採用代行サービス(RPO)とは?採用支援との違いや依頼する際の注意点

この記事では、企業が採用プロセスに関連する業務を外部の会社にアウトソースするサービスである「採用代行サービス(RPO)」について、基本的な説明や導入するメリット・選び方など、総合的にご紹介します。

日本ではまだあまり一般的ではありませんが、業務を外部に委託することをアウトソーシングと呼び、採用代行サービスはRPO(Recruitment Process Outsourcing)ともいいます。

戦略設計などの上流工程から求人広告の作成、内定者フォローなど、多岐にわたる業務を代行してもらうことができます。

では、具体的なアウトソーシング業務について詳しく説明する前に、どんな企業が採用代行の導入を検討するのか、採用代行を利用する際の注意点などについて説明していきます。

目次

採用代行サービス(RPO)とは?

「採用代行(RPO)」とは、企業の採用業務を外部にアウトソースするサービスの総称です。

戦略設計から採用ターゲットの要件定義など、上流の採用業務からダイレクトリクルーティング業務などのアウトソースすることもできますし、一部の業務だけを外部に委託することも可能です。

採用代行サービスを利用することによって、自社のリソースを最大限に活用できることやスピーディーかつ効率の良い採用ができることによって採用全体のコストを大幅に削減できるというメリットがあります。

採用代行(RPO)が求められる背景

最近、新卒採用や中途採用において、多くの採用手法が展開され、採用担当者の負担はかなり増えています。さらに、新型コロナウイルスによる採用市場の停滞が終わり、各企業が採用に力を入れています。

そのため、企業が優秀な人材を確保するためには採用担当の生産性をあげ、候補者との接点を増やす必要があります。さらに、一部の企業では専任の採用担当者がいないため、他の業務と同時に採用業務を担当するケースも増えており、非常に逼迫した状況が生まれています。

そこで、採用代行(RPO)のサービスを活用し、面接などの重要な業務に集中する体制を整える企業が増えているのです。

採用代行(RPO)の活用事例

実際の採用事例をご紹介します。

■医療×自社開発企業で返信率45%超え

当初の課題:

早く採用したい想いが先行してしまい、ターゲット外の候補者から応募がたくさん来てしまい、本当のターゲットを採用するのに難航していた。

改善提案:

①「医療」というワードを全面に出すことで、ターゲットに「だけ」刺さる求人を作成。結果的に爆発的な応募がくる求人に。

②CTOがこわだった「エンジニアが働きやすい環境」というポイントを、最大限に記載することでエンジニアに対しての訴求力をUP。

結果:

・経験年数10年以上のインフラエンジニアを採用

・スカウト返信率が45%超

・Wantedly運用スタートから1ヶ月半で65件の応募を獲得

■SES企業で中途エンジニアを30名/年採用

当初の課題:

「SESは働きづらい」というイメージが強く、母集団形成ができなかった。

未経験エンジニアからの応募が多くて訴求に悩んでいた。

改善提案:

①エンジニアファーストな組織であることをはじめとする待遇や社内文化のプラス面を全面的に訴求する。

②経験者に刺さるように案件の詳細を記載し、より多くの経験者エンジニアに興味を持ってもらえるようなスカウト内容にした。

結果:

・3年以上の経験者を30名採用

・自然流入からの書類通過率が70%まで向上

詳しい事例記事はコチラ

採用代行(PRO)を利用するべきなケース

リソースは足りていないが、新しく採用担当者を雇うことで固定費が増えてしまうのを懸念している。スポットで業務を外部に委託して、固定費を抑制したいと考えています。

▶︎採用代行は必要に応じて柔軟に利用できるサービスです。必要な時期に必要な業務だけを外注できるため、固定費を削減しながら、採用業務に充てるリソースを確保できます。

採用担当としての経験が浅く、採用全般におけるノウハウがないため、遠回りな施策になってしまっている気がしている。

▶︎採用代行(RPO)はさまざまな企業の採用支援を担当しており、大量の採用ノウハウを蓄積しています。そのため、業務の委託だけでなく、「採用の専門家が自社の採用プロセスを支援してくれて、勉強ができる」というメリットもあります。

ダイレクトリクルーティング、SNS採用、人材紹介会社など各施策ごとに管理業務が必要で、一元化できずにデータの管理や進捗の確認がしづらい。

▶︎採用代行サービス(RPO)では、母集団形成のための媒体運用や応募者管理はもちろん、エージェントとの対応業務まで外注することができるため、採用代行業者からのレポートによって採用の進捗などをまとめて確認することができます。

採用代行/支援・コンサルティングの違い

採用コンサルティングと採用代行は、両方とも採用コンサルタントが提供するサービスを指しています。

採用コンサルティングでは、主に企業の採用担当者や経営者に対して採用戦略などの上流部分の相談を受けたり、採用に関するノウハウを提供することに焦点を当てています。

一方、採用代行は、企業の採用担当者の代わりに実際に採用プロセスの実務を遂行します。しかし、採用コンサルティングと採用代行を両方提供する場合や、採用コンサルティングの一部として採用代行をしている企業もあるので、企業ごとに対応業務を確認してみてください。

採用代行(PRO)でできること

採用戦略の立案・設計

採用戦略の立案は、採用活動のガイドラインのようなものです。どのような人材を、何人、いつまでに採用するのか、どのようにアプローチするか、面接回数や選考基準はどうするかなど、具体的な目標や戦略を設定します。

そもそも、採用は「適切な人材を採用し活躍してもらうことで事業を成功に導くこと」を目的としているため、事業計画との調和が必要です。採用戦略と事業計画が合っていないと、新しい同僚を迎えた際に期待とのギャップが発生してしまいます。

優秀な人材を確保し、企業の課題を正しく解消するために、適切な戦略を策定し、それに基づいた採用活動を進めることが重要です。

母集団形成

採用活動には「母集団形成」が必要不可欠です。

母集団とは、採用候補者のプールで、企業が求める人材を獲得するための基盤です。母集団を形成するためには、自社に関心を持つ人材を一定数引き寄せる必要があります。

母集団の形成には、自社との適合性が高い採用媒体の選定、自社の魅力を効果的に伝える原稿の作成、そして関心を引くスカウトメールの配信など様々な手法があります。

採用代行(RPO)は、多くの企業から採用業務を担う採用の専門家です。年間数百社にわたるアウトソーシングの経験を持ち、それに伴う豊富な採用ノウハウを蓄積しています。そのため、自社のニーズに合致した求職者を引き寄せるための最短距離を提案してもらえます。

応募者のデータ管理

採用の成功において、応募数を増やすことは重要ですが、応募が増えると、書類選考や選考の対応にかかる時間やリソースも必要になります。

採用代行(RPO)は、序盤で行う要件に基づいて効率的なスクリーニングを行なってもらうことができ、応募書類の収集やデータの管理、応募者からの問い合わせへの対応など、事務的な業務全般をアウトソースすることができます。

採用選代行

書類選考後の日程調整やWebテストの実施、成績の記録、合格通知や不合格通知などの細々とした管理業務を採用代行会社に委託することで、自社は重要な選考である面接と採用選考に集中することができるというメリットが生まれます。

ただし「面接や採用選考自体」のアウトソーシングには注意が必要です。

自社に適さない人材を採用するリスクが生まれる他、採用代行会社の対応が悪いとせっかくの候補者に離脱されてしまう可能性が生まれます。

採用代行(PRO)のメリットとデメリット

採用課題を克服するためには、採用代行(RPO)のメリットとデメリットを把握し、自社に適した採用代行サービス/提供企業を選択することが必要です。

通常、業務の生産性向上を促進するためのアウトソーシングですが、知識不足のまま選んでしまうと、自社の採用課題が解決されない上に、コストと財力を浪費してしまうかもしれません。

自社の採用課題を成功に導くためにも、採用代行(RPO)についての理解が重要です。

採用代行(PRO)を導入するメリット

■クオリティの担保

採用代行(RPO)において一番大きなメリットは、採用のプロによる専門的な視点からの採用アドバイスがもらえるということです。

各企業の独自の採用課題に対応し、最適な採用戦略を策定し運用してきた実践的なノウハウをもとに客観的な助言やノウハウを提供してもらえるため、自社の採用力が格段に向上します。

また、蔑ろになってしまいがちなスカウトメールにおいて、弊社では独自データの活用により返信率が平均20%以上と通常の返信率より大幅に多い返信を集めることができます。

■生産性の向上

採用における事務的作業であるノンコア(重要ではない)業務の一部または全体をアウトソーシングすることで、採用に要する時間やリソースを削減し、時間を使うべき面接などの重要業務に集中できるようになります。

採用業務において、面接や候補者への魅力付け、内定者へのフォローアップがコア業務に当たります。ノンコア業務は、コア業務をサポートする業務で、独立した業務としては収益を生み出さないため高度な専門知識は不要なため、外注をおすすめします。

■採用ノウハウの蓄積

採用代行(RPO)の採用手法は、様々な職種や業界における実績に基づいたものです。そのため、採用代行(RPO)を利用することで、成功率の高い採用ノウハウを学ぶことができます。

また、多くの企業で導入されている採用代行(RPO)を導入すれば、幅広い成功事例から、自社の採用課題に適した戦略を提案してもらえます。これにより、自社の課題に対する最適な方法を効果的に習得することができます。

■求人広告の選定・応募者の一元管理ができる

採用代行(RPO)に委託できる業務として、それぞれの採用媒体の管理や人材紹介会社とのやりとりなどもあります。そういった業務を委託する場合は結果を1つのレポートにまとめて提出してもらうことができます。

通常なら複数の媒体や人材紹介会社を行き来して判断しなければならないデータを一括で管理してもらうことで、無駄な手間を省くことができ、採用活動の進行状況も把握しやすくなります。

■費用対効果の最大化

採用代行(RPO)を導入することで、採用活動にかかる手間や人件費を大幅に削減できます。

特に、日常的な業務である面接スケジュールの調整、応募書類の管理、候補者への連絡など、手間のかかるタスクをアウトソーシングすれば、重要な業務に集中することができ、業務の効率と品質の双方を向上させることができます。

採用の強化において人材を一人追加するよりも、知識が豊富な採用のプロに業務をアウトソーシングすることで、効率的に採用を進めることができ、通常よりも短期間で必要な人材を採用できるため、費用対効果が非常に高くなります。

デメリット

■初期費用+月額費用がかかってしまう

後ほど詳しく説明しますが、採用代行会社の料金形態で一般的なのが固定プランの月額制です。しかし、それにプラスで媒体を導入したり初期費用がかかると初期段階ではかなりの金額がかかってしまいます。

結果的に採用目標を達成できれば全く問題はないのですが、そうでない場合は費用対効果が見合わなくなってしまい、かけたコストが無駄になってしまう可能性があります。

■担当者のガチャがある

採用代行(RPO)を提供する企業は増えており、中には採用に関連しない業務を行っている企業も存在します。つまり、元々採用に特化していない企業が採用代行を提供しているため、採用に関する知識や経験が不足していることがあります。

採用ノウハウが少ない企業に採用代行(RPO)を依頼してしまうと、採用課題が解決されなかったり、採用担当者の負担が軽減されなかったりしてしまいます。

従って、複数の企業を比較検討し、自社に最適な採用代行(RPO)を選ぶことが必要です。採用代行(RPO)は日本ではまだ新しいサービスであり、提供できる業務内容や品質に大きなばらつきがあります。契約を締結する前に、自社が求める採用目標を達成できるかどうかを詳しく判断しましょう。

■内定者とのコミュニケーション不足

業務の範囲によっては、採用代行(RPO)事業者が応募者や内定者とのコミュニケーションを代行することがあります。ただし、これでは内定者との関係性を築くチャンスが減少し、最悪の場合は内定辞退されてしまう可能性もあります。

内定者の基本的な連絡は任せつつも、個別でミーティングを開催したり食事の場を設けるなどして最低限のコミュニケーションはとるようにしましょう。

■工数が意外とかかる可能性がある

採用代行(RPO)の導入前に、どの業務をアウトソーシングするかを事前に明確に決定しておかないと、やりとりの調整に時間がかかってしまいます。

要件のすりあわせを怠ると、採用代行(RPO)からの確認作業が頻繁に発生したり、集まってくる候補者の経歴が合わなかったりと、結局確認作業で自社のリソースを消耗してしまう可能性があります。

採用業務の役割やプロセスに関する認識のずれがないよう、依頼をする段階で十分な確認を行ってくれる採用代行(RPO)を選びましょう。

■必ずしも採用に成功するわけではない

希望通りの人材を採用するためには、採用活動における連携が必要です。書類審査や面接、合格・不合格の判断において、採用要件に合致しない候補者を採用してしまうリスクがあるため、特にコア業務をアウトソーシングする場合は、採用基準や条件について事前に入念に検討する必要があります。

これを怠ると、そもそも採用に至らないどころか、採用はしたけど早期離職になって余計に採用活動が長引いてしまうという事態になってしまいます。

採用代行(PRO)の費用相場

採用代行(RPO)の費用は、通常3つの料金形態のどれかで提供されています、しかし、実際の金額は自社の採用課題によって異なります。

定額制

定額制とは、3ヶ月、6ヶ月、1年などの期間で契約し、業務内容と期間を事前に決めるタイプのサービスです。

一般的に、アウトソーシングする業務の範囲や量が広がるほど、月額費用が割引されることが多いため、業務量が少ない場合や期間が短い場合は割高に感じることがあります。

プランの内容で足りない業務については、オプションを追加するなどのカスタマイズが可能です。

成果報酬制

成果報酬制は、採用決定や面接がセッティングされた際にのみ適宜費用が発生するタイプのプランです。

実際に成果が出た場合にのみ支払いが発生するため、無駄なコストを最小限に抑えられます。ただし、面接を予定している候補者の数や、採用を希望する人数によって、費用が増える可能性があるため、人材派遣企業など大量採用の場合は注意が必要です。

逆に、小規模な採用プロジェクトでは、比較的手頃な価格で利用できることが多いです。

従量単価請求性

従量単価請求性は、業務内容と契約期間に基づいて費用が設定されるタイプのことを指します。

このプランは、スポット的に利用する場合に一般的に最もコスト効率が良いですが、初期に導入費用がかかる場合もあるため、確認が必要です。

具体的な業務内容によって料金が大きく変動することがあるため、Web上の情報は一つの目安であり、正確には打ち合わせなどを挟んで見積書を出してもらうことをおすすめします。

採用代行(PRO)でRPAを導入するメリットデメリット

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)は、人が通常パソコン上で行う日常業務を、人間が行うのと同じ方法で自動化する技術です。

これにより、これまででは人間でしか対処できないと想定されていたタスクを、機械学習などの認知技術を駆使して機械に任せることができます。

RPA導入のメリット

業務を機械に自動化することで、コストを大幅に削減できる場合があります。

例えば、応募者の選別や大量の応募者への返信など、時間に制約のない業務を機械は安定して実行できます。このような自動化は、採用代行(RPO)業界でもますます重要な要素として考えられます。

RPA導入のデメリット

近年、内定辞退や採用ミスマッチの増加が懸念される中、採用代行(RPO)が完全にRPAに依存してしまうことには注意が必要です。なぜなら、応募者は「人間」だからです。企業の独自の文化や温かみを伝えることが内定辞退の防止や成功した採用につながるのです。

電話での魅力的な対応や、温かみのあるメッセージの送付など、人間の感情に訴える業務は、まだまだ機械には難しい要素が含まれています。

採用代行(PRO)をフリーランスに依頼するメリットデメリット

採用代行(RPO)には、フリーランスを活用する企業も存在します。採用代行(RPO)とフリーランスとの主な違いは、契約の単位が企業か個人かという点です。

上記の採用代行(RPO)の長所と短所に加え、フリーランスのメリットとデメリットも考慮しながら、自社の課題に対して最適な選択をしましょう。

メリット

■導入スピードが速い

フリーランスの場合、個人で業務を遂行することが一般的であり、導入スピードが速いのが特長です。

通常、サポートチームの手配や準備作業には1カ月程度の時間がかかりますが、急いで採用代行(RPO)業務を開始したい場合、フリーランスの選択肢も考慮に値します。

■料金が安い

フリーランスは通常、複数の企業に対応する一人で業務を遂行することが多いため、低価格で委託できる場合があります。

デメリット

■個人差がある

フリーランスは基本的に一人で業務を遂行するため、その担当者のスキルや能力に品質が大きく左右されてしまいます。

特に、そのフリーランスが他の複数の企業と契約しているかどうかが重要で、個人のキャパシティを超えると、電話応対の不足や連絡の取りにくさなどの問題が生じてしまう可能性があるため注意が必要です。

■セキュリティの確認

フリーランスは自宅で業務を行うことが一般的ですが、その際はセキュリティの脆弱性が懸念されます。

特に個人情報を扱う業務を外部に委託する場合、セキュリティの脆弱性は企業にとって大きなリスクとなり得ます。依頼する前に、フリーランスが適切なセキュリティ基準を満たしているかを確認しましょう。

■逆に工数がかかる場合がある

フリーランスの中には、業務を外部に委託している場合もあります。これらの委託関係において、自社と各委託先が独立して連携を取るケースも多いです。しかし、この連携プロセスが逆に作業を増加させ、本末転倒の状況を招くことがあります。

採用代行(RPO)を依頼する際の注意点

費用対効果を確認する

採用代行業者を選ぶ際、費用対効果や料金体系は重要な判断基準です。一般的に、採用代行サービスの費用の大部分は、「実際の業務実施に対する料金」や「採用決定時の成功報酬」などです。

その他では月額の利用料や成果に対する報酬額を独自の方法で設定しており、見積もりなどを出してもらった上で比較が必要です。

自社と似た状況の企業で事例がある場合はそれに基づいたシュミレーションを出してもらうことで、より費用対効果のイメージがつきやすくなります。

業務範囲と責任の明確化

契約を交わす際とキックオフの際に、明確に業務の分担とどこまでの業務が誰の責任なのかを綿密にすり合わせましょう。

ここを疎かにすると、もし何かミスが発生した際に原因を探ることが難しくなり、改善もしづらくなってしまいます。

コミュニケーションの方法を決定する

採用代行業者とのコミュニケーションは、常に円滑に行えるように整えましょう。求める人材のプロフィールや、自社の魅力や強みを伝える内容など、導入開始当初は細かなやりとりを通してコミュニケーションを通じて調整していく必要があります。

SlackやChatworkなどのコミュニケーションツール、メールや電話、必要に応じて対面のミーティングなど、採用担当者が便利に利用できるコミュニケーション手段が選択肢としてあります。

自社の競合や類似人材の採用事例を見る

採用難易度は、企業の業種や職種、フェーズや待遇によって大きく変わります。特に採用が難しいエンジニアなどにおいては、自社と同じ業界や採用要件で採用事例があるのかどうかを確認しましょう。

ドンピシャな事例を見つけることは難しいですが、規模感や職種によって様々なアプローチができるため企業の採用課題に対して採用代行業者がどのような提案をして、どのように改善されたのかという部分に着目しましょう。

いい採用代行サービスを見極めるポイント

実績

まずは採用代行(RPO)サービス自体の実績を評価します。企業の規模や実績、どのような価値を顧客に提供したのかなどを確認しましょう。

また、一般的な採用業務とは異なる新卒採用のような特殊な採用に対する経験も重要です。特定の時期に業務量が急増する新卒採用などにおいて、異なる採用ニーズに対応できるかどうかも確認のポイントです。企業によっては、新卒採用をサポートしていない場合もあるため、自社のニーズに合致するか注意深く調査しましょう。

業務遂行の体制と品質

採用代行は、運用に関与するスタッフの配置が重要です。その担当者のスキルや経験の確実性を確認しましょう。

よく起こってしまうのが、営業はすごくノウハウがあってトークがうまいものの、いざ支援が開始したら担当者は新人で採用がうまくいかなかったということもあります。そういった事態を防ぐために、事前に担当者と打ち合わせをさせてもらってから契約に移ることをおすすめします。

セキュリティの管理

採用は多くの個人情報を扱う業務です。外部に個人情報を委託する場合、情報セキュリティの管理体制やポリシーなどを確認することが重要です。また、業務を遂行する施設のセキュリティ対策も考慮すべきです。

プライバシーマークの認定を受けているか、情報保護に関するスタッフトレーニングを実施しているかなどが一つの判断材料になります。

セミナーを行っているか

採用ノウハウの有無や自社でセミナーを提供しているかは、非常に良い判断材料になります。その会社がセミナーを開催できるだけの採用データや専門知識を持っているか、共催などを行っている企業であれば、より多岐にわたる知識を保有している可能性があります。

また、もし導入までに余裕があればセミナーに参加してみるのもおすすめです。媒体選定などの戦略で悩んでいる方なら、そこである程度課題が解消される可能性もあります。

弊社の採用系セミナー一覧はコチラ

採用代行(RPO)にはメリットがいっぱい!

採用活動において課題が生じる場合、採用代行(RPO)を活用することで、リソースの確保はもちろん採用の専門知識を担保しながら先よう課題を克服することができます。さらに、ノンコア業務のアウトソーシングによって、面接や内定者フォローなどのより重要な採用業務に費やす時間を確保することができ、採用成果を最大化させることができるなどのメリットがあります。

その他にも採用代行を利用するメリットはたくさんあるので、ぜひ自社の採用状況に合わせて検討してみてください。

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この記事を書いた人

井上愛海のアバター 井上愛海 株式会社ミギナナメウエ 執行役員

2022年9月東京大学大学院在籍中に株式会社ミギナナメウエの執行役員に就任。
即戦力RPO事業の事業責任者を担い、これまでに80社以上の採用支援に携わる。
【以下実績】
・シリーズBのスタートアップ企業の20名のエンジニア組織を40名まで拡大
・CTO、PM、メンバークラスを採用しゼロからのエンジニア組織を立ち上げに成功

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