人事アウトソーシング(代行)とは|利用するメリット・デメリットを詳しく解説

現在、ベンチャー企業を中心に人事の業務をアウトソーシング(外注)する会社が増えています。

本来であれば自社に専任の人事が在籍して行なっていた採用や労務などの人事業務も、限られた社員の数でより生産性の高い組織を形成していくために外注で行うようになっています。

エントリーシートの作成などの工数がかかる業務や社会保険手続きなどの複雑で重要な業務をアウトソーシングすることで、自社の社員はより重要な業務にリソースを割くことができるようになります。

今回は、そんな人事業務のアウトソーシング(人事代行)の導入におけるメリット・デメリットや採用代行サービスとの違いなどについてご紹介します。

目次

人事アウトソーシングとは

人事アウトソーシングは、企業が人事業務を外部の専門企業に委託するサービスです。給与計算や社会保険業務など、専門的な知識が必要な業務が多いため、企業内での課題解決が難しい場合もあります。

企業は給与計算や勤怠管理などの定型業務を外部に委託することによって、企業は人事戦略や評価制度などのコア業務にリソースを割くことができるようになります。特に人材不足が問題となる現在、人事アウトソーシングは業務の効率化やリスクの回避につながる手段として注目されています。

一般的に委託できる人事業務

人事業務のうち、代行会社に委託できる業務をご紹介します。

給与計算・勤怠管理

人事業務において、給与計算や勤怠管理はアウトソーシングを通じて効率化できる業務のひとつです。給与計算は社会保険や税金の知識が必要な一方で、企業の業績に直接的な価値をもたらすわけではありません。

勤怠管理も専門知識が求められますが、企業の業績に直結する部分は限られています。そのため、業務をできるだけ低コストで効率的に遂行することが企業側の重要な課題です。

社会保険手続き

入社や退職手続き、月額報酬の見直し、賞与支払届、育児休業給付金の手続きなども、アウトソーシングすることが可能です。社会保険業務は、社労士事務所やハローワークなどとの円滑な連携が求められます。また、法改正がある際には、適切な対応が必要となるため、専門知識と経験豊富な人事代行サービスに業務を委託することで、より正確で効率の良い作業ができるようになります。

採用活動

採用業務では、母数団形成、応募者対応など、多くの事務作業が発生します。面接自体よりも、面接前後の対応に時間と労力が必要な場合があるほど、採用業務は非常に工数がかかるのです。

こういった採用業務を人事代行会社に委託することによって、毎度発生する煩雑な業務に対応しなくてよくなり、面接やイベント登壇などのコア業務に取り組むことができ、より効率的な採用活動ができるようになります。

人材育成

社内研修や人事評価テーブルの作成も、人事アウトソーシング業者に委託することができます。人材育成をアウトソーシングすることで、人材育成戦略の策定や実施後の評価など、より重要な業務に担当者が集中できるようになるでしょう。また、社内研修の代行には、研修内容の計画から実施後のフィードバックまで包括的に対応するパッケージも存在し、自社のフェーズや課題に合わせて柔軟に委託内容を変更することが可能です。

採用代行と人事代行の違い

人事代行サービスと比較されやすいのが「採用代行(採用支援)サービス」です。以下では、サービス内容/専門性/料金という項目において、人事代行サービスと採用代行サービスの違いについて説明していきます。

サービス内容

採用代行サービスは、企業が新しい人材を採用する際に、求人広告の出稿から選考プロセスの支援、採用までを代行するサービスです。

一方、人事代行サービスは、人事業務全般を委託することができ、給与計算や社会保険手続き、労務管理などを代行してもらうことができます。

専門性

採用代行サービスはは、人事業務の全てに対応できるわけではありませんが、採用領域に特化しており、適切な人材獲得のための戦略や選考プロセスにおいて専門的なサポートを提供します。

一方、人事代行サービスは人事業務における幅広い業務に対して包括的なサポートができるものの、採用領域や労務領域において常に専門的な知識を保有しているわけではありません。

料金

採用代行サービスの料金相場は、一般的に月額30万〜70万円でそれに加えて求人広告の導入費用が発生する月額制の料金プランか、成果報酬型のどちらかである場合が多く、採用代行業者ごとに変動があります。

一方、人事代行サービスの料金は、月額固定や業務内容に基づく従量課金が一般的で、労務管理や給与計算などの業務範囲や企業規模によって異なります。

人事業務の代行を委託するメリット

①経費の削減

人事に任される多くの業務を社内のリソースだけで対応しようとすると、リソース不足で逆に労働時間が長引いたり、工数がかさんで余計なコストがかかってしまったりします。しかし、人事代行サービスを利用することで、経費の範囲内で業務を効率化してもらえる他、採用などにおいては採用人数が目標を上回ったりすることによって、予算の範囲内で成果がどんどん好転することも期待できます。

人事業務をアウトソーシングすることによる費用対効果については下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

②コア業務に集中できる

勤怠管理などのノンコア業務は利益を生み出さないが、企業にとってはなくてはならない業務で、一般的に難易度が低く、効率化しやすいです。

こういったノンコア業務をアウトソーシングすることにより、社員はコア業務に集中できるため、生産性が向上します。例えば、人事部門が人事制度の改善やマネジメントに専念できるよう、その他の業務を外部に委託することが可能です。

③専門知識の獲得

人事代行サービスの利用により、自社の担当者は専門家のサポートを受けられます。外部の専門家が人事業務を管理し、経験豊富なアドバイスを提供することで、自社の担当者は知識を吸収し、スキルを向上させる機会を得ることができます。このようなアウトソーシングは、内部チームの教育や専門知識の獲得に貢献し、組織全体の能力向上につながります。

人事代行を利用する際のデメリット

【導入時のデメリット】

自社と代行業者間の認識齟齬によって、漏れやミスが発生する

人事代行を利用する場合、企業と代行業者のコミュニケーションに認識のずれが生じることがあります。双方の認識や業務範囲に違いがあると、遂行するべき重要な業務で漏れが発生したり、誤った情報が伝わったりするリスクが生じます。

これを防ぐために、明確な契約書やタスクの明示、定期的なコミュニケーションを確保することが大切です。適切な情報共有と相互理解により、業務漏れやミスを最小限に抑えることが可能です。

【導入後のデメリット】

逆に工数がかかる可能性がある

人事アウトソーシングが絶対に工数削減に直結するとは限りません。思わぬミスや緊急の対応によって、結果的に工数が増えてしまう可能性もあります。そういった可能性を最大限減らすためにキックオフミーティングの時点で業務のフローを一通り確認し、イレギュラー対応が起こりそうな部分に対しても事前に認識のすり合わせを行いましょう。

個人情報が漏れる危険性がある

人事代行サービスを利用する際には、セキュリティの強化を徹底しましょう。外部の代行業者が機密情報を取り扱う際に、万全のセキュリティ対策を講じていない場合や社内の情報管理体制が十分でない場合、個人情報を多く取り扱う人事業務においては自社の社員の個人情報が漏洩する可能性が高まります。このようなリスクを軽減するために、契約時点で機密情報の取り扱いに関する明確な取り決めを行いましょう。

自社に合った人事代行会社を選ぶポイント

これまでは人事代行会社についてを項目分けしてご紹介してきました。ここからは、実際に自社にあった人事代行会社を選ぶポイントについて解説します。

①自社の課題を洗い出す

自社の人事課題を整理することは重要です。

人材育成や採用計画の推進にリソースを集中させたいが、適切な人材が集まらず課題が生じることもあります。人事代行の必要性を把握するために、まずは自社の課題を洗い出すことが重要です。洗い出した課題を解決するために、どの業務をアウトソーシングすべきか、明確な利用目的を持つことが成功への近道です。

②代行会社に委託する業務範囲の決定

人事課題を整理したら、アウトソーシングする業務を明確に決定しましょう。

例えば、面接や採用業務をアウトソーシングする際においても、面接の評価項目の策定なのか、面接実施のみを委託するのか、内定者へのフォローアップまで委託するのか、様々な段階があります。

自社で候補者選定などを内部で対応し、面接のスケジュール調整などを外部へ委託するなど、自社で対処する点とアウトソーシングする業務を明確に区別しましょう。

③代行会社との提携フローの決定

委託する業務が決定したら、アウトソーシングする業務についてのフローを見直しましょう。

委託先との連絡手段や異常時の対応窓口になる担当者を誰にするのか、既存システムはどこまで介入を許可するのかなど、委託業者が入った際の業務フローを再構築することが後々人事業務を円滑に遂行するための大きなポイントです。

④実績や担当者との相性を見て判断する

最終的な委託先企業の選定は実績自社の担当者と相性を中心に見て判断しましょう。

どんな業界、フェーズの企業に対して実績があるのか導入企業を見るだけではなく、事例インタビューなどで実際にクライアントの担当者が話している内容などを細かく確認することをお勧めします。

また、営業担当と実際に自社を担当する担当者は異なる場合がほとんどなため、契約締結前に自社の担当者になりうる人物にも同席してもらい、相性を確かめましょう。

人事代行サービスの活用事例

事例①会計系IT企業のエンジニア採用

課題

これまではリファラルで採用した開発部長とエンジニア3名+アウトソースでサービス開発を行なっていたが、今後サービス拡大と同時にエンジニア組織を本格的に内製化したい

施策

  • 自社の魅力を一点に絞って、エンジニアに対しての開発環境や待遇で訴求
  • Wantedly運用(採用媒体)において求人の上位表示施策を実施

結果

  • 一人当たりの平均採用単価:20万円以下に削減
  • PM・TL候補2名採用(バックエンド)

まとめ

人事職におけるアウトソーシングは、主に労務や採用関連における単純業務を担います。ただし、一部の企業では採用面接や人事評価などのコア業務を委託することもあります。

アウトソーシングの深度は企業の事情により異なります。人事担当者がいる場合は単純業務のみを外部に委託し、担当者がいない場合は一時的にコア業務を委託するという選択も考えられます。ただし、人事職は企業の核となる人材を採用・育成・管理する重要な職種ですので、長期的に見て、自社の人事への投資が不可欠です。

自社のフェーズや課題に合わせて、今一度人事代行が必要なのか、何を任せるのかなどをよく検討してみてください。

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この記事を書いた人

井上愛海のアバター 井上愛海 株式会社ミギナナメウエ 執行役員

2022年9月東京大学大学院在籍中に株式会社ミギナナメウエの執行役員に就任。
即戦力RPO事業の事業責任者を担い、これまでに80社以上の採用支援に携わる。
【以下実績】
・シリーズBのスタートアップ企業の20名のエンジニア組織を40名まで拡大
・CTO、PM、メンバークラスを採用しゼロからのエンジニア組織を立ち上げに成功

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