【完全版】採用代行(RPO)における依頼の流れや気をつけるべきこと

「採用代行に依頼するタイミングがわからない」

「採用業務を外部に任せるとき、何に気をつければいいの？」

「採用代行を利用する具体的な流れが知りたい」

採用代行サービスを導入するにあたり、このようにお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

結論、採用代行（RPO）における依頼の流れは以下の通りです。

1. キックオフミーティング
2. 採用スケジュールの策定
3. 求人広告の作成や面接など（依頼内容によって異なる）
4. 業務のフィードバック

本記事では、そんな採用代行に依頼する際の流れや注意点を解説します。

採用代行（RPO）に依頼する前に準備しておくこと

採用代行への依頼をスムーズに進めるためには、社内での事前準備をしっかりと行いましょう。採用活動におけるノンコア業務を外注するケースでは、次の手順を踏むことをおすすめします。

• 課題の特定：自社が抱える採用に関する問題点の洗い出し・明確化
• 採用計画の策定：企業の将来像を踏まえ、求める人材像、採用時期、採用数に関する計画を策定
• 業務範囲の定義：「内製する業務」と「採用代行に依頼する業務」の範囲を明確にする
• 予算と見積もりの確認：提案されたプランと予算を比較し、コストパフォーマンスを鑑みた上で最終決定を下す

採用代行【即戦力RPO】における依頼の流れ

弊社が運営する『即戦力RPO』は支援実績330社、20万件超えのスカウトデータを有する、経験豊富な採用代行サービスです。面接を除くあらゆる採用関連業務をカバーし、多岐にわたるサポートで数々の企業から選ばれています。

以下では、『即戦力RPO』における依頼の流れについてご紹介します。

▶︎即戦力RPOのサービス資料を見る

お問い合わせ

『即戦力RPO』にご興味を持っていただいた方は、まず専用フォームを通じてご連絡ください。貴社の名称や担当者のお名前、職位、連絡先等の情報をご入力いただくだけですぐに問い合わせが完了します。

2営業日以内に担当者より返答があります。その後、お打ち合わせかお電話にて貴社のニーズをヒアリングさせていただき、最適なサービスやプランをご提案いたします。

競合・採用ターゲット分析

お打ち合わせ後、20万件を超える膨大なデータを駆使し、企業ごとに業界特性や採用目標などから逆算した戦略を策定します。

弊社独自の方法で市場調査や比較分析を徹底的に行うことで、採用ターゲットを引き寄せるための各社の訴求ポイントを策定します。採用ターゲットに対しての解像度も高めながら、求める人材の資質を細かく分析し、効率的な採用戦略や趣味レーションの立案を行います。

プランのご提案・見積もり案内

各企業様の採用ニーズや直面している課題に基づき、最適化されたプランをご提案します。

弊社はフルカスタマイズのプランなので貴社のニーズや課題に合わせた最適なプランをご要望に応じて作成し、ご案内いたします。

契約締結

ご提案内容や稼働開始時期が決定した時点で契約を締結させていただきます。

運用開始(キックオフミーティング)

契約が成立した後、採用活動の具体的な運用に取り掛かります。

キックオフミーティングから本格的にご支援を開始し、採用戦略の策定、スカウトの実施、採用に関する広報活動といったご支援を行います。

一般的な採用代行（RPO）における依頼の流れ【契約～FBまで】

戦略設計から運用までをトータルでサポートする採用代行もありますが、多くの場合は「特定の業務を代行する形態が多いです。」

以下では、一般的な採用代行における依頼後の流れについてご紹介します。

キックオフミーティング

採用代行サービスとの契約後には、キックオフミーティングの実施が一般的です。

採用目標、期待する成果、コミュニケーション手段、報告頻度など、プロジェクトの基礎となる枠組みを決定します。

採用ビジョンや戦略を十分にすり合わせたうえで、企業の要望に応じた適切なサポートを提供するため、担当者がこの段階でヒアリングを行いますす。

採用スケジュールの策定

キックオフミーティングを終えた後は、採用計画の立案に取り掛かります。

採用したい人物像の明確化、募集開始から内定に至るまでの各フェーズの期日設定、選考スケジュールの決定など、採用プロセスの全体像を設計します。

求人広告の作成・掲載を依頼した場合

採用代行サービスに求人広告の作成を依頼した場合、企業のブランドイメージや求める人物像を反映した求人広告(求人票)を作成します。

作成できた求人広告は、目標とする人材がよく訪れる媒体へ掲載します。

採用代行サービスによって求人広告の質は大きく異なるため、求人広告の制作依頼を検討されている場合は、過去の事例を依頼前に確認しておきましょう。

書類選考の実施を依頼した場合

書類審査の段階では、応募者の職歴・能力が貴社の求める基準に適合しているかを検討します。

採用代行業者は、採用要件や事前に定めた採用基準に即した応募資料の詳細な審査を行い、適任者を選定します。

候補者選択においては、業者の豊富な専門知識と経験が大いに役立つため、予算に余裕がある場合は書類選考を依頼するのがおすすめです。

面接調整・実施を依頼した場合

採用代行サービスに面接の日程調整を依頼した場合、候補者との日程調整から面接の運営まで、代行業者が行います。

面接フェーズにおいては、候補者との日程調整にリソースが取られることも少なくありません。

採用代行業者は、貴社のニーズに応じて面接の日程を決定し、候補者に通知を行う責務を全うします。

採用イベントの企画・運営を依頼した場合

採用イベントを代行業者に依頼する場合、企画から運営までを採用代行業者が担当します。

企業の文化や魅力を伝える場として「イベントの成功が採用成果に直結する」ため、しっかりとしたプランニングが必要です。

コンセプト策定、日程の決定、会場の準備、参加者への通知発送、そして当日の管理など、イベントの企画・運営を自社で賄うのは苦労するでしょう。

採用イベントの実施を検討されている場合は、代行業者に任せるのも一つの方法です。

内定者フォローの実施を依頼した場合

採用代行業者に内定者へのフォローを依頼した場合、内定の通知から入社に至るまで、候補者との連絡を委託できます。

内定者が最終的な入社の意思を固めるまでの期間は、他の選択肢を比較検討する重要な時期です。

この時期に行うフォローアップ次第で、貴社を選ぶか他の会社を選ぶかが変わってきます。

内定辞退のリスクを減らし、採用の成功率を高めるためにも、プロの力を借りることをおすすめします。

採用のフィードバック

採用のフィードバックを行うことは、次回以降の採用活動の質を高めるために欠かせません。

採用した人材が求めていた要件を満たしているか、プロセス全体がスムーズに進行したか、予算やスケジュールの範囲内で完了したかなど、多角的な視点から振り返ります。

自社で振り返りを行うことも大切ですが、外部から見た場合の意見は自社内で気づきにくい課題を発見する参考になるので、採用代行業者からのフィードバックはしっかりと聞いておきましょう。

採用代行の依頼に関して気をつけるべきこと

採用代行サービスは、企業の人材獲得を専門的にサポートしますが、利用する際にはいくつかの点に注意が必要です。

業務の範囲や責任を明確にする

採用代行サービスに依頼する際は、業務の範囲や責任を事前に明確にすることが大切です。

どの業務を採用代行チームに委託し、どの部分を自社で担当するかをはっきりさせることで、全体的なプロジェクト進行がスムーズになります。

担当者との間に誤解が生じないようコミュニケーションを図る

誤解や情報の伝達ミスが発生すると、プロジェクト全体に悪影響を及ぼす可能性があるため、定期的なコミュニケーションを心がけましょう。

進行中の状況や成果物についても定期的な報告を求めます。

コミュニケーション手段についても、双方が使いやすい方法を選定し、メール、電話、オンライン会議などを適宜使い分けると良いでしょう。

自社の採用イメージをすり合わせる

採用活動全体が応募者にとってネガティブなものにならないよう、採用代行業者と自社の採用イメージをすり合わせましょう。

現代ではSNSの影響力が大きく、一つの否定的な情報が瞬く間に広まることがあります。

そのため、応募者に対して細心の注意を払い、企業のブランドイメージを適切に保つことが大切です。

まとめ

本記事では、採用代行（RPO）における依頼の流れや注意点について解説しました。

それでは、この記事の要点を振り返ってみましょう。

• 採用代行を利用する前に、企業の課題を明確にし、依頼する業務範囲を決定することが大切
• 「即戦力RPO」では、競合分析を基にした最適な採用プランを提案し、契約後は運用開始まで一貫してサポート
• 採用プロセスでは、キックオフミーティングで採用目標や戦略を確定し、スケジュールの策定と進行管理を実施
• 求人広告の作成・掲載や書類選考、面接の調整は、代行業者に依頼すると効率的に進められる
• 採用イベントや内定者フォローも代行業者に任せることで、企業の魅力を効果的に伝えられる
• 採用代行サービスの利用には、業務範囲の明確化と担当者とのコミュニケーションが重要
• 採用代行業者と自社の採用イメージをすり合わせることが大切

本記事を参考に、採用代行を活用して効率的な採用活動を実現してください。