従業員体験)向上で、入社後の定着率を向上させる
EX(Employee Experience)とは、社員が企業で働くことを通して得られる体験価値のことです。つまり、採用プロセスにおけるEXは、入社後のフェーズに該当します。
採用DXにおいてEXとの親和性が成り立つ理由は、EXを向上させることで就業満足度の高い社員が増えて、社員が知り合いや友人に自社の魅力を伝えることも増えるため、リファラル採用などの「既存社員を活かした採用活動」が可能になるからです。SNSや採用サイトなど採用広報の段階でも、社員のインタビューなどでより具体的な訴求ができます。
EXを高めるには、社員の就業満足度を上げるためにはどうすればよいかを考え、ITツールや社内に蓄積したデータを活用できるか検討してみましょう。例えば、社内アンケートの結果、社員のキャリアデザインを支援することが従業員満足度につながると考えたら、eラーニングで学習できるようにするなど学習管理システムを導入できます。
採用DXを行うメリット
次に採用DXを行うメリットを解説します。
データ基盤を作って情報を蓄積し後々活用できる
一つ目は、データ基盤を構築して情報を蓄積することで、様々な視点からの分析が可能になり、データに基づいた意思決定ができるようになることです。
例えば、採用管理システムを導入することで、応募者から入社に至るまでのプロセスを細かくデータ化することができます。面接評価、志望動機、選考段階など、多岐にわたる情報をデータベース化することで、採用活動の成功率向上につなげることができます。
企業のイメージが向上し応募者数が増える
二つ目は、企業のイメージが向上し、応募者数が増えることです。
DX化を行うことで、採用業務全体の質が上がり、候補者によい採用体験を提供できます。
例えば、説明会や面接の実施においてもオンライン化することで、候補者は場所を選ばずに参加できるようになります。
このような「候補者にとっての選考への参加のしやすさ」を考えた上でのDXへの取り組みは、「時代に合わせて最新技術を取り入れている」「候補者の立場に立った配慮を行っている」という印象を候補者に与え、結果として企業イメージの向上につながるのです。
企業イメージの向上は、他の知り合いや友人への口コミを促し、結果的に応募者数の増加につながります。
採用業務を自動化・省力化して、コア業務に時間を割ける
三つ目は、採用業務を自動化・省力化して、他の業務に時間を割けることです。
時間がかかっていたアナログな定型業務にITツールを導入して作業を自動化することで、工数負担を減らしてより重要度の高い採用業務に注力できるようになります。
例えば、候補者との面接日程調整をITツールを導入して自動化することで、工数を減らし、空いた時間を活用して、重要度の高い候補者への返信や新たな企画を行ったり、データ分析に基づいた採用戦略の策定や、改善施策を行ったりできます。
例えば、日程調整ツールであれば日程調整ツールの「スケコン」などがおすすめです。
採用DXを進めるためのステップ
採用のDX化を行うための手順を解説します。
現状の採用フローとCX(候補者体験)を洗い出す
まず、現状の採用活動における全プロセスを洗い出し、それぞれのプロセスにおけるCXを洗い出し、分析します。
候補者のニーズは、時代とともに変わり続けるため最新のニーズを調査し、自社が提供するCX体験とにギャップが生まれていないかを確認してください。近年の求職者の動向やニーズに関する一次情報を収集し、入社者へのアンケート調査やインタビューを実施することで、自社の現行採用施策とのギャップを具体的に分析します。
提供したいCX(候補者体験)を決める
次に、自社にとってどのようなCXが理想的かを検討していきます。
この検討には、カスタマージャーニーマップを採用活動に置き換えたキャンディデートジャーニーマップの作成が便利です。
キャンディデートジャーニーマップは、候補者が企業と関わる一連のプロセスにおいて、どのような心理状態や行動をとるかを可視化するものです。就職活動における情報収集から応募、選考、内定に至るまでの各段階において、候補者がどのようなことを考え、感じ、行動するかを詳細に描き出すことで、候補者にとって理想的なCXをイメージすることができます。
その上で、理想的なCXを実現するための施策として、例えば事業内容や働く社員の様子をSNSや採用サイト、求人情報などでリアルな企業情報を発信する、対面の選考にかかる移動時間をなくしてオンラインで面接を行うなどを考えましょう。
理想と現状のギャップを把握し課題を解消するITツールを導入する
理想と現状のギャップから、採用活動における課題を明確にすることで、ITツールを導入してから効果的に採用課題を解決することができます。
例えば「応募書類の確認に時間がかかり、候補者を待たせてしまっている」という状況があるとします。
この場合、例えばAIによって自動スクリーニングができる採用管理ツールを導入することで、応募書類の評価効率を上げて候補者に素早いレスポンスを行うことができます。
EX(従業員体験)の現状を分析し改善するための施策を考える
次に、EXの現状を分析し、改善するための施策を考えましょう。
匿名アンケートなどを実施し、社員に、入社してから困った事や不安だった事、また企業に求める改善点などをヒアリングしましょう。例えば、入社前のオンボーディングや研修が不足しているという声がある場合、ITツールを導入し、e-learningや動画教材、対面研修など、多様な形式の研修を組み合わせた体系的な学習プログラムを導入できます。さらに、各社員の学習進度の状況を管理できる情報管理ツールを導入することで、社員一人ひとりの成長をサポートすることも可能です。
施策の効果を検証してPDCAを回し続ける
CXとEXの施策を検討したら、次は実際にそれらを実行します。
施策実行後は、採用活動におけるターゲット層への訴求力向上と採用した人材の定着率向上という観点から、各施策の効果を定期的に測定しましょう。
また、この際、重要なのは効果測定をするにあたり、見るべき指標を事前に定めておくことです。例えば、CXであれば内定辞退率、EXであれば一年以内の離職率などです。
採用DXを成功させるポイント
採用DXを成功させるポイントを解説します。
業務改革を進める際は採用DXの目的から考える
採用DXで業務改革を進めるうえでの成功のポイントは、最終的に何を達成したいのかという目的から逆算して考えることです。
業務改革は、単に現状の業務を効率化することだけでなく、根底から業務のあり方を変えることを意味します。そのため、現状でできること、できそうなことから考えるのではなく、理想の未来像から逆算して考えることで、より広い視点から課題を解決するアイデアを生み出せます。
例えば、多様な経歴や経験を持つ人材を多く採用し、組織の多様性を高めたいとしましょう。このような場合、現在の採用プロセスでは、多様な人材からの応募があるものの、応募書類の選考に偏りがある、面接官の無意識のバイアスがかかっていると推測した場合、DXを活用することで、これらの課題を解決することができます。
例えば、自然言語処理を使ったテキストマイニングにより、応募者のスキルや経験を定量的に評価するなど、AIを活用した応募書類の選考を行うことで、より客観的な評価ができます。
DX化を進める上で、新たなITツールを導入する場合、既に使用しているツールに加えて新たに導入したいツールがある場合、複数のツールを一つのツールに統合することも検討しましょう。ツールを一元化することで情報の管理がしやすくなり、時間のロスを削減できます。
外部人材の手を借りる
採用DXを推進するためには、外部の人材を活用することでより高い成果が望めます。
独立行政法人日本貿易振興機構（ジェトロ）による2023年度｜ジェトロ海外ビジネス調査の分析レポートによると、DX推進で国内の外部人材と連携する企業は、組織内のみで実施する企業と比べ、成果を実感している割合が約11%高いことがわかりました。組織内だけではカバーできないノウハウや視点を取り入れることで、より効果的なDX推進が可能になるのです。
社内のメンバーでDXを進めるのは、自社の業務プロセスを深く理解しているため、自社の業務プロセスに特化したデジタル化を行い、効率化ができます。例えば、応募書類の入力やデータ入力などの単純作業を自動化することで、業務の負荷を軽減できます。
一方、重要性は認識しながらも、何から着手すれば良いか分からず、具体的な実行に移せていない企業も少なくありません。
このような状況下で、 まずは外部の人材や代行サービスを登用することで採用DXの基盤を構築してもらいつつ社内にノウハウを蓄積することができます。どこから手をつければ良いか分からないという場合でも、外部に委託することで、客観的な視点から自社の課題を洗い出し、具体的な提案をしてもらうことができます。
Web採用を強化する
三つ目は、Web採用を強化することです。
認知度向上、応募、選考のフェーズにおいてWeb系の採用手法を取り入れることで、より多くの候補者にリーチできます。さらに、オンライン上で応募や選考を進めることで求職者は時間や場所を制限されることなく、自分のペースで選考に参加できるようになるのです。この結果、求職者は企業の選考プロセスをスムーズだと感じて企業への好感度が向上します。
例えば、認知度を向上させ母集団を確保するフェーズでは、SNS、採用サイト、外部求人サイトなどを活用した採用広報活動が考えられます。応募や選考のフェーズでは、チャットツール導入による迅速な質問対応や、オンライン説明会・面接の実施により、候補者の負担を軽減し、満足度向上につなげられます。
採用のDX化に効果的なITツール7選
採用のDX化に効果的なITツールを7つ紹介します。
ジョブカン採用管理
ジョブカン採用管理は、株式会社DONUTSが提供する応募から内定までの一連の採用業務を効率化する採用管理システムです。
求人サイト作成、10種類以上の求人媒体からの応募者データの一元管理、候補者とのやり取り自動化など、様々な機能を搭載。AIによるアクション提案や日程調整機能も備え、選考プロセスをスムーズにします。蓄積されたデータを分析し、採用戦略の改善もできます。シンプルな操作性で、初心者でも使いやすい点が魅力です。
ハーモス採用
ハーモス採用は、株式会社ビズリーチが提供する母集団形成から選考管理、分析まで採用活動の業務を一括管理できる採用管理システムです。
集客・応募段階では、求人ページ作成やAIを用いた求人の自動作成や、求人媒体との応募者情報の連携ができます。選考管理のフェーズにおいては、職務経歴書、評価、メール履歴などの一括管理や面接評価の入力・管理、日程調整があります。また、分析では、応募数や採用単価の推移を確認したり、選考状況の傾向を分析したりできます。
i-web
i-webは、株式会社ヒューマネージが提供していて、母集団形成から内定者フォローまでの業務を一括で管理できる採用管理システムです。
Webページや採用サイトの作成機能も搭載するほか、独自のアルゴリズムでエントリーシートから自己表現や論理思考力を推定したり、セミナー参加やマイページログインなどの行動を基に志望度をスコア化したりするなど、採用担当者の業務を多角的にサポートする機能が充実しています。
HITO-Linkリクルーティング
HITO-Linkリクルーティングは、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が提供する応募者情報管理から内定者フォローまでを管理できる採用管理システムです。
このツールの特徴は、30以上の求人媒体から自動で応募者のデータ取り込みが可能で、メールの一括送信やOutloolやGoogleカレンダーなどカレンダー連携機能、メールの一括送信機能もあります。また、レポート機能で自社独自で検証したい分析軸でのカスタマイズや標準項目での分析など様々な観点で分析が可能です。
TalentClip
TalentClipは、株式会社広済堂ビジネスサポートが提供する採用ページ作成から応募者管理までをサポートする採用管理システムです。
採用サイトの作成では、プロのカメラマンとライターが企業に出向き、話を聞き魅力を深堀したうえでノウハウを凝縮した採用サイトを作成します。また、複数の求人媒体と連携しているため、より多くの候補者にアプローチできるとともに、応募者情報や選考状況を一元管理できるなど、採用活動の効率化をサポートします。
harutaka
harutakaは、株式会社ZENKIGENが提供するWeb面接機能を主な特徴とする採用管理システムです。オンライン面接機能があり、録画された動画に複数の評価者がコメントを付け、確認事項を共有できます。
また、接続テストの実施状況を一元管理できるため、迅速にエラーを発見し、早期の復旧に取り組めるためスムーズな遂行ができます。その他、応募者情報や進捗状況の管理、日程調整機能などの様々な機能を備えています。
エアリーフレッシャーズクラウド
エアリーフレッシャーズクラウドは、EDGE株式会社が提供する内定者フォローを効率化するコミュニケーションツールです。
内定者向けのコミュニケーションツールとして、情報の一斉通知やアンケート機能に加え、内定者同士の交流を活発にするタイムライン機能があります。この機能を通じて、内定者は会社の雰囲気や働き方を共有し、入社前に企業への理解を深めることができます。結果、従業員エンゲージメントの向上と入社後のミスマッチ防止につながります。
採用DXに成功した企業事例
採用DXに成功した企業事例を紹介します。
株式会社アクアスター｜データに基づいた求人媒体の選定によるコスト削減に成功
TVCM用絵コンテ・グラフィック用カンプ制作やキャラクター制作など、グラフィックとテクノロジーで課題を解決する株式会社アクアスターは、10以上の求人媒体からの情報をExcelで管理しており、データが散在しており、データに基づいた求人媒体選定や効果測定に課題を抱えていました。従来のやり方に限界を感じてジョブカン採用管理を導入します。
導入の結果、各求人媒体からの応募数の数値や推移を一覧で確認でき、データに基づいた求人媒体選定ができるようになりました。応募数は確保しながら不必要な求人媒体をなくすことでコスト削減に成功しています。
参照：ジョブカン採用管理「経路別応募数の分析により適切な媒体選定が可能に(株式会社アクアスター)」
ウルシステムズ株式会社｜情報の一元化と作業の自動化で採用業務が75％削減、決定数が2倍に
ITコンサルティング事業を展開するウルシステムズ株式会社は、候補者情報や面接評価がExcelや紙で管理されており、情報の検索や更新に時間がかかっていたことが課題でハーモス採用をツールとして導入しました。
導入後は候補者情報、面接評価、人材紹介会社とのやり取りなどすべての採用情報を一つに集約できるようになり、メールテンプレート作成、未対応フラグによるフォローアップなど、定型的な作業を自動化することができています。人為的なミスを減らし、時間を有効活用できるようになったことで、採用オペレーションを75%削減し、採用決定数を2倍に増加させることができました。
参照：ハーモス採用「新卒も中途もHRMOS採用で一元管理。オペレーション工数を75％削減(ウルシステムズ株式会社)」
株式会社ハイマックス｜オンライン選考を取り入れ社内コストが10〜20%削減
基幹システムの開発・導入を支援する株式会社ハイマックスは、4採用担当者の数が少ないため、地方への出張や面接対応が十分に行えず、人手不足が課題となっていました。
この課題解決のため、同社はharutakaを採用管理システムとして導入しました。その結果、自己PR動画による録画選考やライブ面接など、オンライン選考が実施できるようになり、コロナ禍においても効率的な採用活動ができるようになりました。その結果、導入初年度時点で社内コストを10〜20%削減し、今後のさらなるコスト削減効果が期待されています。
参照：harutaka「社内コスト20%削減と、評価の属人化からの脱却に成功した取り組みとは(株式会社ハイマックス)」
まとめ
本記事では、採用DXの実施メリットや具体的なステップ、そしておすすめツールなどを紹介しました。
採用DXは、デジタル技術を活用して、従来のアナログな採用活動を革新し、自社に最適な人材を採用・定着させる取り組みです。
採用DXの目的を達成するために、CXとEXの向上という観点からITツールやデータの活用を検討してみてください。
