【無料・コピペOK】採用通知書のテンプレート｜書き方や注意点もご紹介

企業が採用の意思を表す際に発行される「採用通知書」ですが、意外とどう作成を進めてよいかわからない方も多いのではないでしょうか。

この記事では、採用通知書の書き方や注意点、内定通知書との違いなどについての解説や、無料で利用できる採用通知書のテンプレートもご用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。

採用通知書とは

採用通知書とは、企業が採用を決定した場合、求職者にその旨を通知するための書面を指します。

採用通知書の発行は義務ではありませんが、求職者が企業の意向を正式に知ることにより、自社への入社を決定してくれたり、他社の選考を辞退してくれる可能性が高まります。そのため、採用を決定したらできるだけ早めに送付することをおすすめします。

内定通知書との違い

採用通知書と混同されやすい書類として「内定通知書」があります。採用通知書と内定通知書の違いは以下のとおりです。

企業の中には、両者を分けずにまとめて「採用内定通知書」として送付する場合もあります。また、新卒採用の場合は「卒業・修了年度の10月1日以降 」から内定通知書の送付が可能になりますので、注意しましょう。

その他採用における書類との違い

採用に関する書類は、採用通知書や内定通知書のほかにも色々あります。それぞれの概要や特徴、送るタイミングなどを確認していきましょう。

労働条件通知書

労働条件通知書とは、賃金や労働時間帯など労働条件を記載した書面のことで、労働基準法第15条第1項において交付が義務付けられています。内定時や入社日に交付されることが多く、最近では採用通知書や労働契約書と兼ねて交付するケースもあります。

記載項目に関しては細かいルールが存在しますので、厚生労働省のHPを確認しながら抜け漏れのないように作成しましょう。

労働契約書（雇用契約書）

労働契約書（雇用契約書）とは、労働契約の内容を明らかにした上で、企業と労働者の双方が合意して署名・押印し、労働契約を締結するための書類を指します。内定日や入社日に締結するケースが多く、採用通知書や労働条件通知書と兼ねることも可能です。

交付の義務はないものの、労働契約法上では「作成が望ましい」とされています。

採用証明書

採用証明書とは、企業が労働者を採用したことを証明する書類のことです。主に失業手当（基本手当）を受給している求職者がハローワークに提出するために交付されており、雇用年月日や採用条件、採用経路などを記載するのが一般的です。

該当者は就業開始までにハローワークへ提出する必要があるため、内定者から交付の依頼があった場合は、速やかに作成を進めましょう。

採用通知書の記載事項と通知方法

この章では、採用通知書の記載すべき事項と同封書類について解説します。

採用通知書に記載する項目

既述のとおり採用通知書の交付に法的義務はないため、記載項目に関しての特別なルールはありません。一般的に、以下のような項目を記載します。

文書を作成する際に一番重要となるのが、候補者が「いつまでに何をしたらよいのか」についてをまず一番に理解してもらえるようにすることです。書類の提出期限や今後のスケジュールを明確に記載し、スムーズに入社手続きができる体制を整えましょう。

また、企業から交付する正式な文書ですので、頭語や結語、締めの挨拶などにも注意を払うことも大事です。

採用通知書に同封すべき書類

採用通知書を送付する際には、以下の書類を同封するのがおすすめです。

送付状

送付状とは「添え状」とも呼ばれますが、「誰が」「何を」「何通」送ったかを記載する文書です。一般的に、ビジネス文書を郵送する際には送付状を同封するのがマナーとされているので、忘れずに同封しましょう。

入社承諾書

入社承諾書とは、その名のとおり応募者が企業への入社を承諾したことを伝える書類です。法的な効力はありませんが、内定辞退などのトラブルを回避するために、「特別な理由がない限り入社をする」といった誓約を付け加えるのもおすすめです。

入社誓約書

入社誓約書は、応募者の経歴に偽りがないかを含め、就業規則など企業のルールを遵守することを誓うための書類です。法的効力はありませんが、主にトラブル防止のための自衛策として用いられます。

労働条件通知書、労働契約書

労働条件通知書と労働契約書の内容は先に述べたとおりですが、企業と応募者双方の手間を減らすために、採用通知書と同じタイミングで送るのがベストです。

返信用封筒

応募者がスムーズに次のアクションを起こせるよう、返信用封筒も同封しましょう。あらかじめ宛先や切手を貼っておくことで、郵送時のトラブルも防げます。

【コピペOK】採用通知書の無料テンプレート

以下、採用通知書の無料テンプレートです。メールアドレスなどの入力なしでダウンロードできますので、自社の内容に合わせてカスタマイズしてご利用ください。

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【番外編・コピペOK】同封書類のテンプレート

ここでは、同封書類（送付状・入社承諾書・入社誓約書）の無料テンプレートを掲載します。

送付状

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入社承諾書

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入社誓約書

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採用通知書を送る際の4つの注意点

採用通知書を送る際には、以下に挙げる4点に注意しましょう。

① 送る前に電話連絡をする

採用の直前で優秀な人材が他社に流れないようにするためには、採用の通知をスピーディーに行うことが基本です。そのため、採用が決まったら採用通知書を送る前にまずは電話で連絡をしましょう。

また、直接会話をすることで、より丁寧な印象を与えたり、候補者の反応を探れたり併願企業の状況を把握できるというメリットもあります。電話連絡を行う際には、採用の旨とあわせて以下のコミュニケーションをとるのがおすすめです。

【参考】電話でのトーク例

◆挨拶、選考参加のお礼
「株式会社〇〇の〇〇です。〇〇様でお間違いないでしょうか？」
「先日は、弊社の選考にご参加いただき誠にありがとうございました。」
「ただいま、5分ほどお時間いただいても大丈夫でしょうか？」

◆採用の連絡とフィードバック
「選考の結果、〇〇様の採用が決まりましたのでご連絡しました。〇〇様の〇〇のご経験やスキルは面接を担当した〇〇も、最終面接を担当した役員の△△からも非常に評価が高く、弊社の〇〇の分野で必ずご活躍いただけると感じております。」

◆入社意向や他社の選考状況の確認
「〇〇様としては、現時点でどのようなご意向でしょうか？」
「ほかにも選考を受けられていますか？」
「弊社社員と面談なども組めますので、悩まれていることがございましたらお気軽にご相談ください。」

◆今後のスケジュール
「採用通知書などの書類を、本日中に郵送でお送りする予定です。〇〇の期限は〇月〇日となっておりますので、ご対応をお願いできればと思います。追って、メールでも詳細をお送りしますね。」

② 書留で送る

ほかの郵便物に埋もれてしまうリスクを防ぐため、採用通知書を送る際は書留郵便を利用しましょう。書留であれば、どこまで配達されているか追跡できるのはもちろん、ポスト投函でなく本人に直接手渡しされるため、相手に確実に書類を届けることができます。

また、配達完了を見届けたら、採用通知書が届いたかどうかをメールなどで連絡するとより丁寧な印象を与えることができます。

③ 最終面接終了後、1週間以内に送る

就職活動や転職活動を行っている候補者は、同時に複数の企業の選考を受けているケースがほとんどです。結果通知などの対応が遅れると、それだけ入社意欲が下がってしまうリスクも高まり、最悪の場合は採用通知が早い他社へ入社を決めてしまう可能性もあります。

そのため、採用通知書は採用が決まったらできるだけ早く、遅くとも最終面接終了後1週間以内には送るようにしましょう。

④ 誤字脱字や宛先ミスを起こさないようにする

日付や宛先など書面に誤字脱字が生じると、手続きが滞ってしまうだけでなく、候補者に不信感を与えてしまい入社意欲に悪影響が出る可能性もあります。

とくに住所などの宛先ミスは、情報漏洩といった企業として重大なリスクにつながることもあります。作成者が入念に注意するのはもちろん、第三者によるダブルチェック、可能であればトリプルチェックを行いましょう。

採用通知書に関してよくある質問

ここでは、採用通知書に関してよく聞かれる質問を2点解説します。

採用通知書には法的効力がある？

前述のとおり、採用通知書とは「企業側が採用を決定した」という事実を伝えるための文書であり、その時点では労働契約は成立していません。

一般的に、企業と候補者の間に労働契約が成立していれば法的効力が発生しますので、採用通知書には「法的な効力がない」とされるケースがほとんどです

一方、「内定」は労働契約法第6条に定められているとおり「労働契約の成立」に該当するため、正当な理由がない限り企業側からの入社取り消しは難しいとされます。

ただし「どのタイミングで労働契約が成立したか」はケースバイケースかつ専門家でも見解が異なるため、何かトラブルが起こった場合は必ず弁護士に相談するようにしましょう。

メールで送ってもいい？

結論から言うと、採用通知はメールで送っても問題ありません。以前は書面での郵送が当たり前でしたが、現在では求職者のほとんどがスマートフォンやパソコンを使って就職活動を行っていることもあり、多くの企業が採用通知をメールで伝えています。

メールでの通知は、コストや工数の削減や迅速に対応できるというメリットもあります。

【参考】メールでの採用通知例

まとめ

この記事では、採用通知書の書き方や注意点、採用通知書の無料テンプレートをご紹介しました。

多くの担当者が事務的に進めている採用通知書ですが、送るタイミングや電話との併用など候補者の目線に立つことで、企業のイメージ向上にもつながります。また、法的効力の有無やほかの採用書類との違いを理解することも、不要なトラブルを避け、入社までの手続きをスムーズに進めるための非常に重要な要素となります。

この記事が、貴社のお役に立てますと幸いです。