【人事向け・テンプレートあり】内定辞退メールに返信する際のポイントや注意点を徹底解説！

時間と労力をかけて採用したにもかかわらず、最後の最後に内定辞退の連絡を受けるのは、採用担当者にとって非常に残念なことです。

とはいえ、その後の対応次第で、企業の印象や今後の採用活動に大きな影響を与える可能性があります。特に近年は、ネット上の口コミが重視される傾向にあるため、慎重かつ丁寧な対応が欠かせません。

そこでこの記事では、

• 内定辞退メールに返信する際のポイント、注意点
• 【ケース別】返信文例＆注意点
• 内定辞退されないためのコツ

についてご紹介します。内定辞退というデリケートな場面だからこそ落ち着いて丁寧に対応できるよう、ぜひ最後までご覧ください。

内定辞退メールに対応する際の5つのポイント

まず、内定辞退の連絡が届いた際に、適切に対応するために押さえておきたい基本的なポイントを5つご紹介します。

1. 内定辞退に関する法律を把握しておく
2. ネット上での口コミを意識する
3. 年代による価値観の違いを理解する
4. 過度に引き留めたり、追及しない
5. 「職業選択の自由」があることを理解する

① 内定辞退に関する法律を把握しておく

まず前提として、内定辞退は、基本的には法的に認められた行為です。民法627条によると、2週間前までに申し出れば内定辞退が認められるとされています。また、内定は「始期付き解約権留保付き労働契約」とされることが多く、求職者側が内定辞退しても法的責任を問うことは難しいのが実情です。

内定辞退の連絡を受けた際に冷静に受け止めるためにも、まずはこうした法的な前提情報を押さえておきましょう。

② ネット上での口コミを意識する

最近では、SNSや口コミ系プラットフォームの普及により、ネット上の口コミが企業の印象を大きく左右する時代になりました。

内定辞退においても、連絡をした際の企業側の対応が悪いと、内定者にSNSや口コミサイトで悪評を書き込まれてしまうというケースも増えています。とくに若い求職者は、企業の評判や働きやすさをネットでリサーチすることが多いため、内定辞退への対応一つで今後の応募数やさらなる内定辞退者の発生など、採用活動が大きく変わる可能性があります。

だからこそ、「自分の対応や送信したメールがネット上で晒される可能性がある」というリスクを常に意識しつつ、丁寧かつ慎重な対応を心掛けることが重要です。

③ 年代による価値観の違いを理解する

内定辞退に対する価値観は、年代によって大きな違いがあることも理解しておきましょう。

株式会社キュービックが20代から60代に行った「内定辞退の方法やその理由についての調査」によると、内定辞退の連絡方法として「メール」を選ぶ割合が、年代が若くなるほど高くなる傾向にあることがわかりました。また、その方法を選んだ理由として、全体では「失礼に当たらないから」が最も多かった一方、20代では「採用担当者と顔を合わせなくて済むから」が1位となっています。

こうしたデータからも分かるように、内定辞退に対する価値観は世代ごとに異なります。連絡を受けた際に、「自分の時代はこうだった」「メールで連絡してくるなんて失礼だ」などといった一方的な価値観で判断するのではなく、相手の考え方や背景に目を向けることが大切です。

④ 過度に引き留めたり、追及しない

内定辞退の連絡を受けた際、「なぜ辞退するのか」と理由を詳しく聞き出したくなることもあるかもしれません。しかし、相手にとって内定辞退の連絡自体が心理的に負担のかかる行為であることを考えると、必要以上に問い詰めたり、引き留めようとするのは適切ではありません。対応次第では、前述した通り企業側に対する印象をさらに悪くしてしまうおそれもあります。

たとえ納得しづらい場面であっても、あくまで冷静に、相手の意思を尊重した姿勢を心がけることが大切です。

⑤  「職業選択の自由」があることを理解する

内定辞退を受け入れる際には、憲法で保障された「職業選択の自由」という基本的な権利を尊重する姿勢が重要です。​企業が求職者を選考するのと同じように、求職者も自身のキャリアや価値観に基づいて企業を選ぶ権利があります。​

とくに現代では、少子高齢化による労働力不足の影響で、企業は「選ぶ側」から「選ばれる側」へと立場が変化しつつあります。​企業が求職者を選ぶだけでなく、求職者からも選ばれる存在であることを意識する必要があるのです。​

企業としては内定辞退を残念に感じ、無理矢理にでも引き止めたいと思ってしまうかもしれませんが、こうした背景を踏まえた上で相手の決断を尊重し、冷静かつ誠実な対応を心がけることが、今後の企業としての信頼性にもつながっていきます。

参照：憲法22条に規定する職業選択の自由について｜厚生労働省

内定辞退者メールへの返信を作成する際の注意点

ここでは、内定辞退者メールへの返信を作成する際の注意点を2つご紹介します。

① 感謝の想いを伝える

内定辞退の連絡を受けた際には、まず応募者が連絡をくれたこと・内定について検討してくれたことに対して感謝の意を示しましょう。​選考に参加し、時間を割いてくれたことへの感謝を伝えることで、応募者に対する敬意を示すことができます。​

また、応募者が将来的に顧客や取引先として関わる可能性も十分に考えられるため、今後の関係性を良好に保つためにも、誠実な対応を心がけることが重要です。​内定辞退の連絡に対しても、感謝の気持ちを忘れず、丁寧な対応をすることで、企業の信頼性を高められます。

② 半日以内に返信する

内定辞退の連絡を受けた際は、できるだけ早く、可能であれば半日以内に返信することが望ましいです。迅速な対応は、企業の誠実さや信頼性を示すだけでなく、応募者に対しても敬意を表すことにつながります。

とくに、応募者が内定辞退の連絡をする場合、自分の決断に対する企業の反応を気にしていることが多いです。迅速な返信を心掛けることで、応募者に安心感を与え、今後の関係性を良好に保つことができます。

【内定辞退を承諾する場合】返信文例＆注意点

ここでは、内定辞退を承諾する場合の返信メールの文例と注意点をご紹介します。とにかく丁寧な返信を心がけることで、応募者に対してよい印象を残し、今後の企業イメージにもよい影響を与えられる可能性があります。

返信文例

注意点

内定辞退を承諾するメールを送る際には、とくに以下の点に注意しましょう。

• 候補者の決断を尊重する姿勢を大切にする
• 感情的な反応や責める表現は避け、感謝の気持ちを伝える
• パーソナライズ化した文章を2〜3文追記する
• 応募書類を破棄する旨を記載する

【内定辞退を引き留める場合】返信文例＆注意点

辞退の連絡を受けた際、すぐに承諾するのではなく、まずは候補者の真意を確認したいと考える場面もあるでしょう。その場合は、以下のように丁寧な言葉で話し合いの機会を提案することで、再検討につながる可能性もあります。

返信文例

注意点

内定辞退を引き留めたい場合は、以下の点に配慮しましょう。

• 冒頭では感謝の想いを伝え、丁寧な問いかけを意識する
• まずは候補者の気持ちや状況を尊重し、無理な引き止めと受け取られないよう注意する
• 「なぜ入社して欲しいのか」をなるべく詳細に記載する
• 条件の見直しや相談の余地があることをさりげなく伝える

そもそも内定辞退されないためには？

これまでご紹介した内定辞退時の対応ももちろん大切ですが、それ以前に、内定辞退を事前に防ぐための取り組みが重要です。​ここでは、内定辞退を防ぐコツを5つご紹介します。

① 採用担当者の振る舞いを確認する

採用担当者の態度や言動は、候補者にとって企業の印象を大きく左右します。そのため、採用担当者の振る舞いを見直すことも重要です。​

圧迫的な質問や態度はもちろん避けるべきですが、たとえば無表情で接したり、敬語を使わずに話すことも、候補者に不安や不信感を与える原因となります。​

また、オンライン面接では、画面が暗かったり、背景が雑然としていると、応募者にとってマイナスのイメージを与えてしまうケースもあります。​面接前にカメラやマイクのチェックを行い、明るく清潔感のある環境で臨むことが大切です。​

候補者は、企業の雰囲気や文化を面接を通じて感じ取ります。そのため、採用担当者一人ひとりの振る舞いが企業の印象を左右することを自覚し、丁寧で誠実な対応を心がけましょう。​

② 弱みを含めた自社のリアルな雰囲気を伝える

選考過程では、企業の魅力を伝えることに注力しがちですが、実際の職場環境や業務内容について、よい面だけでなく課題や改善点も正直に伝えることが重要です。​これにより、入社前の不安や誤解を減らし、内定辞退を防ぐ効果が期待できます。

そのためには、面接や採用広報コンテンツで課題にしていることをテーマに組み込んだり、社内見学や社員との座談会を通じて、実際の働き方や職場のリアルな雰囲気を体感してもらうといった取り組みも効果的です。また、後述する動画コンテンツを活用すれば、候補者が入社後のイメージをより具体的に描きやすくなります。

③ 動画コンテンツを活用する

活字離れが進む現代において、動画コンテンツの需要はますます高まっています。採用活動においても、社内の雰囲気や業務内容を伝える際に、動画は非常に心強いツールとなります。

動画コンテンツを活用することで、応募者は文字情報だけでは伝えきれない企業の文化や実際の働き方を視覚的に感じることができます。たとえば、社員のインタビューや職場の雰囲気を紹介することで、「自分に合うか」といった応募者の不安を解消しやすくなります。

また、社員の人柄や日々の働き方を知ってもらうことで、応募者が企業に対して親近感を抱きやすくなるため、内定辞退の防止にも繋がります。

④ 内定者フォローを手厚くする

「内定を出して終わり」ではなく、「入社までが採用活動」という意識を持つことも大切です。

組織開発や人材育成をサポートするALL DIFFERENT株式会社の「内定者意識調査」によると、内定期間中に「不安や心配を感じている」と回答した人は約7割にのぼりました。さらに、調査対象者が求めているフォローとしては、「先輩社員と関係を築ける機会がほしい」「ほかの内定者と交流したい」「社会人としての基礎を知りたい」といった声が多く見られます。

こうした不安を解消するには、丁寧なフォローが欠かせません。たとえば、先輩社員や同期との交流の場を設けたり、入社に向けた研修や会食の機会を設けることで、内定者に安心感を与え、内定辞退を防ぐことにもつながるでしょう。

⑤ 内定辞退者にアンケートを実施する

内定辞退者からのフィードバックは、今後の採用活動の改善に非常に役立ちます。内定辞退をされてしまったらそこで終わりにはせず、オンラインフォームを使ったアンケートや、電話インタビュー、メールでの聞き取りなどを通じて、辞退理由や競合他社との比較を通じて自社の改善点を把握することができます。

また、より率直な意見を得るために、内定辞退者へのアンケートやインタビューを専門に行っている第三者機関を活用するのも一つの方法です。

こうしたフィードバックを取り入れることで、今後の採用活動に活かすことができるため、結果的に内定辞退の防止にもつながります。

まとめ

これまでご紹介したとおり、内定辞退の連絡を受けた際は、残念な気持ちがあっても、企業として冷静かつ丁寧に対応することが大切です。

応募者の気持ちや内定辞退に至った背景をくみ取り、法的な視点もふまえたうえで誠実な姿勢を保つことが、企業の印象を左右します。また、返信メールでは感謝の気持ちを伝えるとともに、必要に応じて辞退理由を丁寧に確認することが、誠実な対応につながります。

たとえ辞退という結果になったとしても、最後まで丁寧にやり取りを続けることで、「また応募したい」「この会社のサービスを利用したい」と思ってもらえるような関係づくりにつながっていきます。